Работники смогут получать пособия напрямую из ФСС

С 2021 года пособия сотрудникам назначает и платит не работо­датель, а Фонд социального страхования (постановление Правительства от 30.12.2020 № 2375).

Прямые выплаты с января 2021 года действуют по всей Рос­сии. На такой механизм выплаты пособий перешли восемь регио­нов, которые до недавних пор пользовались зачетным способом: Москва, Санкт­Петербург, Краснодарский край, Московская об­ласть, Пермский край, Свердловская область, Челябинская об­ласть и ХМАО.

Как компании перейдут на прямые выплаты

ФСС стало удобно: не нужно проверять, как работодатели начисля­ют и платят пособия. Компаниям тоже плюс – не придется тратить свои деньги, а потом возмещать расходы из ФСС. Больше не нуж­но бояться, что ФСС откажется возмещать пособие, из­-за чего при­дется корректировать выплаты и доплачивать страховые взносы, причем с пенями.

Итак, работодатель больше не начисляет и не выплачивает пособия. Исключения: пособие на погребение и оплата четырех дней по уходу за ребенком ­инвалидом – их продолжает начислять и выплачивать работодатель.

Взамен этого по каждому виду выплат в ФСС нужно направ­лять отдельные документы. Руководитель может поручить такую работу кадровикам.

Раз считать пособия больше не нужно, то многие захотят снять эти обязанности с бухгалтерии. Предполагается, что вы сможе­те оформлять заявления с реестрами для ФСС одновременно с за­ полнением табеля.

Учтите: фонд не волнует, если вы вовремя не узнали про переход на прямые выплаты. Продолжите работать по старым правилам – пособия компании не возместят.

Что вы должны сделать, чтобы перейти на прямые выплаты?

Сотрудники без проблем будут по­лучать пособия и иные выплаты
из ФСС, если вы:

1. Разъясните, как они будут полу­чать пособия и в какие сроки.
2. Перечислите способы получе­ния выплат из ФСС: на лицевой счет в банке, на карту «Мир» или почтовым переводом. Они долж­ны открыть лицевой счет, заказать карту или сообщить данные о мес­ тах регистрации и жительства.
3. Соберете у работников, кото­рые находятся в отпуске по уходу за ребенком, заявления о назначе­нии пособия (приказ ФСС от 24.11.2017 года № 578). Подготовите документы и реестры сведений по заявителям.
4. Представите в отделение ФСС список получателей ежемесяч­ного пособия по уходу за ребен­ком, которые продолжат его по­лучать после перехода на прямые выплаты.
5. Перейдете на электронные больничные. Во всех регионах такие листки не­ трудоспособности действуют на­ равне с бумажными. Есть планы использовать только электронные больничные с 2022 года.
   6. Проверите, подходит ли электрон­ная подпись представителя компа­нии для отправки документов в ФСС. Получите новую электронную под­пись, если не подойдет старая.

Как будете направлять документы в ФСС ?

Вариант 1. Среднесписочная численность компании 26 человек и более. Сведения для начисления пособий подавайте в виде электронного реестра.

Вариант 2. В компании работает до 25 человек. Документы направляйте в ФСС на бумаге или электронно, как удобнее. Фонд рассмотрит документы в течение 10 календарных дней и вынесет решение о выплате пособия либо об отказе. При положи- тельном решении деньги перечислят сотруднику на банковский счет по реквизитам, которые он указал в заявлении.

Что делать, когда получите больничный ?

По больничным по-прежнему назначают два пособия: по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Заполняйте больничные как обычно, но две графы оставляйте пустыми:

• «Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации»;
• «ИТОГО начислено».

Когда сотрудник принес больничный, не связанный с несчастным случаем на производстве

Работники по-прежнему будут подавать документы на пособие вам. Получите документы:

1. заявление о выплате пособия (форма в приказе ФСС от 24.11.2017 № 578);
2. листок нетрудоспособности;
3. справки о заработке с предыдущих мест работы за расчетный период, если требуются и не представил ранее (форма в приказе Минтруда от 30.04.2013 № 128н).

В случае заболевания самого работника по причинам, не связанным с несчастным случаем на производстве, фонд начисляет пособие с четвертого дня болезни. Первые три дня нетрудоспособности компания оплачивает за счет собственных средств.

Пример. Сотрудница была на больничном с 6 по 19 февраля. Компания направила в соцстрах реестр больничных. Заработок за 2019 год составляет 815 000 руб., а за 2020 год – 865 000 руб. Средний дневной заработок для расчета пособия равен 2301,37 руб. = (815 000 руб. + 865 000 руб.) : 730. Это меньше максимума на 2021 год в размере 2434,25 руб. Пособие назначают из фактического заработка. Первые три дня оплачивает работодатель. Это 6904,11 руб. Пособие за счет ФСС составляет 25 315,07 руб. = 2301,37 руб. × 11 дн.

Когда сотруднику выдали больничный в связи с несчастным случаем или профзаболеванием. Дополнительно в ФСС передайте акт о несчастном случае на производстве либо о профзаболевании и копии материалов расследования.

Фонд проведет экспертизу страхового случая и в течение 10 календарных дней назначит и выплатит пособие (Закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Когда сотрудница принесла больничный по беременности и родам. Попросите сотрудницу оформить заявление о декретном отпуске. Документы передайте в ФСС в течение пяти календарных дней. Приложите опись передаваемых документов (форма приказа от 24.11.2017 № 578)

Пример. Сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам. Она получила больничный на 140 дней: с 12 февраля по 1 июля 2021 года. После того как она написала заявление, работодатель направил документы в ФСС. Заработок за 2019 год составляет 280 000 руб., а за 2020 год – 285 000 руб. Средний дневной заработок для расчета пособия равен 773,97 руб. = (280 000 руб. + 285 000 руб.) : 731. Это меньше максимума на 2021 год в размере 2434,25 руб. Заявлений о замене лет сотрудница не писала. Пособие назначают из фактического заработка. Пособие в размере 108 207,40 руб. назначает и целиком оплачивает ФСС.

Что делать, чтобы оформить детские пособия ?

Для того чтобы получить пособия при рождении ребенка, по уходу за ребенком и при постановке на учет в ранние сроки беременности, сотрудники подадут вам документы. Далее вы должны передать все данные в ФСС.

Заявление для этих трех пособий такое же, как для больничных. Форма описи также универсальная. А вот реестр отличается для пособий при рождении и по уходу за ребенком.

Если сотрудник хочет получить единовременное пособие при рождении ребенка. Сотрудник принесет справку о рождении ребенка из ЗАГСа, если малыш родился на территории России.

Взамен справки может быть копия свидетельства или другого документа, которые подтвердят факт рождения малыша за рубежом. Такие документы сотрудник может получить в консульском учреждении России за границей или в другом профильном ведомстве. Такой документ необходимо построчно перевести и заверить апостилем, легализовать.

Потребуйте от сотрудника справку с места работы второго родителя о том, что он не получал и не будет получать пособие.

Пример. Сотрудница родила ребенка 23 января и прислала справку о рождении ребенка в отдел кадров. Компания отправила в ФСС заявление о назначении и выплате пособия 1 февраля. Соцстрах выплатит пособие в размере 18 004,12 руб., так как ребенок родился в январе.

Если сотрудник должен получать ежемесячное пособие
по уходу за ребенком. Основной документ, чтобы получить пособие, – свидетельство о рождении ребенка и его копия. Если малыш родился за границей, сотрудник приносит документ и его копию, которые подтверждают факт рождения и регистрации ребенка из консульского учреждения России или другого ведомства.

Обязательно требуйте справку с места работы другого родителя о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком
и не получает ежемесячное пособие. Если ребенок не первый, нужны документы о рождении предыдущих детей.

Пример. Сотрудница с января 2021 года ушла в отпуск по уходу за ребенком. Она прислала в отдел кадров свидетельство о рождении и справку с места работы мужа о том, что он не использует отпуск и не получает ежемесячное пособие. Работодатель направил в соцстрах заявление о назначении и выплате пособия 25 января.