Тайм-менеджмент — это наука о том, как нужно распоряжаться временем, чтобы добиться максимальной продуктивности.
Всем нам хочется извлечь из каждых суток, — в которых (о, ужас!) лишь 24 часа, — все, что только возможно. Однако счастливчиков, ухитряющихся добыть чуть больше радости и пользы, чем все остальные, не так уж много!
Как преуспеть в распределении собственного времени? Нужно всего лишь научиться рачительно тратить отпущенные минуты.
Вот 26 рекомендаций, которые научат вас строить разумные планы на день и с успехом их выполнять!
1. Проведите аудит времени.
Разберитесь, на что в течение дня уходят драгоценные минуты. Как правило, между субъективными представлениями об этом и реальностью нет ничего общего. Поставьте одно из многочисленных приложений и тщательно регистрируйте любую свою активность в течение недели. Затем загрузите отчеты и определите все направления, в которых стоит поработать.
2. Определяйте желаемые результаты любых встреч еще до их начала.
Если четко обозначить цель, на разговоры и обсуждения уйдет меньше времени, а значит, можно будет быстрее вернуться к работе.
3. Ограничивайте время, которое можно потратить на то или иное задание.
Вернитесь к отчетам и выделите дела, на которые ушло больше времени, чем ожидалось. В следующий раз поставьте четкие границы — это поможет сосредоточиться и потрудиться более продуктивно. Если кардинально ситуацию улучшить не удалось, избавьтесь от мелких незапланированных перерывов.
4. Составляйте планы на неделю по воскресеньям.
Жесткое расписание позволит сразу сконцентрироваться на приоритетах, избежав затяжного перехода от ленивых выходных к рабочему ритму. И не забывайте, что уровень энергии постоянно колеблется. Понедельники подходят для не слишком важных дел. Под креативные и сложные задания лучше резервировать вторники и среды. Четверги идеальны для совещаний, а пятницы — для планирования и поддержания полезных связей.
5. Составляйте планы на день.
На сочинение списка дел можно потратить утром не более получаса. При этом пункты плана стоит формулировать в духе «упал-отжался» — словно вы уже все сделали. Это поднимет мотивацию.
6. Добавьте список «выполнено».
Иногда неотложные дела возникают буквально сами собой. Их стоит заносить в отдельный перечень — тогда в конце дня вы получите больше поводов для гордости собой.
По воскресеньям просматривайте записи заканчивающейся недели и хвалите себя. Так вы подтянете уверенность в себе, да и составлять расписание на следующий период станет легче.
7. Начинайте утро с самых важных и сложных дел.
Многим первый час на работе кажется наиболее продуктивным — так воспользуйтесь этим! Как ни странно, пока мозг окончательно не проснулся, концентрироваться проще — в такие моменты разум еще не отвлекается на размышления об остальных делах.
8. Прочь отвлекающие факторы!
Используйте на компьютере режим «не беспокоить», сосредотачивайте все свое внимание на одном мониторе и старайтесь не открывать больше одной вкладки (по возможности, разумеется). Иногда еще полезно уходить в режим оффлайн, но это уже совсем жесткий вариант.
9. Не беритесь за все сразу.
Миф о многозадачности ученые недавно развенчали: заниматься десятью делами одновременно без потери качества все-таки невозможно.
10. Не ждите музу — творите прямо сейчас.
Не позволяйте своим чувствам и мыслям управлять вашей работоспособностью. Примите их и идите дальше — беритесь за дела, даже если не уверены в результате. Аппетит придет во время еды.
11. Не гонитесь за идеалом.
Чтобы расти над собой, нужно совершать ошибки и учиться на них. Относитесь к каждому делу, как к эксперименту — цените результаты, какими бы они ни были.
12. Не зацикливайтесь на мелочах.
Сосредоточьтесь на общей картине, не обращая внимания на незначительные детали. В списке дел должны быть только самые важные моменты, второстепенности можно опустить.
13. Не отказывайтесь от перерывов.
Человеческий мозг способен сосредоточенно работать не более 90 минут подряд. Чтобы не выгореть и сохранить производительность на весь день, старайтесь отдыхать хотя бы раз в полтора часа.
14. Используйте периоды ожидание на полную катушку.
Все мы стоим в очередях, на остановках, сидим в приемных врачей и на вокзалах. Такие моменты подойдут для ответов на письма и пропущенные звонки, выполнения упражнений, медитации, чтения или прослушивания подкастов. Просто не позволяйте «очередям» заставать себя врасплох!
15. Сортируйте почту.
Если ящик входящих не разбит на папки, времени на работу с почтой уходит гораздо больше. Кроме того, есть и другие трюки: важные послания, не требующие немедленной реакции, можно заархивировать; фильтры способны самостоятельно расставлять ярлыки, ориентируясь на адрес отправителя или ключевые слова; существенно ускорить процесс позволяют шаблоны и стандартные ответы.
16. Нагружайте другое полушарие.
Найдите хобби, которое затронет части мозга, не использующиеся в работе. Такой выход из зоны комфорта резко повышает скорость и креативность решения задач.
17. Физкультура должна быть регулярной.
Упражнения помогают избавиться от стресса. При этом короткие занятия могут приносить не меньше пользы, чем длительные. Так что выделяйте время на тренировки хотя бы через день.
18. Высыпайтесь.
Как выяснили ученые, попытки сократить время сна ради увеличения фазы активности не дают положительных результатов. Усталые люди больше прокрастинируют и легче отвлекаются. Поэтому дарите своим мозгам хотя бы 8 часов на отдых каждый день.
19. Пользуйтесь ежедневником.
Он годится для составления графика встреч, отслеживания дедлайнов, выделения времени на кропотливую работу и т. д. Возьмите, наконец, на себя ответственность за бесценные минуты.
20. Оставляйте время на отдых.
Систематически выбирайтесь из круговорота, проводите несколько минут в тишине и отключайте «рабочую словомешалку». Это на удивление положительно отражается на творческой стороне труда. После «перекура» вы посмотрите на все свежим взглядом и наверняка выдадите несколько новых идей.
21. Учитесь говорить «нет».
Время бесценно, поэтому не стоит тратить его на лишних людей и проекты, не приближающие вас к цели. Чтобы выиграть минутку для обдумывания поступающих приглашений и предложений, начните отвечать простой фразой: «Я сверюсь со своим расписанием, и дам вам ответ чуть позже».
22. Приходите пораньше.
Поступайте так же и с дедлайнами: планируйте завершить работу за день до финального срока.
23. Не отвечайте на телефон только из-за того, что он звонит.
Не стоит автоматически реагировать на письма сразу после получения. Занимайтесь ими — как и звонками — в свободное время, а не в процессе работы над сложными и кропотливыми заданиями.
24. Вырабатывайте полезные привычки.
Составьте удобное расписание, которого вы сможете придерживаться достаточно долго (не меньше месяца). За это время сознательно внедренные правила превратятся в привычки, и вы незаметно для себя обретете настрой на высокую производительность.
25. И параллельно избавляйтесь от вредных.
Рецепт тот же: хороший план на длительный период, который поможет постепенно изжить все недостатки.
26. Наслаждайтесь жизнью.
Не переживайте, если вам не удается вычеркнуть все пункты из списка дел. Работайте размеренно и не сбивайтесь с привычного ритма. Спешка снижает качество и служит источником стресса.
Получайте удовольствие от жизни, соблюдая баланс между работой и остальными аспектами существования. Сегодняшний ударный труд через силу определенно не стоит завтрашнего выгорания.
Итак, за дело! Ищите удобное приложение для недельного аудита собственного времени и начинайте бороться с прокрастинацией и неразумным распределением времени. Буду рада, если поделитесь своими результатами в комментариях!
И еще материал в тему: