Ювелирный завод «КАРАТ» усовершенствовал систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Система помогла автоматизировать процесс согласования договорной документации, взять под контроль исполнение поручений, оптимизировать оперативный обмен документацией между разрозненными подразделениями. В результате производственные издержки снизились почти вполовину, существенно сократилось время подготовки отчетности, снизилась частота возникновения ошибок при формировании отчетов, сократилось время на поддержание бумажного документооборота, повысилось удобство и качество работы персонала.
Белгородский ювелирный завод «КАРАТ» — один из крупнейших производителей ювелирных украшений в России. БЮЗ осуществляет полный цикл производства и продажи ювелирных украшений: создание дизайна украшений, производство ювелирных украшений, контроль качества, реализация товара через собственные фирменные магазины, через партнеров по Российской Федерации и ближнему Зарубежью. В компании работает 374 человека.
Цели и задачи
Цели проекта:
- сократить сроки согласования договорной документации;
- сократить трудозатраты подразделений.
Задача проекта: внедрить и усовершенствовать «1С:Документооборот 8 КОРП» под нужды ювелирного производства.
Ситуация до старта проекта
В 2020 году в связи с реорганизацией предприятия в форме слияния и обновления бренда под торговым наименованием «SVETLOV» появилась потребность в усовершенствовании систему документооборота, так как текущая не справлялась с новыми бизнес-процессами.
Архитектура решения и масштаб проекта
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП», используется клиент-серверный вариант работы.
После предварительного сбора информации и анализа требований заказчика к автоматизированной системе, были разработаны:
- Единая система учета и хранения документов.
- Более 100 шаблонов документов и автозаполнение реквизитами контрагентов.
- Индивидуальные виды отчетов по закупкам драгметаллов и драгоценных камней.
- Разграничение по правам доступа.
- Оперативный поиск по документации.
- Обмен между «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием».
Отдельное внимание было уделено процессам согласования документов. Из них можно выделить:
- Согласование договора поставки по каждому филиалу.
- Согласование договора комиссии по каждому филиалу.
- Согласование договора купли-продажи по каждому филиалу.
- Маршруты согласования приказов отделов хозяйственной деятельности.
- Согласование документов реализации в зависимости от области реализации.
Особенности и уникальность проекта
Основной задачей на момент реализации проекта было наладить единые маршруты обработки документов, так как основным требованием заказчика стало разработать удобную систему согласования документов как между внутренними отделами, так и между удаленными филиалами.
Отдельное внимание было уделено разработке уникальных маршрутов согласования документов в соответствии с регламентом ювелирного производства:
- Согласование договора купли-продажи драгоценных камней.
- Согласование договора купли-продажи драгоценных металлов.
Результаты проекта
В результате внедрения системы:
- сократилось время на поддержание бумажного документооборота;
- повысилось удобство и качество работы персонала;
- снизилась частота возникновения ошибок при формировании отчетов;
- ускорился процесс согласования документов;
- появилась возможность оперативно находить интересующие документы.
Наталья Сапранова, руководитель службы операционного учета ООО БЮЗ «АРТ-КАРАТ»:
Внедрение решения на базе «1С:Документооборот» позволило повысить исполнительность сотрудников за счет системы контроля задач по всем бизнес-процессам и в разы ускорило процессы согласования документации. Мы полностью удовлетворены работой специалистов и планируем продолжать сотрудничество с компанией «БИГ».