Тайм-менеджмент, управление временем

Эффективнее работать и больше успевать собственнику бизнеса поможет тайм-менеджмент — управление временем . Это набор принципов и методов, которые позволяют лучше концентрироваться, минимизировать стресс, высвобождать больше времени на работу и быстрее достигать поставленных целей.

История возникновения тайм-менеджмента

Считается, что появлением тайм-менеджмента мы обязаны римскому философу Сенеке. Именно он 2 000 лет назад стал делить время на то, которое было проведено хорошо, плохо, а также то, что было утеряно в безделье.

Чтобы отслеживать качество проведённого времени, мыслитель описывал чуть ли не каждую минуту каждого проведённого часа, а раз в три месяца анализировал пометки и судил о полезности того или иного временного промежутка.

В XV веке в развитие понятия свой вклад внёс итальянский учёный Л. Б. Альберти. Каждое утро он:

• составлял список дел;
• отмерял время на выполнение каждого из них;
• располагал дела в порядке важности.

Интересно, что, по его мнению, сном, едой и отдыхом можно было пренебречь, а важными делами — нет.

В ХХ веке датский предприниматель К. Меллер продолжил традицию, выпустив так называемый тайм-менеджер — блокнот, ставший прототипом современного органайзера. Изделие было также призвано помогать управлять временем.

В разное время о тайм-менеджменте писали психологи, социологи и т. д.

Основные задачи тайм-менеджмента

Руководители, которые буквально болеют за свою компанию, часто берут на себя выполнение как важных, так и второстепенных задач, предпочитая не делегировать их. Когда количество этих задач стремительно увеличивается, всё начинает валиться из рук, поскольку непонятно, за что браться. Минимизировать возникновение таких ситуаций, прежде всего, и позволяет тайм-менеджмент.

Обратите внимание, что полностью исключить их возможно благодаря систематизации бизнеса, которая обеспечивает личную свободу владельца, но оставляет контроль в его руках.

Другие задачи:

• повышение продуктивности;
• более рациональное использование своих ресурсов (в первую очередь времени);
• выделение времени на отдых.

Виды тайм-менеджмента

• Персональный тайм-менеджмент. Он предусматривает работу человека над собой, преодоление своих страхов, достижение личных целей. Для этого рекомендуется правильно сформулировать эти цели, понять, какие действия приведут к ним, а затем организовать свой день или перестроить свою жизнь таким образом, чтобы как можно быстрее их достичь.
• Профессиональный. Сводится к повышению эффективности работы человека как профессионала. Для этого он может фокусироваться на своих трудовых задачах, развивать нужные ему профессиональные навыки и умения.
• Социальный. Фокусируется на межличностных отношениях, управлении временем нескольких специалистов. Чтобы сделать их работу успешнее, руководитель может осуществлять оптимизацию или реинжиниринг бизнес-процессов , налаживать коммуникацию внутри коллектива и т. д.

Но использование любого из этих видов становится возможным только после усвоения правил тайм-менеджмента.

Три главных правила тайм-менеджмента

Для эффективного управления временем важно следовать советам специалистов.

1. Правильно ставить цели

То есть понимать свою глобальную цель, а также более мелкие и конкретизированные, которые помогут к ней прийти. Для бизнеса целеполагание — особенно важный процесс, поскольку цель даёт вдохновение, повышает мотивацию персонала (главное, регулярно продвигать её в команде на общих собраниях). Другой момент, что целью не нужно ставить деньги (прибыль — это просто инструмент для скорейшего её достижения).

Обратите внимание, что истинная цель должна заключаться в пользе, которую может принести компания как можно большему количеству людей. Например, у компании «Apple» цель — сделать высокие технологии не такими пугающими для людей, не являющихся специалистами в сфере IT. А строительные компании могут ставить своей целью повышение комфорта жизни и работы людей.

2. Правильно расставлять приоритеты

То есть в первую очередь выполнять наиболее важные задачи, которые точно помогут добиться желаемого, а затем — второстепенные. Если при этом важные задачи — самые сложные или не самые интересные, быстрее справиться с ними поможет метод так называемого «поедания лягушки на завтрак». Он заключается в том, чтобы начинать с таких задач свой день, а после их выполнения с лёгкостью переходить к остальным. Это возможно как раз условии правильно расставленных приоритетов.

Ещё один важный момент — правильное целей, собственникам бизнеса и руководителям следует заниматься стратегическим, чтобы оставаться конкурентоспособным и быстрее достигать своих системного бизнеса избавления от рутины.

План — это чёткий маршрут к цели. Если человек нацелен на результат, обстоятельства будут ему способствовать, тем более что план, по сути, представляет набор задач, которые помогут прийти к цели.

Обратите внимание, что для подразделений нужно составлять планы на неделю, месяц, год. Сотрудникам желательно составлять планы на день, на неделю. Другое дело, что это возможно только при чётком видении своих целей, понимании своего ценного конечного продукта . Отслеживать успехи позволят статистики.

Основные методики расстановки приоритетов, планирования и организации работы

Предлагаем простые способы управления временем, или тайм-менеджмента .

1. АВС-планирование

Метод основывается на распределении задач на классы по степени важности:

• Класс А: сюда следует отнести наиболее важные, от которых напрямую зависит достижение цели.
• Класс В: важные, но их вклад меньше по сравнению с предыдущими.
• Класс С: меньше всего влияют на достижение цели, но составляют большую часть от общего количества задач. По сути, это рутина, которую собственник бизнеса должен уметь делегировать, не теряя при этом контроля над ситуацией.

Для использования этого метода следует составить список задач, а затем проанализировать их, правильно определив важность каждой.

2. Закон Парето, или принцип 80/20

Вильфредо Парето был экономистом и социологом, отметившим, что 80% богатств страны контролируется 20% населения. Позже такая закономерность была замечена и во всех социально-экономических процессах. На основе этой закономерности он вывел технику, иллюстрирующую, что 80% результата можно получить засчёт 20% вложенных средств (усилий, времени).

В бизнесе, например, 80% прибыли часто обеспечивают 20% клиентов или 20% всего ассортимента, а, соответственно, 80% усилий позволяют получить всего 20% объёма продаж. В жизни 20% прочитанных книг дают 80% полезного опыта и пр.

В тайм-менеджменте принцип Парето следует использовать при составлении плана, расстановке приоритетов.

3. Хронометраж

Методика, которая предполагает чёткое отслеживание времени. При её реализации записывается каждая выполняемая задача, даже примитивная (проверка почты, утренние процедуры, перерыв на кофе), и фиксируется время, которое было на неё потрачено. В конце недели записи анализируются, а «пожиратели» времени, если они были установлены, устраняются.

При регулярном использовании техники вырабатывается чувство времени, благодаря которому человек может сам управлять своей производительностью.

4. Другие методы

Также рассмотрите и другие техники управления временем.

• Составление списка задач. Эта методика предусматривает планирование и чёткое следование списку задач.
• Метод «Помидора», в рамках которого работа чередуется с перерывом (25 минут нужно трудиться, а 5 минут — отдыхать). После четырёх заходов делается один длинный перерыв на 20 минут. Вариант помогает тем людям, которые постоянно отвлекаются и из-за этого не могут завершить важные задачи.
• Метод «Салями». Предусматривает разделение сложных дел на более простые. Это позволяет структурировать работу и постепенно прийти к своей цели.
• Принцип 60/40. Сводится к тому, чтобы планировать свою работу на 60% времени, оставляя 40% времени свободным на случай появления важных и непредвиденных задач.
• Техника «10 минут». Заключается в ежедневном выделении 10 минут на какое-то важное для личностного роста дело. Например, обучение иностранному языку или получению новых навыков. При условии регулярности уже через короткое время можно будет заметить первые успехи.

Мифы об управлении временем

Многие люди до сих пор не практикуют тайм-менеджмент из-за заблуждений, связанных с ним.

1. Люди верят, что система слишком сложна и заставляет работать на износ

На деле она лишь помогает повысить продуктивность своей работы за определённый период времени. То есть человек начинает успевать больше, следовательно, у него появляется и больше времени для отдыха.

1. Тайм-менеджмент не подойдёт креативным, творческим людям

У людей творческих профессий также есть свои обязанности, сроки, которые они должны соблюдать. И организация своего времени очень помогает в этом. Другое дело, что необходимо перепробовать разные методы и техники, чтобы найти наиболее оптимальную для себя. Но такой подход должны применять все люди.

1. Тайм-менеджмент даёт мгновенные результаты

К сожалению, не всегда. Привычка управлять временем вырабатывается не сразу, тем более что зачастую, чтобы она прижилась, нужно перестроить привычный образ жизни.

Обзор литературы, приложений, тренингов по тайм-менеджменту и повышению личной эффективности

Посмотрите следующие книги, которые помогут эффективнее управлять временем:

• Б. Трейси. «Тайм-менеджмент». В ней специалист в области психологии успеха объясняет, как ставить задачи, анализировать их, выделяя главные, как не отвлекаться от работы и т. д.
• М. Дорофеев. «Джедайские техники». В ней автор рассматривает причину непродуктивности как следствие работы мозга и говорит, что, если учесть определённые особенности мышления, можно добиться успеха в планировании и следовании своему плану.
• Тайнан. «Супермен по привычке». Книга учит формировать и закреплять полезные привычки, чтобы планомерно двигаться к своей цели.

Среди приложений, полезных для тайм-менеджмента, можно выделить:

• Todoist — позволяет расставлять задачи по приоритетности, разбивать их на подзадачи;
• RescueTime — программное обеспечение, которое помогает отслеживать время, проведённое на разных сайтах, в разных приложениях и пр.;
• Trello — удобный планировщик задач, который подойдёт для работы в компаниях с проектной структурой управления .

Также можно искать тренинги, семинары по управлению временем, но, как показывает наша практика, а также практика владельцев бизнеса, которые являются участниками программы «Business Booster», эффективнее всего в достижении целей помогает систематизация бизнеса. Она позволяет грамотно делегировать задачи, высвободив время на разработку стратегии и эффективное управление, а также оптимизировать бизнес-процессы и существенно повысить свой доход.

Подписывайтесь на канал и будьте всегда в курсе о выходе новых статей!