Анализ и обработка информации о продажах используется для измерения эффективности и контроля работы отдела продаж. Менеджеры используют отчеты для разработки сбытовой стратегии. Именно понимание прошлых достигнутых результатов помогает спрогнозировать будущие результаты.
Торговые представители, в свою очередь, используют аналитику продаж для контроля эффективности своей работы, сравнения достигнутых результатов с запланированными, расставления приоритетов в дальнейшей работе.
Финансовые службы и сотрудники отдела персонала используют отчеты для вычисления бонусов и премий клиентов и сотрудников соответственно.
Показатели отчетов продаж
Наиболее распространенными показателями являются: выручка от реализации, чистая прибыль, продажи в натуральном выражении (штуки, килограммы, упаковки). Но также довольно распространены качественные показатели, выраженные в процентах, долях, индексах: рентабельность, оборачиваемость, пенетрация, доля дебиторской задолженности и многие другие. Эта информация часто доступна на индивидуальном уровне торгового представителя, уровне команды и на уровне отдела.
Создание отчета
Аналитические отчеты могут быть созданы вручную, путем извлечения информации из базы данных.
Затем эта информация преобразовывается или переносится в шаблон, созданный чаще всего инструментами Microsoft Office (Excel, Access), после чего уже происходит формирование отчета. Информация может быть получена, в том числе, и из OLAP-кубов (Bex Analyzer для SAP, например). Отчеты также могут быть сформированы автоматически в различных CRM и ERP системах, но, как показывает практика, ни одна система не способна в автоматическом режиме полностью заменить профессионального аналитика и удовлетворить потребности в аналитической отчетности.
Частота обновления
Большинство компаний имеют гораздо более одного аналитического отчета с различными периодами формирования и обновления. Наиболее распространены следующие периоды обновления – ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и так далее. С использованием инструментов автоматизации и, имея в распоряжении опытного аналитика продаж, компании могут получать оперативные отчеты продаж (Ad-Hoс) в кратчайшие сроки.
Данные о продажах
Очень важно, чтобы в CRM системе хранились абсолютно точные и достоверные данные.
Не менее важно, чтобы эти же данные были отображены в отчетах. Малейшая ошибка при обработке данных может привести к искажению информации, которая, в свою очередь, может повлечь ряд неверных управленческих решений.