Юридический адрес – важная информация о вашей компании. Именно по этому адресу приходят особо значимые уведомления и письма из органов государственной власти и от ваших партнеров. Точность адреса проверяется на основании сведений, внесенных в ЕГРЮЛ. Достоверность адреса может быть выявлена и в ходе проверки, проводимой ИФНС.
Ниже рассмотрены 2 основные причины из-за которых бывает необходимо изменить юридический адрес:
1) Вам пришло уведомление о недостоверно указанном адресе в ЕГРЮЛ.
2) Ваша компания переехала в новый офис.
1. Что делать, если Вам пришло уведомление о недостоверно указанном адресе, но Ваша компания на самом деле находится по указанному в ЕГРЮЛ адресу.
Необходимо проверить объем указанной в ЕГРЮЛ информации. Если в реестре указаны лишь город, улица, дом и корпус (строение), этих сведений недостаточно. Адрес должен содержать информацию о номере и типе помещения, номер этажа, номер офиса (комнаты).
Пример: 123022, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, корп.1, пом. IV , эт. 3, оф. 105
Фактически процедура внесения точных данных в ЕГРЮЛ называется детализацией юридического адреса. Для внесения таких изменений не нужно решение органа управления компанией. Однако, ввиду сложившейся практики, если это не затруднительно, все же рекомендуется подготовить такое решение.
Для внесения изменений в ЕГРЮЛ об адресе необходимы следующие документы:
- заявление по форме в ИФНС. Удостоверяется нотариально, кроме случаев личной подачи документов в ИФНС или использования ЭЦП;
- гарантийное письмо от арендодателя, подтверждающее, что ваша компания арендует указанное помещение;
- договор аренды помещения по новому адресу;
- свидетельство о праве собственности арендодателя;
- информационное письмо за подписью (генерального) директора о том, что данные вносимые изменения лишь уточняют адрес места нахождения компании, а не являются фактической его сменой.
2. Что делать, если Ваша компания меняет адрес своего местонахождения.
Дальнейшие действия напрямую зависят от того, имеется ли указание об адресе в уставе компании.
· Если в уставе указан просто город, то вносить изменения в устав не нужно, достаточно внести изменения в ЕГРЮЛ.
Возможная формулировка в уставе: «Место нахождения Общества: г. Москва».
Для внесения изменений в ЕГРЮЛ об адресе необходимы следующие документы:
- заявление по форме в ИФНС. Удостоверяется нотариально, кроме случаев личной подачи документов в ИФНС или использования ЭЦП;
- гарантийное письмо от арендодателя, подтверждающее, что ваша компания арендует указанное помещение;
- договор аренды помещения по новому адресу;
- свидетельство о праве собственности арендодателя;
- решение органа управления о смене адреса (решение участника(ов) ООО, собрания акционеров и т.д.). Факт принятия решения удостоверяется нотариально, если иное не указано в уставе или на самом собрании не решено, что факт принятия решения о смене адреса подтверждается подписанием протокола всеми участниками организации.
· Если в уставе указан полный адрес компании или индекс местонахождения, то необходимо вносить изменения не только в ЕГРЮЛ, но и в устав.
В отличие от предыдущего случая, орган управления компании должен принять решение не только о смене адреса, но и о внесении изменений в устав. Изменения могут быть внесены либо путем принятия новой редакции устава , либо внесением изменений в конкретный пункт устава (на одной странице) .
Для внесения изменений в учредительные документы и ЕГРЮЛ об адресе необходимы следующие документы:
- заявление по форме в ИФНС. Удостоверяется нотариально, кроме случаев личной подачи документов в ИФНС или использования ЭЦП;
- гарантийное письмо от арендодателя, подтверждающее, что ваша компания арендует указанное помещение;
- договор аренды помещения по новому адресу;
- свидетельство о праве собственности арендодателя;
- решение органа управления (решение участника(ов) ООО, собрания акционеров и т.д.):
1. о смене адреса;
2. о внесении изменений в устав или принятии устава в новой редакции;
Факт принятия вышеуказанных решений удостоверяется нотариально, если иное не указано в уставе или на самом собрании не решено, что факт принятия решения о смене адреса подтверждается подписанием протокола всеми участниками организации.
- проект устава в новой редакции или проект изменений к уставу.
Все вышеуказанные документы можно подать в ИФНС:
1. Лично (госпошлина 800 рублей)
2. Через МФЦ (госпошлина 800 рублей)
3. Почтой РФ с объявленной ценностью и описью вложения (госпошлина 800 рублей)
4. С помощью ЭЦП на сайте налоговой (оплата госпошлины не требуется)
5. Через нотариуса с использованием его ЭЦП (оплата госпошлины не требуется)
Срок регистрации изменений составляет 5 рабочих дней.
Необходимо обратить внимание, что в случае смены региона местонахождения компании, документы подаются в ИФНС нового региона.
В результате внесения изменений компания получает лист записи о внесенных изменениях в ЕГРЮЛ, устав в новой редакции или изменения к нему, а также свидетельство ИНН (в случае, если компания по новому месту нахождению подведомственна другой ИФНС).
Если есть вопросы- задавайте их в комментариях!