Она помогает не остановить рабочий процесс в любых обстоятельствах. Удаленный формат работы в короткое время показал свою эффективность и экономическую целесообразность.
Такая работа офиса заключается в том, что сотрудникам не нужно находиться на одной территории, они даже могут проживать в разных городах и странах, проявлять трудовую активность в разное время в соответствии с часовыми поясами, действующими в их регионе.
Возникает закономерный вопрос: как оптимально организовать быстрый переход к удаленной работе, не потеряв при этом слаженности работы, не понизить финансовые результаты и сохранить трудоспособность коллектива?
Эта статья наглядно покажет, как перестроить бизнес-процесс с использованием современных цифровых технологий и представлений об управлении персоналом.
При переводе штата на хоум-офис необходимо вести работу одновременно в нескольких направлениях:
кадровая политика;
техническое оснащение сотрудников;
удаленное администрирование;
связь и взаимодействие.
Техническое обеспечение
У каждого сотрудника должны быть ноутбук, веб-камера, гарнитура (наушники/микрофон). Это необходимое условие для контактов с коллективом – планерок, оперативного общения в течение рабочего времени.
Каждому члену команды потребуется установить необходимые для работы программы.
Этот этап решается активной работой ИТ-специалистов.
Поручите группе: провести анализ, насколько команда, уходящая на удаленную работу, обеспечена компьютерами, кто будет пользоваться корпоративной или личной техникой. Это необходимо для понимания величины затрат и компенсаций на приобретение недостающего оборудования;
определить, какие программы понадобятся для работы, установить ПО или оказать помощь персоналу в их установке и настройке;
обеспечить безопасный удаленный доступ коллектива ко всем инструментам, техническую поддержку, администрирование.
Убедитесь, что все сотрудники домашнего офиса имеют доступ к сети Интернет с необходимой для эффективной работы скоростью подключения. Рекомендуйте персоналу не пользоваться мобильной связью, точками доступа в общественных местах насколько это возможно. Включите в бюджет компенсации дистанционному составу для оплаты услуг провайдера.
Софт
Для слаженной работы вам необходимо правильно подобрать набор инструментов, разработать правила и график их использования.
Видеоконференции, митинги, звонки
Для них предусмотрите несколько вариантов. Примером таких приложений являются Go-To-Meeting, Skype, Zoom или Hangouts.
Командный чат
Для оперативного общения сотрудников в течение рабочего времени организуйте чат в Slack или Microsoft Teams. Эти платформы подходят для большого штата, дают возможность создать чаты отдельно для каждого подразделения, вести митинги.
Для небольших коллективов можно ограничиться Skype или Discord.
Учетные записи
Одна из степеней мер безопасности – персональный рабочий email-адрес у каждого сотрудника, хотя электронная почта при дистанционной работе почти не используется.
Безопасность
Безопасный удаленный доступ можно обеспечить с помощью VPN, Blackberry Digital Workplace или Team Viewer. Главное, четко определить и донести до сотрудников, в каких случаях сервис должен быть включен, а когда его можно отключить.
Хранение данных
Вашим сотрудникам время от времени придется совместно работать над одним документом, вносить правки и прочее. Чтобы избежать появления большого количества версий одного и того же файла используйте любое из облачных хранилищ с возможностью настройки разного уровня доступа. Здесь же вы сможете проследить активность работников.
График встреч
Важным условием продуктивной работы в удаленном режиме является как возможность быстро связаться с любым из сотрудников, так и продуманный график регулярных встреч. У персонала должно быть достаточно времени для выполнения поставленных задач. Чтобы упорядочить общение важно все сведения о планируемых звонках, конференциях, заносить в личный календарь. Получать напоминания, создавать встречи, находить свободное время для организации митинга среди нескольких сотрудников можно посредством сервисов-планировщиков, например, Google Calendar.
Контроль
В отличие от офисной работы, удаленная не позволяет определить, чем занят работник в данный момент и увидеть процесс или результат. Для контроля за выполнением поставленных задач можно выбрать как простые Google Sheets, где сотрудник обозначит поставленные цели и отчитается о выполнении ссылкой на документ, так и более сложные системы управления – Bitrix24, Trello, Wunderlist, Worksection и другие.
Правила для взаимодействия и контроля
- Установите график планерных совещаний. Ограничьте время их проведения привычным в оффлайне.
- Закрепите все принятые решения, запланированные задачи в общем чате.
- Договаривайтесь и информируйте о предстоящих встречах в чатах, дублируйте информацию в календаре.
- Проводите встречи в видеоформате, включайте «Демонстрацию экрана».
- Обяжите сотрудников регистрироваться под собственными именами, устанавливать на аватар реальную, узнаваемую фотографию.
Эти правила послужат для повышения оперативности передачи данных и сведений, повышению качества постановки задач.
Оформление отношений сотрудниками на удаленной работе
Для документального закрепления отношений со штатом привлеките юридический отдел и специалистов по работе с кадрами. Для такой работы можно заключить договор гражданско-правового характера. Отношения нужно построить таким образом, чтобы они были максимально выгодны всем сторонам, безопасны и соответствовать законодательным нормам.
Обучение
Чтобы сотрудники как можно быстрее влились в рабочий процесс в новых условиях, проведите инструктаж и курс обучения пользования ПО, разъясните особенности удаленной работы.
Для закрепления результатов проведите тест, выдайте каждому работнику текстовую и видео инструкцию. На каждой конференции напоминайте о введенных правилах, обращайте особое внимание на те из них, что с трудом внедряются.
Разработанные правила должны в одинаковой степени относиться и к сотрудникам домашнего офиса, и к их коллегам, продолжающим работать в обычном режиме.
Такой подход позволит максимально быстро адаптировать коллектив к удаленной работе.
Рабочее время и отдых
Регламентируйте время, отведенное для работы и отдыха. Определите, будет ли оно фиксированным, например, количество рабочих часов в неделю, или вам важно видеть только результаты работы. Взаимодействуйте с сотрудниками только в отведенные часы, не отвлекая их от отдыха.
Разъясните, как они могут разграничить рабочие и личные часы. Четкий распорядок дня, табличка на двери, сообщающая, что человек работает, другие хитрости помогут работнику преодолеть сложности адаптации.
Предусмотрите систему мотиваций. Переработки, постоянное отвлечение на личное общение дома и в чатах значительно снижают производительность труда.
Особенность удаленной работы состоит в том, что невозможно отследить, чем занимается сотрудник в настоящий момент, если только по роду деятельности он не обязан постоянно быть онлайн.
Стоит сосредоточиться не на контроле рабочего процесса, а на результатах работы. Устанавливайте твердые сроки для выполнения поставленных задач.
Взаимодействие между сотрудниками
Переход на удаленную работу, использование цифровых инструментов смещают привычные границы навыков, создают новую среду. Поэтому важно создать модель общего участия всех членов коллектива в рабочем процессе. Отслеживайте, какие вопросы обсуждаются в групповом чате. Если что-то вызвало большой резонанс, назначьте встречу, чтобы сотрудники не отвлекались на чат и не теряли эффективности.
Не препятствуйте слишком активно обмену шутками и мемами. Такое поведение важная составляющая здорового климата в коллективе. Неформальное общение, личный контакт помогут людям не чувствовать себя оторванными от мира, поднимают настроение, мотивируют на быстрое и качественное решение поставленных целей.
Выполнение обязанностей на удаленной работе
Переход на работу в домашнем офисе не равно отпуску.
Объясните сотрудникам, что их обязательства по отношению к работодателю не уменьшились и не исчезли. Поставленные задачи нужно выполнять в срок, качественно и в полном объеме. Поэтому не получится заниматься домашними делами в ущерб работе.
Переход на удаленную работу может быть затруднительным для людей. Нужно не только оснастить сотрудников технически, но и продумать корпоративную этику, создать привлекательную рабочую модель, показать финансовую выгоду, обеспечить бесперебойную работу, техническую поддержку и обучение.
Используя рекомендации и инструменты, приведенные в статье, вы сможете безболезненно организовать трудовой процесс, постановку целей и контроль, не теряя эффективности, в случае необходимости сделать это достаточно быстро, в течение 1 недели.
Если у вас есть вопросы, опыт использования цифровых инструментов, навыки удаленной работы со стороны руководителя или исполнителя, поделитесь своими мыслями в комментариях!