У руководителя, как и у любого сотрудника, есть круг обязанностей, которые он должен выполнять.
Это могут быть различные административные задачи:
- контроль посещаемости
- график отпусков
- организация рабочих мест
- кадровые изменения (найм новых сотрудников или решения о повышении текущих)
Какая-то операционная деятельность:
- распределение задач и контроль сроков их исполнения
- проверка работы сотрудников
- разбор обращений в подразделение, решение конфликтных ситуаций
- подготовка отчётов о проделанной подразделением работе
Отдельным списком стоит отметить поиск идей для улучшения работы подразделения и, конечно, их внедрение . Тут может быть:
- изменение текущих процессов
- автоматизация каких-то задач
- развитие сотрудников
- новые сферы ответственности, которыми вы с сотрудниками готовы заниматься
- заключение соглашений об уровне сервиса с внешними и внутренними клиентами
- передача части задач на аутсорсинг и прочее
Всё это нужно успевать делать. Чтобы оставаться хорошим руководителем нужно успевать по всем направлениям.
Дальше нужно сесть и записать сколько времени необходимо на ту или иную задачу. Прям по пунктам. Если точного времени нет ставьте приблизительно. Скорректировать потом проблем нет.
Составив такой список, вы открываете свой календарь и стараетесь уместить все эти задачи в своё расписание. А также не забыть про плановые встречи, регулярное общение с сотрудниками и перерыв на обед.
Когда вы всё это сдаёте, то будет видно, что, имея 20-25 часов рабочего времени в сутки вы прекрасно со всем справитесь.
Собственно, тут и начинается то, что откроет путь к тому, чтобы стать хорошим руководителем – умение делегировать.
Без этого никуда не деться. Что толку от того, что вы прекрасно видите стратегию развития подразделения, если вы завалены отчётами?
Ваши прекрасные навыки по развитию персонала будут пылиться на полке пока вы будете исправлять ошибки сотрудников, не имея времени провести для них обучающий семинар.
Подумайте над тем, что можно, а главное, что вы готовы делегировать.
Зачем самостоятельно делать график отпусков? Назначьте сотрудника, которые соберёт все пожелания коллег, сведёт в один файл и проверит правильность распределения? Вам останется только одобрить.
Все ли задачи ваших подчинённых нужно проверять? Возможно у вам есть один-два опытных сотрудника, которым можно поручить проверку простых задач. Это существенно вас разгрузит, а таким работникам даст возможность проявить себя в более ответственной роли.
Вы получаете много писем с различными вопросами по работе подразделения и тратите большое количество времени на них? Подумайте над тем, чтобы перестать быть центром компетенции и какую-то часть запросов передавать на подчинённых. Возможно, есть сотрудник, который в какой-то части разбирается даже лучше вас? Если таких нет, то самое время подумать над тем, чтобы через такие запросы начать развивать своих сотрудников.
Примеры можно приводить очень и очень долго. Достаточно критически посмотреть на свои задачи и варианты что можно делегировать появятся сразу, главное решиться на этот шаг!
Тем, кто ещё не стал начальником, но заинтересован в достижении этой роли очень рекомендую посмотреть на то, чем занимается ваш руководитель. Возможно, вы увидите задачу, которую вы могли бы взять на себя. Если так, то предложите свою помощь. Фраза: «я мог бы помочь и сделать то-то, мне очень интересно этим заняться. Скажите, к какому числу необходимо закончить и я своевременно предоставлю вам материалы для утверждения».
Поверьте, это будет оценено положительно.
Однажды я просто спросил у своего руководителя чем я могу помочь, даже не представляя какие у него сейчас задачи. Я получил очень интересный проект, который кроме прекрасной строчки в резюме принес мне и неплохую премию по завершению.