В сфере государственного и муниципального управления в настоящее время не последнюю роль играет профессия секретаря. Заметим, что в районных и городских администрациях, а также в министерствах, секретари работают только при главах этих ведомств и при их заместителях. Работа секретарей в сфере государственно-чиновничьего аппарата сильно отличается от деятельности секретарей-референтов в коммерческих фирмах. За последнее тридцатипятилетие произошла технологическая революция, связанная с появлением множества видов офисной техники (компьютер, ксерокс, принтер), которая, с одной стороны, значительно повысила производительность секретарей, а, с другой стороны, потребовала наличие значительных навыков и умений от них. Это изменило организационную структуру, где исчез многочисленный штат секретарей-машинисток и появились новые должности, такие как «офис-менеджер» и «секретарь-референт».
Должностные обязанности секретаря в коммерческой фирме таковы: ведение делопроизводства на предприятии, то есть прием и регистрация входящей документации, рассылка и регистрация исходящей документации, прием посетителей, размножение документов, прием и отправка факсов, оформление командировочных удостоверений и журналов, работа с телефонными звонками, планирование рабочего дня. Печать большого количества документов (должностные и производственные инструкции, положения, приказы, письма, заявки, справки, характеристики), а также распечатка бланков для бухгалтерии. Карьера секретаря-референта в коммерческой фирме может развиваться от начальника отдела кадров и заместителя руководителя по общим вопросам. Но карьера может развиваться и в другом направлении, то есть можно работать в более крупном предприятии.
Работа секретаря состоит в том, чтобы помогать руководителю в решении канцелярских и организационных вопросов, самостоятельно заниматься работой, неприметной, но совершенно необходимой в самом процессе деятельности того или иного ведомства в целом и его руководства в частности. Считается, что «хороший секретарь – это половина руководителя».
ПРИЧИНЫ ВЫБОРА ПРОФЕССИИ. ПРОФЕССИЯ И ОБРАЗОВАНИЕ. Секретари в сфере государственного и муниципального управления идентифицируют себя с госслужащими, хотя на самом деле в соответствии со штатным расписанием они часто входят во вспомогательный персонал. Вопрос о причинах выбора профессии разделил респондентов на две группы: для одних такой выбор случаен и обусловлен отсутствием возможности найти работу по полученной специальности в вузе, другие же, наоборот, закончив ПАГС, работают секретарями, считая эту деятельность промежуточным этапом или отправной точкой карьерного роста.
В отличие от секретарей-референтов, работающих в различных коммерческих фирмах, «государственные секретари» все имеют высшее образование. Для успешной и результативной работы секретарь, если это необходимо, должен уметь пользоваться компьютером и копировальной техникой, поэтому некоторые предварительно проходят обучение на различных курсах по подготовке секретарей или пользователей ПК. В данном вопросе лидируют фирмы Трайтек, Уникласс, Академия бизнеса Мальцевой, Поволжский межрегиональный учебный центр. Осваивать профессию можно через самообразование, изучая компьютер и оргтехнику по специализированной литературе. Такое обучение чаще всего оказывается достаточно результативным.
Бывают секретари, которым по ходу работы даже не приходится пользоваться компьютером, они только отвечают на телефонные звонки, помогают в организации рабочего дня и записывают посетителей на приём к начальнику. Поэтому, чтобы стать секретарем, часто не требуется каких-то узкоспециализированных знаний. Необходимо быть вежливым и коммуникабельным человеком, плюс к этому обладать определённым запасом терпения и доброжелательности, а необходимые навыки и профессиональная сноровка приобретаются непосредственно на рабочем месте в ходе процесса приспособления к тому или иному виду деятельности. Перспективы карьерного роста связаны с переводом на работу в какой-нибудь отдел в качестве рядового сотрудника, кроме этого, можно сделать карьеру вместе со своим непосредственным руководителем.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА И УМЕНИЯ. Секретарь для успешной работы в сфере государственного и муниципального управления должен обладать хорошей памятью, большой ответственностью, максимальной собранностью, умением аналитически мыслить, широким кругозором, самостоятельностью, исполнительностью, пунктуальностью и лаконичностью. В обязанности секретарей входит работа с людьми, поэтому им нужно обладать и такими человеческими качествами, как умение слушать, понимать, находить общий язык. Секретарь должен быть человеком сдержанным и тактичным с огромным запасом терпения, потому что посетители, приходящие на приём к главам администраций или министрам, люди очень разные и это следует учитывать, объясняя одно и то же несколько раз.
ОСОБЕННОСТИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Секретари - связующее звено между руководителем и посетителями. Его основной задачей является вовремя информировать руководителя о разного рода событиях и мероприятиях, предоставлять необходимые документы. Работа секретаря индивидуальна, но является вкладом в общее дело. Для секретарей, работающих в министерствах, трудовой день строго не нормирован (с 7.00 до 20.30), в таком жестком графике секретари иногда работают через неделю, сменяя друг друга (неделю работают, неделю отдыхают), иногда выходя на работу в выходные. У секретарей в районных администрациях график работы менее напряженный: с 9.00 до 17.00, исключая выходные и праздники. По долгу службы секретарю приходится встречаться со многими людьми: от обычных граждан и частных предпринимателей до сотрудников администраций и министерств, то есть со всеми, кто приходит на прием к руководителю. Среди посетителей встречаются интересные собеседники, общение с которыми не только расширяет кругозор, но и компенсирует неприятные моменты, присущие данной профессии.
Продуктом деятельности секретаря является обеспечение нормальной работы руководителя, который должен вовремя получать всю необходимую ему информацию. Некоторые респонденты отметили, что их деятельность направлена на обеспечение работы ведомства в целом и его руководства в частности. Руководитель и секретарь – это одна сплочённая команда и оперативность действий секретаря сказывается на результатах работы руководителя. Известны случаи, когда руководитель, продвигаясь по служебной лестнице, берёт с собой на новое место своего секретаря, но, к сожалению, в настоящее время такие сплоченные команды скорее исключение, чем правило.
Среди проблем, волнующих секретарей в процессе трудовой деятельности, чаще всего называют не отлаженную систему информирования, конфликтных посетителей. Условия труда большинство представителей данной профессии считают нормальными или средними. Несмотря на все вышеперечисленное, секретари в своей работе выделяют больше положительных аспектов, чем отрицательных. Одни рассматривают данную работу как промежуточный этап и возможность сделать карьеру, что является несомненным плюсом, другие отмечают возможность общения с нужными людьми и шанс быть замеченными, чтобы в дальнейшем перейти на более интересную или высокооплачиваемую работу.
К отрицательным моментам в профессиональной деятельности можно причислить надоедливость и хамство некоторых посетителей, напряжённость графика работы, несоответствие этому заработной платы, возможность попасть под «горячую руку» начальника.
РЫНОК ТРУДА ПО ПРОФЕССИИ. Потребность в секретарях очень велика, особенно если это грамотные, исполнительные и образованные люди, поэтому в случаи увольнения они всегда могут найти работу и быть востребованными. Несмотря на некоторые изменения в профессиональной деятельности (секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер), требующие, возможно, дополнительных знаний и навыков, секретарь, как штатная единица и незаменимый помощник руководителя, останется всегда.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ РИСКИ в работе секретаря незначительны. Но присутствует все: от стресса, риска подорвать здоровье, до риска получить выговор или быть уволенным. Риск фамильярности и некорректного поведения со стороны руководства в государственных структурах встречается намного реже, чем в частных. В коммерческих фирмах значительно возрастает и риск увольнения, поскольку в случае каких-то неурядиц или финансового краха, фирма не может позволить себе иметь секретаря и увольняет его в первую очередь.
ДЕМОГРАФИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ. В органах государственного и муниципального управления секретарями чаще всего работают девушки и молодые женщины до 30 лет, которые не считают данный вид деятельности своей постоянной работой, соответственно стаж по профессии у них небольшой и составляет от 0.5 до 2.5 лет. Значительно реже встречаются секретарши со стажем более 5-и лет.
РЕЗЮМЕ: В районных и городских администрациях, а также в областных министерствах, секретари работают только при главах этих ведомств и при их заместителях. Работа секретаря состоит в том, чтобы помогать руководителю в решении канцелярских и организационных вопросов. В обязанности секретаря входят не только ответы на телефонные звонки, запись посетителей на приём, составление документов, но и помощь в организации рабочего дня своего начальника. Секретарь – это преимущественно женская должность. Часто ее выбор обусловлен отсутствием возможности найти работу по полученной специальности. Некоторые выпускники, закончив ПАГС и другие вузы, работают секретарями, считая эту деятельность начальной точкой их карьерного роста. «Государственные секретари» преимущественно имеют высшее образование.(написано вместе с А.А. Кругловой )