Когда штат компании достигает определенного уровня руководителям и директору сложно оценить работу каждого сотрудника. Когда сотрудников немного, скажем - 15, ты знаешь каждого по имени примерно можешь оценить их работу и компетенции.
Что делать, когда компания выросла в количестве но в качестве отстает?
Что такое 9 box matrix
Это инструмент управления талантами сотрудников и кадрового резерва.
В основе метода заложено ранжирование сотрудников по девяти боксам (группам) в зависимости от их производительности и потенциала. Есть мнение, что основой матрицы стал инструмент Mckinsey Consulting для анализа привлекательности портфеля продуктов или бизнес-единиц с целью определения будущих инвестиций.
При оценке производительности сотрудников, руководители часто обращают внимание на то:
1. Как они работают сейчас
2. Как они, вероятно всего, будут работать в дальнейшем
Как построить матрицу
Для начала, нам нужно создать оси X и Y
Ось X — Оценка производительности
Девять блоков матрицы формируются показателями производительности: низкая, средняя и высокая.
Пример:
- Низкая производительность — сотрудник не соответствует требованиям и не выполняет поставленные задачи.
- Умеренная производительность — сотрудник частично соответствует требованиям и частично выполняет обязанности.
- Высокая производительность — сотрудник полностью соответствует требованиям своей работы и успешно выполняет большинство своих задач.
Матрица свободна привязываться к любой системе оценки KPI или ОКР.
Ось Y — Оценка потенциала
Другая ось матрицы — потенциал.
- Низкий потенциал, работает с максимальным приложением усилий. Сотрудник работает на пределе возможностей, улучшений не ожидается, так как нет резерва на рост производительности или из-за отсутствия мотивации.
- Умеренный потенциал, развивается на рабочем месте. Сотрудник имеет потенциал для дальнейшего развития в рамках своей текущей должности. С точки зрения производительности, и с точки зрения опыта.
- Высокий потенциал, есть ресурсы для развития. Сотрудник эффективно справляется со своей работой и мотивирован на развитие.
XY — Собираем все вместе.
После совмещения очей сотрудники попадают в один из боксов, и для каждого из них есть свои инструменты управления.
Ошибка подбора
Возможно, сотрудник не отрицает важность демонстрации оцениваемых компетенций, но по какой-то причине не демонстрирует их и, как следствие, не достигает ожидаемых результатов работы. Возможно, его уровень мотивации не позволяет ему быть эффективным на текущем месте работы. В таком случае целесообразно прояснить мотивацию сотрудника, возможно, он будет более эффективен, если ему поручат иной функционал, на другой позиции. Но с большей вероятностью, это сотрудники, которые планируют покинуть компанию
Что делать с ошибкой подбора?
- Провести с каждым из них разговор, о том, какие есть препятствия в работе, не позволяющие им работать эффективней. Если таких сотрудников много, то можно оценить 13-15% из них и это даст общее понимание основных сложностей.
- Пересмотреть их роли в компании, возможно, они находятся не на своем месте, и стоит им подобрать другую, более подходящую должность.
- Провести обучение их руководителей, чтобы они могли лучше определять потенциал сотрудников и давали бы им задания, соответствующие их возможностям.
Знак вопроса и эффективный сотрудник
Следующий сегмент в матрице это сотрудники со средним потенциалом/низкой эффективностью и низким потенциалом/средней эффективностью.
Эффективный сотрудник сотрудники в данной категории работают хорошо, но обладают низким потенциалом, что делает бессмысленным инвестирование в их развитие. Составление подробных индивидуальных планов развития, где главным будет — их возможность развиваться самостоятельно, сведя до минимума затраты на стороннее обучение (вне организации), все что требует дополнительных затрат будет являться лучшим решением для них. Создать подробный план будет показывать им их точки развития и даёте возможность поработать над этим. Этому сегменту нужен в доп. контроль, вы должны внимательно смотреть, куда из неё попадут люди. Они могут поднять свой потенциал или производительность. А могут остаться на месте или снизить уровень производительности, тогда стоит максимально сократить расходы на их развитие.
Знак вопроса — попавшие в этот бокс сотрудники, нуждаются в особом внимании, они могут переместиться как в сегмент основа компании и продолжить свое развитие, так и в ошибка подбора. На результаты, демонстрируемые сотрудником, могут влиять как его мотивация, так и нехватка опыта и знаний для демонстрации эффективной работы на текущей позиции. Стоит прояснить причины, повлиявшие на результаты работы сотрудника и, в случае необходимости, разработать для него индивидуальный план развития либо дать ему возможность переместится на более подходящую для него позицию.
Возможные причины:
- новый сотрудник,
- ошибки адаптации,
- непонимание целей.
Самым лучшим решением будет закрепить за ними наставника (более опытного сотрудника). Люди в этом боксе также требуют контроля, и если через год они не перешли в более высокую категорию, то вам стоит перестать их развивать.
Что делать с людьми в данных боксах?
1. Определите, каких компетенций им не хватает, составить подробный план развития, четко описав желаемое поведение.
2. Сотрудники должны знать, что от них ждут, можно задать для них цели через OKR.
3. Включите в план развития ежемесячные встречи с наставником или руководителем. Важно следить за прогрессом. Это поможет вам позже принять управленческое решение, а сотрудник выиграет от структурированной обратной связи.
4. Если сотрудники не показывают улучшений в течение 6-12 месяцев, то сокращайте расходы на развитие и, возможно, вам стоит подумать о поиске замены.
Рабочая лошадь и новичок
Рабочая лошадь — опытные сотрудники, работающие на своих позициях значительное количество времени. За время работы они смогли развить свои профессиональные компетенции, требующиеся для работы на текущей позиции, до максимального уровня. Они настолько хорошо знают свой участок работы, что с легкостью могут выполнять или перевыполнять план работы. Их все устраивает в текущей ситуации, они на своем месте и не готовы никуда двигаться. Они приносят очевидные результаты вашему бизнесу. На них можно опереться, но не ждите от них "прорыва". Однако, следует учитывать, что рано или поздно автоматизация бизнеса потребует, чтобы они выросли, но они не смогут.
Что делать с рабочими лошадьми?
1. Оберегайте их, работа для них смысл жизни.
2. Прогнозируйте возможные изменения и помогайте им готовиться к ним.
3. Старайтесь не продвигайте их вверх.
4. Раз в год повышайте им уровень зарплаты или вводите для них отдельную систему мотивации.
Новички — в этот бокс могут попасть сотрудники, начавшие работу компании не более 6-8 месяцев назад. Обычно это молодые специалисты, демонстрирующие высокий потенциал и мотивацию работать, но не обладающие на текущий момент необходимым набором развитых компетенций. При должной поддержке и развитие такие сотрудники достаточно быстро развиваются в компании и показывают отличные результаты. Индивидуальный план развития и работа с наставником помогут достичь нужных результатов в кратчайшие сроки.
Что делать с новичками?
1. Дать возможность развиваться, и постоянно следить за их работой.
2. Четко озвучьте свои ожидания. Они должны точно понимать, что от них ждут и не терять этот ориентир. Покажите им, за счет чего они могут достичь поставленных целей. Введите для них KPI или OKR.
3. Если они не показывают роста производительности в течение 6-12 месяцев, то им стоит подыскать другое место в компании, которое будет лучше соответствовать им.
Нереализованный потенциал, основа компании и высоко эффективный сотрудник.
Нереализованный потенциал — обычно это высокопотенциальные сотрудники, которые находятся в процессе развития профессиональных компетенций. Они, так же, как и сотрудники из бокса "новичок", нуждаются в контроле и поддержке их профессионального развития и внимания к поддержанию уровня их мотивации. Потенциально, это кадровый резерв компании.
Основа команды — эти сотрудники обеспечивают компании устойчивое положение. Ваша задача - правильно поддерживать их мотивацию. Скорее всего большинство сотрудников, попавших в эту зону, чувствуют себя вполне комфортно на своем текущем месте работы.
Что делать с нереализованным потенциалом и основой команды?
1. Поговорите с ними и убедитесь, что они точно понимают, что вы от них хотите и как они могут этого достичь. Если нет, то нужно составлять ИПР и прикреплять наставника из числа руководителей.
2. Дайте им время на развитие нужных компетенций, обычно это занимает до 2 лет.
3. Проводите с ними регулярные встречи, чтобы понимать, чем они живут.
4. Используйте систему наставничества от более опытных коллег или руководителей.
5. Инвестируйте в их профессиональное развитие, в большинстве случаев затраты окупятся.
Высоэффективный сотрудник — это ваш кадровый резерв. Сотрудники, потенциально готовые переместиться в зону "звезда". Стоит обратить особое внимание на обучение этих сотрудников. Дать им возможность расти и развивать их компетенции. При работе с этой группой сотрудников стоит понимать, что при потере мотивации на текущем месте работы, эти сотрудники готовы двигаться дальше, менять место работы на то, которое даст им большие возможности для роста и развития.
Что делать с высоэффективными сотрудниками?
1. Регулярно, 2-3 раза в год, оценивайте их уровень eNPC.
2. Проявляйте внимание к их потребностям, не все из них хотят карьерного роста, оставьте таких на своем месте.
3. Если потенциально для них есть вакансия, то дайте им время на подготовку к переходу.
4. Для развития вовлекайте их участием в сложных проектах, это позволит им подготовиться к новой руководящей роли.
5. Дайте им наставника из числа ТОП менеджмента, чтобы тот помог им реализовать свои амбиции.
Звезда
Это самый ценный ресурс вашей компании, сотрудники, имеющие высокий потенциал и высокую мотивацию к достижениям, ваш карьерный резерв. Для поддержания их мотивации необходимо ставить перед ними амбициозные задачи, требующие от них большого уровня вовлеченности. Стоит обратить особое внимание на обучение этих сотрудников. Дать им возможность расти и развивать их компетенции. При работе с этой группой сотрудников стоит понимать, что при потере мотивации на текущем месте работы, эти сотрудники готовы двигаться дальше, менять место работы на то, которое даст им большие возможности для роста и развития.
Что делать со “звездами”?
1. Давайте звездам сложные задания и поручайте руководство проектами — скорей всего они справятся с этим лучше, чем другие группы сотрудников.
2. Регулярно, 2-3 раза в год, оценивайте их уровень eNPC, их уход большая потеря для компании.
3. Предоставьте им наставника из числа ТОПов или первого лица.
4. Организуйте мероприятия только для “звезд” с обязательным нетворкингом, эти связи им пригодятся.
5. Дайте им возможность присутствовать наблюдателями на важных совещаниях на счет будущего компании или принятия важных решений.
6. Продумайте для них отдельную программу вознаграждения и их базовая часть оплаты должны быть выше среднерыночной, это позволит сохранить их в вашей компании.