Не каждая организация начинает свою деятельность сразу же после регистрации. Иногда проходит несколько налоговых периодов, прежде чем организация начнет работать, принимать на работу сотрудников и соответственно заключать с ними трудовые договора.
Если у организации еще нет сотрудников, а руководитель — ее единственный учредитель, и с ним пока еще тоже не заключен трудовой договор, то это не значит, что отчеты в ПФР не будут содержать никаких данных.
В отчетах по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ руководитель компании должен фигурировать с даты регистрации организации в ПФР.
Эта обязанность прописана в письме Минтруда России № 17-4/10/В-1846 от 16.03.2018 г. : «В целях ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" застрахованными лицами признаются физические лица, состоящие с данной организацией в трудовых отношениях.
При этом согласно статье 16 ТК РФ трудовые отношения возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен .
Следовательно, организация, зарегистрированная в ПФР в качестве страхователя по ОПС, обязана представлять отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в отношении всех застрахованных лиц, состоящих с ней в трудовых отношениях, в том числе руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями), членами организации, собственниками имущества».
А вот форму СЗВ-ТД в этой ситуации сдавать не надо. На эту тему даны разъяснения в письме Минтруда № 14-2/В-293 от 24.03.2020 : «Учитывая, что сведения о трудовой деятельности формируются на всех зарегистрированных лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения, то сведения о трудовой деятельности в отношении единственных участников (учредителей), осуществляющих деятельность без заключения трудовых договоров, не представляются в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации».