Даже в век цифровых технологий нельзя обойтись без бумажных носителей. Контракты, счета, путевые листы и прочее может превратиться в лавину, которая погребет под собой не только рабочее место, но и весь кабинет. Чтобы этого не случилось, документы нужно систематизировать.
Система хранения документов
Классификация и хранение документов зависит от их типа.
Договоры
Способ систематизации выбирает ответственное лицо на свое усмотрение. Договоры распределяют по: номеру, дате, типу (аренда, продажа, поставка) и т.д. Корешки толстых папок подписывают.
Документы, необходимые для исполнения текущих обязанностей бухгалтерии или других отделов, хранятся в тумбе или среднем шкафу с открытой полкой. Расположенные рядом с письменными столами, они обеспечивают быстрый доступ к файлам.
Остальные договоры убирают в офисный шкаф. Наличие прозрачных створок необязательно, но желательно. Стекла облегчают поиск нужной папки и визуально облегчают конструкцию.
Документы учета и бухгалтерия
Счета-фактуры, акты, накладные и прочие бумажные носители, относящиеся к финансовой деятельности компании, складывают по реестрам и присваивают номер. Здесь требуется двойной учет: сначала документы разделяют по виду, а затем сортируют в хронологическом порядке.
Большие объемы бумаг уместно убрать в специальные картонные коробки, сопроводив нужной пометкой, или разложить по папкам, которые отлично встанут в пластиковые держатели. Поскольку все документы взаимосвязаны их рекомендуется складировать в одном месте, для этого подойдут офисные стеллажи для документов. Альтернативный вариант — широкий шкаф комбинированного типа, оборудованный открытыми полками и дверцами.
Документы по труду и заработной плате
Трудовые договоры, личные дела, приказы требуют особого хранения. Они содержат конфиденциальную персональную информацию, поэтому такие документы следует убрать в запирающийся шкаф с непрозрачными створками. Файлы, связанные с кадровыми делопроизводством, считаются личными данными. Предприятие отвечает за их сохранность и неразглашение.
Охрана труда
Правила внутреннего распорядка, программы инструктажей, журнал проверки знаний техники безопасности и прочие документы, без которых невозможно функционирование предприятия, хранят в специальных шкафах. Узкие модели смотрятся органично, они отлично становятся в углу и практически сливаются с обстановкой.
Документы предъявляются по первому требованию проверяющей организации, поэтому необходимо четко распределить их по полкам, чтобы избежать путаницы.
Документы учета кассовых операций
Кассовые и приходные ордера, кассовые книги и книги учета требуют продолжительного срока хранения. Для создания архива подойдут высокие и глубокие шкафы. Допустимо размещение папок в 2 ряда.
Отчетность
Налоговую, фондовую, бухгалтерскую и прочие виды отчетности подшивают по периодам (квартал или год). Бумажные массивы хранятся в широких и высоких шкафах. Створки лучше выбирать деревянные или из матового стекла. Они скрывают не эстетичные кипы бумаг.
Если приходится периодически ссылаться на отчетность при подготовке проектов, то лучше отдать предпочтение следующему варианту — верхняя часть оборудована стеклянными дверцами, нижняя — деревянными.
Сроки хранения
Документы, являющиеся частью деятельности компании, обладают разными сроками хранения.
В зависимости от продолжительности хранения выбирают разную мебель:
- Временное хранение (приказы, справки, переписка и т.д). Рекомендуются офисные тумбы, шкафы с открытыми полками, шкафы-колонны и стеллажи.
- Долговременное хранение (документы о принятии на работу, сертификаты, технические паспорта, отчеты, бухгалтерские балансы и т.д.). Подходят высокие 2-х створчатые шкафы, специальные тумбы и компактные шкафы для документов.
- Постоянное хранение (номенклатура дел и должностей, уставы и т.д). Используются высокие шкафы, оборудованные рядами полок. Допустимо разделение на верхнюю и нижнюю секции.