После сдачи годового отчета бухгалтерам и кадровикам придется поработать с документами и определить какие из них сдать в архив , а какие уничтожить , но только после составления акта . Срок хранения кадровых документов регламентируется законодательством (ч.1 ст.29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ “ О бухгалтерском учете” , такие документы хранить нужно не менее 5 лет после отчетного периода.
Срок хранения зарплатных документов определяет Перечень,утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Давайте рассмотрим сроки хранения для конкретных документов:
- приказы об оплате труда и движении работников , об изменениях квалификации - 50 лет если дата издания 2003 г и позднее;
и 75 лет если дата издания до 2003г
- уведомления - 3 года
- приказы о работе в выходные дни и тп - не более 5 лет
- заявления о выборе способа ведения трудовой книжки - не менее 50 лет
- табель учета рабочего времени - 5 лет
- расчетные листки , если есть лицивые счета - 6 лет
- штатное расписание - постоянно
- приказы о направлении работника в командировку с вредными условиями труда - 50 лет если дата издания 2003 г и позднее;
и 75 лет если дата издания до 2003г-
- остальные приказы о направлении в командировку без вредных условий - 5 лет
- отчеты по командировкам - 5 лет
- книги журнала регистрации командировок - 1 год
- график отпусков - 3 года
- приказы о предоставлении отпуска работникам с вредными ,опасными условиями труда - 50 лет если дата издания 2003 г и позднее;
и 75 лет если дата издания до 2003г
- приказы на отпуск по уходу за ребенком - 50 лет если дата издания 2003 г и позднее;
и 75 лет если дата издания до 2003г
- остальные (приказы на ежегодный очередной отпуск ,учебный отпуск) - - 5 лет
- все документы по СОУТ - 45 без вредных условий и с вредными условиями 50 лет если дата издания 2003 г и позднее;
и 75 лет если дата издания до 2003г
- листки нетрудоспособности - 5 лет
- книги и журналы регистрации боллистов - 5 лет
- приказы о дисциплинарных взысканиях , приказы о замечаниях и выговорах - 3 года
- приказы об увольнении(когда увольнение как взыскание) - 50 лет если дата издания 2003 г и позднее;
и 75 лет если дата издания до 2003г
- положения об оплате труда - постоянно
- положение о премировании - постоянно
- уведомление и предупреждения - 3 года
- заявления работников о выдаче документов - 1год
- договор о полной материальной ответственности - 5 лет после увольнения или смены материально ответственного лица
- коллективный договор - постоянно
- Положения о работе с персональными данными - постоянно
Документы со сроком хранения - постоянно , хранятся только в государственном архиве ,если у компании нет договора с архивом , то их срок хранения будет 10 лет.
Хранить документы необходимо в архиве,можно организовать свой архив но нужно выполнять требования приказа Минкультуры № 526 от 31.03.2015 и ещё можно заключить договор с госархивом или частным архивом и передать им документы.