Сегодня говорим о том, сколько должен храниться путевой лист в организации и какие нюансы хранения этого документа существуют.
Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели.
Зачем хранить путевые листы
Путевой лист — это первичный учетный документ, отражающий информацию о работе транспортного средства и сотрудника организации — водителя.
Этот документ вручается водителю для подтверждения его полномочий находиться за рулём конкретного автомобиля. Он используется организациями, компаниями для наблюдения за действиями своего шофёра, получения информации о его передвижении, расстоянии, которое он преодолел, потреблении горючего и другого сырья, нужных для полноценной эксплуатации машины.
Документ требуется бухгалтерам для вычисления объёма рабочего времени и начисления заработной платы.
У путевого листа, как и любого другого документа, есть определенный срок годности.
Он служит для оформления факта хозяйственной жизни предприятия, фиксирует его. Поэтому путевой лист нужен для осуществления бухгалтерского учета.
Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Приказ Минтранса №368 вступил в силу с 01.01.2021.
Хранение путевок обеспечивает доступность зафиксированных данных при составлении отчетности, осуществлении проверок.
В течение установленного срока хранить первичку обязательно по действующему законодательству.
У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.
Зачем хранить:
- для учета хозяйственной операции, осуществления бухгалтерского учета;
- для подготовки отчетности;
- для осуществления контроля за работой транспортных средства, водителей;
- для подтверждения фактов хозяйственной жизни предприятия в случае их оспаривания в суде;
- для проведения логистических исследований, анализа хозяйственной деятельности.
Сколько времени хранить
На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен.
Отдельно установлен специальный срок для путевок, являющихся единственным документом, подтверждающим работу сотрудника во вредных или опасных условиях труда. Его хранить нужно дольше — 50 или 75 лет.
- 50 — если документ окончен делопроизводством до 01.01.2003,
- 75 — в случае окончания делопроизводством позже 01.01.2013.
КАК хранить
В соответствии со ст. 29 403-ФЗ, хранение первички организуется таким способом, чтобы обеспечить безопасные условия, исключающие защиту от изменений. Другие требования к хранилищу не введены, предприятие определяет их самостоятельно (отдельный шкаф, сейф, полка, в помещении архива).
В случае ликвидации первичная документация передается в государственный архив по 125-ФЗ.
Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии.
Нужен журнал. Поскольку путевки являются первичной бухгалтерской документацией, то и организовывать их хранение необходимо в помещении бухгалтерии. Эти документы должны быть зарегистрированы в журнале и храниться в отдельном каталоге. По прошествии отчетного периода, когда документы уже не используются в текущем учете, их передают в архив компании, где они размещаются на установленный период.
А вот досрочно уничтожать испорченные или аннулированные путевые листы нельзя. Они должны складироваться в отдельной папке до тех пор, пока не будет проведена проверка (ревизия).
По истечении необходимого срока хранения документы уничтожаются.
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить следующие разборы популярных вопросов охраны труда и трудового законодательства.