В условиях пандемии коронавирусной инфекции в 2020 году многие организации нашей страны стали переводить своих специалистов на удаленный режим работы. Все это неизбежно привело к необходимости решения проблемы их взаимодействия в работе с документами. Если классическая система подразумевает создание бумажного документа, его печать, подписание, передача от одного лица другому лично, то цифровой документооборот все эту систему изменил в корне. В ПАО "Селигдар" именно внедрение современной системы "1С Документооборот" в период карантина не только позволило снять указанные проблемы, но и ощутимо повысило качество делопроизводства. Плюсы от этого очевидны, считает руководитель службы документационного обеспечения и контроля Малик Миннибаев (на фото). Он рассказал о некоторых нюансах и тонкостях работы с современной системой работы с документами редакции корпоративного портала.
- Первые шаги по внедрению системы электронного документооборота на базе 1С были нами сделаны еще в июле 2019 г. Тогда совместно с исполнителями от службы автоматизированной системы управления (АСУ) и связи производился сбор информации о существующей системе бумажного документооборота. Была проведена работа по структурированию видов документов, внедрены шаблоны, разработаны маршруты и т.д. В промышленную эксплуатацию систему ввели в начале марта 2020 г., как раз к началу карантина. Успели, и как показали дальнейшие события это было своевременно. Новая система позволила минимизировать личные контакты специалистов между собой в течение рабочего времени, - рассказывает М.Миннибаев.
- В целом проблемы по работе с системой "1С Документооборот", как правило, связаны с необходимостью постепенного перехода с неавтоматизированного бизнес-процесса на автоматизированный, а также перехода с бумажного документооборота на электронный. Безусловно, вопросов сначала было много, но наши пользователи постоянно учатся, и мы им помогаем. Система удобна тем, что позволяет хранить всю управленческую документацию в разрезе всех организаций, входящих в холдинг "Селигдар" в одном месте. Пользователям доступна вся история документа от ее создания до перемещения в архив. Кроме того, система позволяет ставить задачи по распорядительным документам и контролировать их своевременное исполнение. Однозначно, можно утверждать, что полный запуск системы электронного документооборота по всей группе компаний позволил повысить качество делопроизводства в целом. Сократилось время на обработку, поиск документов, максимально исключена потеря документов и т.д. Также отмечу, что повысилась исполнительская дисциплина за счет механизмов контроля поставленных задач, - дополнил Малик Миннибаев.
Служба документационного обеспечения и контроля ПАО "Селигдар" не стоит на месте, и продолжает развивать новую систему. В октябре 2020 года был запущен в опытно-промышленную эксплуатацию блок работы с бухгалтерскими документами. Он позволяет обрабатывать бухгалтерские документы, поступающие от контрагентов в электронном виде, исключив бумажные носители. Сейчас проверяется работа нового блока, выявляются недочеты, производится корректировка по собранным замечаниям.
К примеру, согласно статистике, за 2020 год только по якутской золотодобывающей группе в систему было загружено более 19 500 различных документов. Учитывая, что в ближайшей перспективе в электронную форму и дальше будет переводиться большая часть служебной документации ПАО «Селигдар», их количество увеличится в разы. Вместе с тем, от классической бумаги в документообороте, по крайней мере в России, еще долго обойтись не смогут.