Существует расхожее мнение, что Гай Юлий Цезарь мог делать несколько дел одновременно, и именно эта способность выделяла его среди большинства людей своего времени. На самом деле, скорее всего речь шла об умении быстро переключаться с одной задачи на другую.
Наполеон Бонапарт, который всегда стремился превзойти Цезаря, говорил про себя так: «Когда я хочу отвлечься от некоторого дела, я закрываю ящик, в котором оно хранится, и открываю другой. Два дела никогда не смешиваются, не беспокоят и не утомляют меня. Когда я хочу уснуть, я закрываю все ящики».
Во время интервью с Екатериной, ее телефон не замолкал ни на минуту, а коллеги из соседних отделов то и дело просили ее срочно помочь решить тот или иной вопрос. Как видим, виртуозное управление несколькими задачами одновременно столь необычное в классической древности, особенно востребовано в наши дни. Знакомьтесь, Екатерина Смирнова – старший специалист административного отдела Управления по работе с клиентами «Р7 Групп».
Расскажите, как Вы пришли в клиентскую сферу?
Я с детства знала, что работа с людьми – это мое призвание, и профессию искала себе по душе. Поэтому и поступила в колледж на специальность «гостиничный сервис», направление многогранное, интересное и очень близкое мне.
Профессию администратора многие рассматривают, как временную ступеньку на пути достижения своей цели. И действительно за 2 года Вы дважды поднимались по карьерной лестнице, сменив позиции администратора и делопроизводителя. Как Вам это удалось?
Работа администратором подразумевает ежедневное взаимодействие с новыми людьми. В чем-то образование, а иногда природная коммуникабельность помогали мне легко выходить из спорных ситуаций, которые иногда возникали. Бывает, что гости нервничают, например, из-за отсутствия заявки на пропуск. Я всегда старалась расположить к себе человека и быстро решить возникшую проблему.
Еще учась в колледже, я подрабатывала промоутером. Этот опыт очень помог налаживать контакт с незнакомыми людьми и договариваться в любых ситуациях. С тех пор у меня не возникает вопроса, как решить тот или иной конфликт или как начать разговор.
Мне всегда интересно пробовать себя в чем-то новом. Так я прошла обучение в бюро пропусков, но когда встал выбор расти дальше в бюро пропусков или перейти на должность делопроизводителя, я выбрала последний вариант – на мой взгляд, более разноплановую и интересную работу. Моим рабочим местом стал ресепшен на 9 этаже в офисе Управляющей компании. А через год мне предложили должность старшего специалиста.
Какие цели Вы ставите перед собой на ближайшее время?
Сейчас я уверена, что нахожусь на своем месте, и менять профессиональную область точно не хочу. В этом году планирую окончить университет по специальности «Менеджмент», а потом пройти курсы повышения квалификации по документационному менеджменту. Учеба помогает систематизировать знания и применять их в работе. И наоборот, погружение в рабочие процессы и несколько лет опыта на разных должностях послужили хорошим подспорьем для написания курсовой работы про мотивацию персонала на примере нашей компании. Проект «Благодарность», различные конкурсы, тренинги по тимбилдингу, спартакиады, насыщенная корпоративная жизнь делает рабочие будни более наполненными и живыми.
В чем главное отличие работы старшего специалиста административного отдела от администратора?
Главное отличие в том, что администратор работает с внешними клиентами, это тот человек, который помогает сформировать первое впечатление во время посещения бизнес-центра, которое, как известно, нельзя создать дважды. Старший специалист ориентирован на сотрудников и их потребности, больше погружен во внутренние процессы компании.
Расскажите подробнее, как проходит Ваш обычный рабочий день?
В мои обязанности входит обеспечение документооборота отдела аренды, управления маркетинговых коммуникаций и управления по работе с клиентами, загрузка договоров на согласование в СЭД и счетов на оплату в УКФ, своевременное подписание документации у генерального директора. Не все знают, что у меня есть строгие временные рамки на выполнение тех или иных задач. Есть регламент, согласно которому загрузка документа или счета должна быть выполнена в определенный срок. Несмотря на это, необходимо уметь быстро переключаться и правильно расставлять приоритеты. В первую очередь стараюсь закрыть те вопросы, которые можно решить быстро или делегировать, чтобы сконцентрироваться на более трудоемких задачах и не отвлекаться.
Взаимодействуя с Вами, нельзя не отметить, что инициативность и отзывчивость – Ваши главные принципы в работе. Как Вы считаете, какие еще качества позволяют Вам успешно справляться с поставленными задачами?
Стрессоустойчивость и коммуникабельность, без них никуда. Но самым главным я считаю умение благодарить людей за оказанную услугу. Многие сталкиваются в работе с задачами, которые не могут решить пусть без небольшой, но посторонней помощи или совета, и отнюдь не все умеют быть благодарными, а ведь сила благодарности заключается в ее регулярном применении. Чтобы Вас окружали только позитивные и отзывчивые люди, надо сначала самому стать таким человеком. «Спасибо», сказанное от души, часто мне помогает.
Конечно, немаловажную роль играет и образование. Первый диплом мне помогает в общении с людьми, а второй продуктивно планировать свой рабочий день и выстраивать основные процессы.
Были ли в Вашей работе моменты, которые Вы запомните на всю жизнь?
У нас в компании есть традиция - делопроизводители каждое утро делают рассылку, поздравляя сотрудников с днем рождения. Накануне я показала своей коллеге, которой предстояло впервые подготовить эту рассылку, как ее нужно делать. Каково же было мое удивление, когда, придя на работу, я вижу в общей рассылке вместо вежливого обращения по имени и отчеству фразу «Петровна, с днем рождения!». Не самое приятное обращение, согласитесь? Но оказалось, просто окно почты было свернуто так, что первым делом я увидела именно эту фразу. Такие забавные моменты не дают расслабиться и всегда держат в тонусе.
Поделитесь Вашим девизом по жизни
Я глубоко убеждена, что все в жизни происходит не с тобой, а для тебя. Если твердо решить для себя, что произошедшая неприятная ситуация в будущем пойдет на пользу, то так и будет. Умение видеть что-то хорошее даже там, где его на первый взгляд нет, быть благодарным за любой приходящий опыт и делает меня сильнее. Такое восприятие мира будто само помогает и приносит удачу. Не могу не согласиться с писательницей Мэлоди Битти: «Благодарность — это ключ в наполненную жизнь».