ПОЧЕМУ РУКОВОДИТЕЛЬ ТРЕБУЕТ ДЕЛАТЬ ТАК, КАК АБСОЛЮТНО НЕ УДОБНО ИСПОЛНИТЕЛЮ?
Разъяснения, для подчиненных, истинных причин появления распоряжений руководства…
Начало Часть 1 Часть 2 Часть 3 Часть 4
Часть 5 (начало) Часть 5 (продолжение) Часть 6
Часть 7
Всем известно, что удобные инструменты, эргономичное рабочее пространство, удобные для заполнения и чтения отчеты и формы документов, удобное время для выполнения задачи, удобное рабочее место … и прочие «удобные» моменты в повседневной работе увеличивают производительность труда за счет скорости работы, минимизации ошибок… да и за счет того, что исполнитель меньше устает физически и психологически…
Так почему же наши ежедневные будни наполнены «неудобными» обязательными стандартами, регламентами, формами и т.д.?
Наверняка все сталкивались с такой ситуацией – едете вы на работу утром, торопитесь, везде итак утренние пробки, так еще и на пути у вас оказывается участок, на котором ведутся дорожные работы, из-за которых движение вообще практически встало… вы комментируете данную ситуацию, с использованием ненормативной лексики, в формате – «почему такие работы не делаются ночью, когда дорога пустая?!?!?!... кто так неграмотно и НЕУДОБНО для всех организовал данный процесс?!?!?!...». Знакомая ситуация? А ведь у всех таких ситуаций есть причина – и ей может быть, как некомпетентность организатора, так и реально объективная. Вот если дорожные работы будут проводить ночью возле вашего дома – вам понравится слушать всю ночь работу отбойного молотка или скрежет по асфальту ковшей уборочной техники?
Ну если с дорогой все понятно, то вот к «неудобному» на работе вопросов много.
Часто и в компаниях требования по регламентам, формам или стандартам выполнения каких-либо бизнес-процессов, мероприятий, отчетов… являются неудобными для исполнителя сего действия или для сотрудников, как-либо соприкасающихся в своей работе, с исполнителем.
Почему так организовано? В чем сложность сделать так, чтобы исполнителю процесса было удобно его выполнить или не мешать остальным в процессе выполнения своих задач?
Рассмотрим различные причины создающие неудобные системы, инструменты или процессы.
Чаще всего «неудобное» возникает, когда разработка процессов, стандартов, правил или инструментария делается не пользователем результата такой разработки, а кем-то извне. Например, программисты написали вам программу для использования в вашей работе, а вам неудобно с ней работать… Или отдел статистики вам сделал форму отчета с неудобной, для вашей работы, компоновкой данных… Или вы левша – а ножницы на весь цех закупили под правую руку… В таких случаях, помогает грамотно составленное техническое задание и личный контакт с подрядчиком, создающим вам продукт для использования вами в вашей работе.
Возможно, о неудобстве выполнения поставленной задачи руководитель просто не знает. И это, тоже. частая причина! К сожалению, многие руководители выстраивают со своими сотрудниками систему общения, построенную на страхе подчиненных перед своим боссом. В таких коммуникациях сотрудники просто не хотят лишний раз общаться со своим руководителем и терпят неудобство годами, не пытаясь вносить предложения по улучшениям. В такой системе исправить ситуацию может только «самый смелый», выйдя на переговоры с боссом.
А вот самая глупая и легко поправимая причина, когда неудобство исполнения воспринимается всеми по принципу «всегда так было, потому, что так заведено» и никто не пытается ничего изменить. Например, с момента внедрения неудобного требования уже сменилось несколько «поколений сотрудников» и всем новичкам еще на этапе адаптации существующие порядки преподносятся как обязательные к исполнению требования. На эту тему проводился эксперимент с обезьянами. В одной клетке помещали группу из обезьян и выкладывали связку бананов. Когда кто-то из обезьян пытался взять бананы, всех обезьян обливали холодной водой. Обезьяны быстро поняли эту закономерность и стали бить тех обезьян, кто пытался взять бананы и постепенно они перестали даже делать попытки дотронутся до бананов. В процессе эксперимента подачу холодной воды прекратили, а обезьян по одной заменяли на новых, которые ничего не знали про холодную воду, но как только новичок пытался взять банан его били старички еще до того, как он успевал притронутся к бананам. В итоге, новичок, так и не узнав про причину, начинал бить со всеми следующих новичков… И даже, когда в клетке сменились все обезьяны, помнившие про причину, почему били тех, кто пытался взять бананы, все оставшиеся продолжали бить любого, кто тянулся к бананам, не зная истинной причины – просто потому, что «так было принято»! И в жизни человеческого сообщества происходит абсолютно также.
Бывает, что внедренный процесс не удобен исполнителям, но удобен руководителю! Тут причиной могут быть личные предпочтения руководителя, который не думает о своих подчиненных и ставит личные приоритеты выше остальных. А может причиной быть принадлежность вашего «неудобного» процесса к какой-либо большой единой системе. Например, ваш отчет является одним из десятков отчетов других сотрудников, которые собираются в один отчет от отдела, который, в свою очередь, является частью системы, собирающей отчеты от десятка других отделов и так далее… В такой цепочке деталей, входящих в единую систему, сделать их все удобными для каждого пользователя, зачастую, невозможно. Поэтому, удобство, для всех, становится вопросом обоснованного компромисса. Более того, любое, даже минимальное, изменение процесса с вашей стороны может разрушить работоспособность всей системы. Примером такого случая может служить необходимость единовременного сбора данных, которые невозможно автоматизировать, с подразделений, находящихся в разных часовых поясах – кому-то придется просыпаться в три часа ночи, только для того, чтобы отправить нужную информацию.
Ну и наша любимая причина – некомпетентность руководителя… Тут исправление ситуации будет зависеть от того, насколько ваш Босс авторитарный, упертый, принципиальный, командный… и… от степени его некомпетентности.
В любом случае, если у вас есть предложение по оптимизации процессов или инструментов, чтобы сделать их более удобными и эффективными – обязательно выходите с этим предложением на своего руководителя, если он не реагирует, идите к руководителю выше… Только, обязательно, подкрепите свои предложения расчетами выгоды во времени, в количестве людей, в финансовых экономиях и т.д. И если не получилось с первого раза – смело возвращайтесь к этому вопросу снова и снова! О причинах – почему руководитель не слышит ваши «такие важные и доказывающие» доводы с первого раза, обязательно разберем в следующих статьях.
Рассказывайте в комментариях о "неудобном" у вас на работе и как вы с этим боритесь или как победили.
В следующих статьях разберем другие непонятности в решениях руководства. Если у вас есть свои примеры сомнительных решений руководства - пишите их в комментариях, попробуем их разобрать.