В рамках закона Российской Федерации в сфере закупок разрешен обмен электронными документами.
Участники закупок при подаче заявок, предложений и отправке электронных документов должны подписывать их квалифицированной электронной подписью с помощью электронных торговых площадок, а также осуществлять обмен документами с использованием единой информационной системы.
ЭДО с оператором электронной торговой площадки
При работе с ЭТП поставщикам требуются закрывающие документы:
- Договоры
- Счет-фактуры
- ТОРГ-12
- Накладные
- Акт
- Универсальные передаточные документы (УПД).
Данные документы можно получать в электронном виде, но для этого нужно подключиться к ЭДО, услуга платная, тариф устанавливает оператор электронной площадки, но есть и бесплатные такие как ЭДО ТЭК-Торг. Выбор пользоваться электронный документооборот поставщик делает сам. Например, для того чтобы получить закрывающие документы от площадки Сбербанк-аст в бумажном виде нужно заказать их изготовление, выбрать дату и время, когда Вы их планируете забрать. Пункт выдачи расположен в г. Москва. Забрать можно самостоятельно или курьером.
Электронный документооборот в ЕИС
С 01.01.2020 в единой информационной системе реализован функционал по формированию и подписанию документа о приемке товаров, работ, услуг в электронной форме. Ему присвоили термин «электронное актирование» что означает формирование и утверждение документов о приемке товара, работ или услуг с использованием функционала Единой информационной системы.
До 31.03.2021г использование данного функционала будет по желанию, но уже с 01.04.2021 – становится обязательным. («оптимизационный пакет» поправок в Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»)
На официальном сайте ЕИС в разделе «документы» размещены методические материалы , обучающие видео - ролики, как применять функционала формирования документов о приемке в ЕИС.