Совещание - весьма странный даже для опытных руководителей предмет) С одной стороны, вроде все понимают, что в рамках управления подчинёнными совещания нужны, с другой - чуть ли не каждый первый руководитель сетует, что целый день "одни совещания, работать некогда".
И реально далеко не все совещания одинаково полезны)
Разберёмся, какие они бывают и для чего нужны.
Ежедневные пятиминутки (планёрки, летучки)
Это короткие совещания, которые проходят чаще всего утром (в начале рабочего дня/смены), гораздо реже - вечером.
Длительность пятиминутки (несмотря на название))) до 15 минут. Если она идёт 30, 40 и так далее - что-то пошло не так.
Основная цель пятиминутки: обозначить/проверить/откорректировать планы на текущий день (смену). Плюс обозначить проблемы за прошлый день/смену, если они возникли.
Дополнительная (но очень важная) цель: посмотреть, кто в каком настроении приступает к работе и при необходимости поддержать сотрудника/добавить ему бодрости.
Более подробно про пятиминутки написано в этой статье.
Регулярные промежуточные совещания
Это совещания, которые проходят с фиксированной регулярностью и чаще всего привязаны к календарным или производственным периодам (еженедельно, раз в декаду, ежемесячно).
Длительность регулярного совещания до 40-45 минут.
Основная цель регулярного совещания: осуществить промежуточный контроль либо постоянно существующих задач (например, соблюдения плана производства или плана продаж), либо проектных задач.
Дополнительная цель: сообщить сотрудникам о нововведениях, и в целом озвучить вопросы развития (кстати, этот аспект очень влияет на лояльность, а подробнее о нём написано в этой статье).
Итоговые совещания
Это совещания, которые проводятся в финале проекта и/или по окончании длительного временного периода (во многих компаниях принято проводить ежегодные итоговые совещания).
Хорошо бы, чтобы длительность таких совещаний не превышала 1,5 часа. Но здесь возможны варианты)) Иногда это целое торжественное мероприятие, которое длится несколько часов и совмещается ещё и с празднованием чего-нибудь (в том числе высоких результатов).
Основная цель итогового совещания: подвести итоги периода/проекта.
Дополнительная цель у таких совещаний часто поощрительная и презентационная. На них награждают лучших сотрудников, подводят итоги конкурсов, а также информируют сотрудников о стратегии и целях на следующий период, планируемых серьёзных изменениях и пр.
Проблемные совещания
Это совещания, которые собираются вне типовой сетки плановых совещаний для решения отдельной (внезапно случившейся или возникшей "по накопительной") проблемы.
Так как такого рода совещание во многом имеет форму мозгового штурма (поиска решений проблемы/сбоя/устранения аварии и пр.), желательно, чтобы его длительность не превышала 1-1,5 часа (иначе эффективность уже сильно падает). Если же проблема за это время не решена, стоит сделать паузу и собраться хотя бы после небольшого перерыва.
Основная цель проблемного совещания: решить проблему (часто сначала разобраться в её причинах, потом решить).
Дополнительной целью может быть разработать профилактические меры, чтобы подобные проблемы больше не возникали (создать регламент, пересмотреть процесс и т.п.).
Методические совещания
Это совещания, которые не совсем совещания, а скорее обучения (хотя называются именно совещаниями).
Длительность таких совещаний может быть очень разной, потому что основная цель методического совещания: повысить компетентность сотрудников через разбор новой методики, обмен опытом, либо с помощью другого развивающего инструмента .
Дополнительной целью может быть обмен идеями по тематике обучения, презентация прочитанных сотрудниками книг в нужном направлении и т.п.
Несколько важных деталей
- Не все виды совещаний нужны везде. Необходимые виды подбираются исходя из текущих проектов, задач организации/отдела, графиков работы, автономности сотрудников и других факторов. В некоторых сферах те же пятиминутки физически невозможны.
- Большинство совещаний (за исключением итоговых) предполагают участников не более двух иерархических уровней (руководитель отдела и линейные сотрудники; генеральный директор и его заместители; только руководители отделов и пр.).
- Любое совещание будет неэффективным, если у него нет регламента (как временного, так и по последовательности решаемых вопросов).
А вы проводите совещания?
