Традиционно оптимизация бизнес-процессов была сосредоточена в производственном секторе как средство контроля затрат. Это гарантирует, что производственный процесс или его затраты не окажут влияния на прогнозируемый конечный результат. Но нет ничего, что ограничивало бы растущую производственную индустрию или любую другую отрасль от применения эффективного подхода к разработке оптимальной бизнес-моделей.
Общая концепция разработки оптимальных бизнес-процессов, заключается в управлении процессами, пошаговом улучшении этих процессов за счет сокращения трудозатрат, а не в попытках манипулировать трудовыми ресурсами и управлять ими. Если рассматривать каждый бизнес как совокупность бизнес-процессов, предназначенных для выполнения задач, создания ценности (для компании и клиента) с помощью эффективных методов управления офисом и менеджментом компании, то можно увидеть, как оптимизация бизнес-процессов применима практически к любому бизнесу.
Что такое оптимизация (совершенствование) бизнес-процессов
В большинстве случаев оптимизация (совершенствование) бизнес-процессов направлено не только на прогнозирование предстоящих расходов, но и на устранение существующих. Вместо того чтобы добавлять процессы или пытаться управлять существующими процессами, вы должны сначала сократить количество расходов. Это означает, что вы должны ориентироваться на время, труд и материалы, которые используются неэффективно или тратятся впустую.
Для производственных компаний это может быть сокращение материальных отклонений из-за найма слишком большого количества разработчиков или сверхурочной работы разработчиков на расширенных сервисах, которые не нужны. Некоторые компании разрабатывают более экономные процессы, чтобы лучше обслуживать своих клиентов и при этом сокращать расходы. Например, производитель оборудования улучшает параметры настройки своего продукта, чтобы привлечь еще больше клиентов. Вместо того чтобы создавать избыточные запасы, они делают продукты на заказ, что снижает накладные расходы, складские запасы и исключает необходимость в непрерывном производстве.
Цель оптимизации бизнес-процессов
Основной целью оптимизации бизнес-процессов является сокращение расходов. Такого рода затраты могут формироваться бесчисленными способами, учитывая, насколько разными могут быть виды бизнеса. Чтобы достичь сокращения расходов, бизнес должен поставить перед собой одну или несколько из следующих целей:
Улучшение качества
Качество ваших товаров или услуг напрямую влияет на вашу способность соответствовать или превосходить потребности клиентов. Допустим, продукт, который вы продаете, имеет детали, которые могут быть получены от 3-х различных поставщиков. Стоимость варьируется в зависимости от качества поставляемой детали. Самый дешевый вариант может сэкономить вам сотни тысяч рублей каждый месяц, но более подвержен дефектам. В то время как вы экономите во время производства, вероятность больших дефектов будет влиять на качество обслуживания клиентов. Это приводит к плохим отзывам, негативному пиару и снижению прибыли. Иногда дешево не так уж и дешево. Совершенствование бизнес-процессов позволяет вам сосредоточиться на качестве на первом этапе производственного цикла. Это сокращает затраты на ваш продукт в долгосрочной перспективе и увеличивает ценность ваших клиентов. Кроме того, повышение качества продукции снижает необходимость частых проверок качества. Вы можете вложить эти человеко-часы в обслуживание клиентов или соответственно сократить свою рабочую силу.
Сокращение расходов
Компании, как правило, учитывают расходы и деятельность, на каждом этапе производственного процесса распределяя их на накладные расходы, которые включаются в цену при реализации товара / услуг. Нет ни одного клиента, который хотел бы платить за расточительство вашей организации и неспособность контролировать расходы. Таким образом, важным шагом в создании эффективных бизнес-процессов является устранение расточительной деятельности, которая отнимает время и ресурсы, но не приносит никакой ценности ни вам, ни клиенту.
Сокращение времени
Время производства / оказания услуг - это промежутки между этапами процесса или количество времени, которое требуется для выполнения ряда задач. Время выполнения заказа - это одна из самых больших областей расходов в компании, которую можно и нужно контролировать с помощью оптимизации (совершенствования) бизнес-процессов. Длительное время выполнения заказа может «подорвать» ваш бизнес, прервав критические процессы. Рассмотрим несколько примеров связанных с проблемами из-за несвоевременного выполнения заказов, с которыми сталкиваются компании:
- Количество времени, необходимое для получения или отправки платежа после получения заказа на продажу или заказа на покупку;
- Время выполнения работ по превращению сырья в готовый продукт;
- Время запуска, от точки к точке, как только продукт или услуга готовы к реализации;
- Время выполнения маркетинговой кампании с точки зрения идеи.
Снижение общих затрат
Ваши общие затраты складываются из прямых и косвенных затрат на доставку вашего продукта клиентам или продажу и предоставление ваших услуг клиентам. Здесь никогда не бывает постоянных издержек, и эти издержки могут, и будут колебаться. Из-за этих колебаний вам приходится постоянно балансировать цены вашего продукта/услуги с операционными расходами. Поиск способов снижения затрат с помощью оптимизации производственных процессов может помочь вам сохранить долю рынка и предотвратить сокращение прибыли.
Ключевые области обращения с расходами
Расходы - это все, что не представляет никакой ценности для клиента, не вносит никакого вклада в ваш конечный результат, но имеет стоимость. Они существуют на каждом уровне вашей компании, в каждом отделе и практически в каждой деятельности, которая имеет место. Когда вы сможете перевести свои команды от менталитета «вот как мы это делаем», вы сможете начать разрабатывать оптимальные бизнес-процессы, выявляя и устраняя ключевые области расходов.
Конечная цель оптимизации бизнес-процессов – полное сокращение расходов. И хотя этого практически невозможно достичь, это все равно должно быть конечной целью. Вот наиболее распространенные типы расходов в бизнесе, независимо от сектора или отрасли.
Запасы
Для предприятий, основанным видом деятельности которых является выпуск продукции, запасы могут быть огромными расходами. Это особенно актуально в пищевой промышленности, где срок годности продуктов может истечь. Любые запасы, которые непосредственно не требуются для выполнения заказов клиентов, следует рассматривать как потенциальные расходы. Изучите свои запасы по данным отчетов о продажах, чтобы свести их к абсолютному минимуму. Перезагрузите производственные процессы, чтобы вы производили только те товары, которые необходимы для удовлетворения краткосрочных продаж. Если вы не в состоянии сделать это, то трансформируйте свой производственный процесс так, чтобы вы производили продукцию на основе потребительского спроса, а не поддерживали накладные расходы за счет избыточных остатках на складах.
Перепроизводство
Производство – напрямую связано с вашими запасами. Как правило, компании загружают сотрудников так, чтобы их время на производстве было максимально загружено, что приводит к увеличению товарных остатков на складах. Сокращение производства, лучший способ, чтобы сократить часы работы и сократить сотрудников, в то время, когда производственные мощности не загружены, а продажи не соответствуют бизнес-планам. Многоступенчатые процессы в производстве с оптимальным дозированием соответствующим сокращению рабочего времени могут помочь сократить сверхнормативное производство, которое не дает требуемой отдачи.
Логистика
Задумайтесь, сколько затрат уходит на перемещение чего-то, будь то продукт или данные. Для производства товаров сырье или материалы постоянно перемещаются с одного объекта на другой, несмотря на то, что они могут находиться в течение длительного периода. Во многих случаях они постоянно перемещаются по одному и тому же объекту, чтобы освободить место для перемещения дополнительных запасов.
Продукты направляются дальше, чем это необходимо, а транспортировка для подачи, складирования, укладки и перемещения продолжает съедать затраты на рабочую силу и топливо. Иногда эта транспортировка не разрешена, и сотрудники перемещают продукт случайным образом. Это требует дополнительных затрат, когда сотрудникам компании приходится тратить дополнительное время на поиск оригинальных продуктов, которые никогда не должны были быть перемещены.
Для офисов, использующих несколько систем без интеграции бизнес-процессов, возникает огромное количество расходов, когда одни и те же данные приходится вводить несколько раз на разных платформах. Интегрированные программные приложения, автоматизированные процессы и более экономные операции могут устранить большую часть этих расходов.
Простой
Время простоя происходит регулярно, часто как период вынужденного бездействия из-за остановленного или узкого места нисходящего процесса. Ожидание деталей и субкомпонентов, изменение заказов, сбитое оборудование, слишком частые проверки, изменения продукта, отсутствие заказов и многое другое - все это может привести к остановке производства. Отделы маркетинга, бухгалтерии и другие могут оказаться без работы, когда они застряли в ожидании обратной связи, одобрения или решений от руководства. Четко определенный, бизнес-процесс может устранить некоторые простои на производстве. В офисной среде процессы утверждения с уведомлениями могут гарантировать быстрое принятие решений и утверждение.
Построение оптимальных бизнес-процессов
Чтобы создать оптимальные бизнес-процессы, вам придется провести их аудит и реорганизовать. Эти процессы также должны быть более эффективными и помогать вам в достижении ваших целей. Прежде чем это произойдет, вы должны сократить количество расходов. Дорогостоящий процесс с большим количеством расходов можно упростить, но он все равно будет генерировать расходы. Если вы сначала устраните причину расходов, вы будете строить процессы вокруг оптимальной производительности ваших отделов и структурных подразделений.
ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ, ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (981)745-70-08 ИЛИ ЗАПОЛНИТЕ ФОРМУ НА САЙТЕ.
КОНСУЛЬТАЦИЯ — БЕСПЛАТНО!