Способы, которые помогают нашим экспертам Линии консультаций
В работе бухгалтера часто бывают периоды, когда почти каждое утро разбегаются глаза от количества дел. Как успеть сделать все и не сойти с ума?
6 советов, которые спасут ваш день
1. Продумайте свой рабочий день
Главное правило – грамотно распланировать свой рабочий день. Желательно, чтобы больше половины времени было занято жесткими задачами, которые запланированы заранее и не должны переноситься. Остальное время нужно тоже распределить на отдельные задачи, которые занимают больше 15 минут. Так вы заранее получите картину своего рабочего дня. Для удобства зафиксируйте все задачи в электронном календаре, который будет присылать вам напоминалки.
2. Расставьте приоритеты
Выделите для себя несколько главных задач, которые обязательно нужно сделать сегодня или на этой неделе. Если сложится ситуация, в которой невозможно будет выполнить все намеченные планы, вы будете знать, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить.
3. Группируйте задачи по блокам
При планировании нужно учитывать характер задач и грамотно распределять их по блокам. Например, перед вам нужно подготовить сотрудникам справки о зарплате, рассчитать налоги, связаться с должниками, собрать пакет документов для проверки. Какие-то из них связаны с активными коммуникациями, какие-то - с аналитикой и сосредоточиванием. Лучше их группировать по блокам, не разрываться между разноплановыми задачами, иначе это приводит к лишнему стрессу.
4. Потренируйтесь выполнять задачи на время
Как и любой навык, способность работать в режиме многозадачности – качество приобретаемое. Можно научиться работать над несколькими делами параллельно, либо быстро их завершать. Чтобы повысить свою эффективность, можно тренировать выполнение отдельных типовых задач на время. Например, засечь, как быстро вы проводите документ в «1С», и продумать, как можно сократить длительность выполнения этой задачи. Это как в спорте: любую задачу можно научиться делать быстрее, если посвятить тренировкам достаточное количество времени. Другой способ сократить время на выполнение задач – использовать возможности автоматизации. Например, с программой «Скан-Архив» на подготовку к проверкам будет уходить всего несколько минут.
5. Попросите помощи у коллег
Еще один важный инструмент работы с многозадачностью – делегирование. Конечно, он доступен не для всех сотрудников. Иногда для выполнения большой задачи нужно, например, собрать какие-то данные, с чем может справиться специалист меньшей квалификации или коллега, который менее занят.
6. Выделите время для приятных дел
Не стоит забывать об отдыхе. Долго пребывать в режиме многозадачности – это большой стресс. Поэтому нужно устраивать разгрузку. Например, один день в неделю выделить на задачи, которые приносят вам удовольствие и вдохновляют, или же просто переключаться с многозадачности на какие-то большие понятные проекты.
Эти советы используют ежедневно наши специалисты Линии консультаций , это помогает справляться с большим потоком задач, а также сохранить нервы.
А у вас есть свои способы распланировать задачи на день?