Каждое будничное утро офисного работника складывается из того, что по прибытии на рабочее место вместо организации рабочего времени, он вовлекается в водоворот отвлекающих от рабочих обязанностей факторов.
Полчаса на переговоры и обсуждение свежих сплетен с подругами, еще столько же – на чаек с лакомством, затем минут десять на социальные сети, просмотр фотографий и постов, милых котиков. В итоге, под конец рабочего дня задание оказывается незавершенным. А вы ломаете голову – куда утекло время, ведь вы все время были на работе?
Все рекомендации тайм-коучеров, занимающихся рациональной организацией рабочего времени, сводятся к тому, что на конкретные задачи нам требуется марафон продолжительных кусков времени.
К примеру, для составления отчета надо будет потратить три часа рабочего времени и занять их надо только выполнением задания, а не вкраплять в этот интервал общение с коллегами. Этим явлением можно объяснить привычку некоторых усердных работников приходить загодя и уходить позже остальных – никто не препятствует работе и не отвлекает.
Президент крупной компании, Джейсон Фрид, считает, что существует две основные загвоздки, которые отвлекают: менеджеры и события. Работа многих менеджеров ограничивается вопросом: «Ну, как успехи?». На что сотрудники отвечают длинным рассказом или попросту придумывают отговорки. А собрания не так полезны для продвижения работы, как предполагается. В особенности, если они становятся частым явлением.
Существует несколько способов для преодоления факторов, занимающих рабочее время.
• Тщательно организовать рабочее время – так, чтобы сотрудники не мешали друг другу. Например, организовать акцию «молчаливая среда», когда в послеобеденные часы каждый работник должен будет сосредоточиться исключительно на работе, не отвлекаясь на посторонние вопросы, социальные сети и т.д. Даже половина дня, потраченная качественно, принесет много пользы.
• Устраивать собрания в режиме «онлайн». Живые собрания включают в себя множество «воров» времени: похлопывания по плечу, разговоры, переведенные в другое русло и т.д.
Снизить количество собраний, не устраивать их без особой нужды. Эта жертва не пустая: вы уменьшаете количество собраний во имя увеличения качества выполнения работы. Так сотрудники смогут заняться индивидуальным планом организации рабочего времени на задание, который удобен им.