🔥Тайм-менеджмент для руководителя: как не утонуть в делах

Рассказываем, как всё успевать

GIF by Oksana Kurmaz Art&Animation

Правильно распределяя время, можно выделиться на фоне конкурентов. Это поможет вести несколько проектов или направлений, не загнав себя как ломовую лошадь.

Что это и как это работает

Тайм-менеджмент — это технология правильного и эффективного использования времени. Наверняка с каждым была такая ситуация: отвлекаешься весь день от работы, чтобы проверить почту, ответить на уведомления в рабочих чатах или присоединиться на внезапный созвон с коллегами.

В итоге под конец дня чувствуете себя уставшими, хотя почти ничего не сделали. Тайм-менеджмент поможет сделать так, чтобы это больше не повторялось. Но чудес не будет, предстоит много работы над собой:

• проанализировать свою работу
• научиться отделять важные задачи от второстепенных
• поддерживать баланс — чередовать работу и отдых

5 элементов тайм-менеджмента, без которых всё пойдёт прахом

Целеполагание. Финансовые цели необходимо ставить, чётко зная, сколько и когда вы хотите заработать. При этом цели формируются исходя из текущих условий и факторов бизнеса, то есть они должны быть выполнимыми и реалистичными. Без ясной цели вы рискуете погрязнуть в маловажных делах и распыляться на второстепенные задачи.

Планирование . Разбивайте большие задачи на небольшие подзадачи, и отводите отдельное время на каждую. Не планируйте по 20 задач на день, достаточно одной-трёх. Начинайте день с важных и срочных задач. Закрыв их в первой половине дня, вы сразу получите ощутимый результат и удовлетворение от работы на весь оставшийся день.

Определите, когда вы наиболее и наименее продуктивные. Например, если пик вашей работоспособности приходится на первую половину, не тратьте утро на мелкие задачки.

Используйте тайм-менеджмент не только для работы, но и для профессионального роста. Включите в план время для изучения статей и информационных выжимок из бизнес-литературы, посещайте семинары и бизнес-мероприятия.

Делегирование. Не бойтесь передавать полномочия. Задача руководителя — работать с глобальными вопросами и стратегиями развития. Рутинные и мелкие задачи отдавайте подчинённым.

Научитесь говорите «нет», в том числе и самому себе, когда внезапно появилось дело, которое не вписывается в текущий график. Срочное не означает важное, постоянно возникающие сиюминутные проблемы «съедают» рабочее время.

Отдых. Дисциплинированность в следовании графику поддерживается и в перерывах. Запланируйте заранее себе время для отдыха и не отвлекайтесь лишний раз в рабочее время. Этим вы избавите себя от стресса и срывов намеченного плана.

Анализ . Задачи не должны просто исчезать после выполнения. Отмечайте их как выполненные и оставляйте для дальнейшего обдумывания. Во-первых, вы видите объём выполненной работы, а во-вторых, это поможет скорректировать дальнейшие планы. Награждайте себя за успехи. Это поможет не сбиться с пути.

Советы, как вести рабочие дела

Записывайте задачи и сроки. Заведите электронный или бумажный ежедневник. Вносите туда задачи и указывайте время, когда их нужно выполнить. Так вам не придётся держать кучу дел в голове.

Заведите ритуал, чтобы переключаться в рабочий режим. Даже чашка кофе из автомата подойдёт для этого. Со временем вы сможете «на автомате» включаться в работу, выпив кофе или проверив почту.

Закладывайте время на планирование. Подходите к этому вопросу как к одному из дел в вашем расписании, не оставляйте это на самотёк. Так вы точно не забудете внести какую-то задачу в график на следующую неделю.

Создайте среду для эффективной работы для своих подчинённых. Ставьте понятные задачи и давайте чёткие сроки. Работнику нужно понимать, как правильно распределить время, чтобы завершить проект вовремя.

🤩 Автоматизировать продажи в RetailCRM →

Как планировать время и не перегореть: чек-лист

1. Ставьте конкретные цели: укажите результат в цифрах и через какой срок вы хотите его достичь.
2. Планируйте спринтами — ставьте не более трёх больших целей на два месяца.
3. Разбивайте цели на задачи и подзадачи и отводите отдельное время на каждую.
4. Не держите всё в голове: записывайте задачи и их сроки.
5. Говорите «нет» второстепенным делам: освобождайте время и силы для главного.
6. Посвятите первые три часа рабочего дня приоритетным задачам.
7. Подготовьте всё необходимое для первого шага, чтобы его было просто сделать.
8. Создайте продуктивное пространство, в котором легче настроиться на работу и не отвлекаться.
9. Заранее планируйте время отдыха. Помните, что цели и планы бесполезны, если нет сил на их выполнение.
10. Делегируйте второстепенные задачи.
11. Планируйте отдельное время для самообучения и развития.
12. Подводите итоги в конце недели и планируйте дела на следующую.
13. Оцените результаты спринта и наградите себя и сотрудников.

Многозадачность — это миф. Делать несколько дел одновременно невозможно. Обязательно что-то упустите или не успеете. Это путь к выгоранию. Планирование и расстановка приоритетов — единственный способ вести несколько проектов или руководить разными направлениями.