Вопрос снижения затрат на сопровождение программ наиболее актуален для компаний численностью до 1000 сотрудников. Решение этого вопроса полностью лежит в рамках существующей или вновь создаваемой системы учёта и управления предприятием. Именно системы . Так как только при взаимодействии всех трёх её составляющих:
- персонал
- технологическая база
- прикладное программное обеспечение
можно получить конечный результат.
Система учёта и управления предприятием должна быть обновляемой. Обновлению подлежат все три её составляющие:
- персонал - проходит обучение в соответствии с объёмами обновлений п.2 и п.3
- технологическая база обновляется исходя из требований прикладных программ
- прикладные программы обновляются в соответствии с изменениями нормативной базы(законов) или изменениями внутреннего документооборота компании.
Объём затрат на создание, сопровождение и обновление системы в первую очередь определяется соответствием каждой из компонент масштабам предприятия.
Рассмотрим три примера:
Пример № 1. Число сотрудников бухгалтерии и аппарата управления около 10 человек. Эти сотрудники компании работают за компьютерами и используют прикладные программы 1C БП3.0 и 1C ЗУП3.1. При таком сочетании составляющих п. 1 и п.3 соответствующий состав технологической базы не должен включать серверное оборудование. Однако, эта компания использует сервер и клиент-серверный режим работы с ним. В результате имеет минимум 100000 рублей в год не обоснованных затрат, плюс стоимость серверных лицензий.
Пример № 2. Индивидуальный предприниматель взял в аренду песчаный карьер. Использует упрощённую систему налогообложения (УСН) с типом объекта налогообложения Доходы. Наёмных работников нет. Регламентированная отчётность на аутсорсинге в Бухгалтерской компании. Затраты на сопровождение и обновление системы учёта минимальные. Правда, для того чтобы узнать о количестве отгруженного за месяц песка конкретному Контрагенту, приходится звонить в офис. Но и эту проблему можно решить, используя соответствующее мобильное приложение.
Пример № 3. ИП производит и продаёт книжные полки. Число сотрудников у ИП около 30. Из них в локальной сети с файловой базой 1C Управление нашей фирмой (УНФ) работают 15 сотрудников. В одной программе решаются вопросы Закупок, Производства, Продаж, расчёта заработной платы и регламентированной отчётности.
Какие вопросы надо решить для создания эффективной системы учёта и управления?
В первую очередь необходимо подобрать персонал для создания и сопровождения технологической базы.
Для Примера № 1 и Примера № 3 достаточно будет одного специалиста работающего на четверть ставки. А если организовать работу в сервисе https://1cfresh.com , то можно обойтись и без него. Задачи обновления прикладных программ, архивации, сопровождения решаются в рамках сервиса и не требуют дополнительных затрат. Сотрудникам лишь требуется компьютер с доступом в интернет.
Если количество сотрудников работающих в системе учёта и управления компании от 20 до 30 человек, то могут быть основания для работы в локальной сети компании на собственном «железе». При таком варианте работы потребуются:
- штатный системный администратор, как минимум прошедший обучение по курсам https://1c.ru/rus/partners/training/uc1/course.jsp?id=791
- покупка лицензий прикладных программ. Выбор достаточно широк https://v8.1c.ru . Для ИП, имеющего планы на открытие своего производства, есть смысл проработать вариант Примера № 3. и в одной программе https://v8.1c.ru/small.biz/ решать все текущие задачи системы учёта и управления. Юридическим лицам начинать надо с покупки и внедрения https://v8.1c.ru/buhv8/
- периодическая оплата договора на сопровождение этих программ https://its.1c.ru
- и выделенный компьютер, выполняющий функции файл-сервера.