Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. И значительную долю в нем занимают материалы, формируемые и получаемые заказчиками при проведении закупок по Закону 223-ФЗ и Закону 44-ФЗ.
Есть ли требования к хранению таких документов?
Закон 223-ФЗ с 1 июля 2018 года требует хранить документы о конкурентных закупках (протоколы, заявки, окончательные предложения, документацию, извещение, изменения, разъяснения) не менее трех лет (Федеральный закон от 31.12.2017 № 505-ФЗ, ч.12 ст.3.2 Закона 223-ФЗ).
Закон 44-ФЗ устанавливает аналогичные сроки.
Полный перечень документов в сфере закупок, которые должны храниться заказчиками, установлен приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее – Перечень). Данный приказ пришел на смену аналогичному приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (Отменен приказом Министерства культуры РФ от 17.12.2019 № 1964) и начал действовать с 18 февраля 2020 года.
Ключевые новации приказа:
- в 1,5 раза сократился непосредственно сам перечень документов (с 1003 видов до 657),
- отдельно выделены документы, образуемые в процессе закупок по Закону 44-ФЗ, и отдельно по Закону 223-ФЗ,
- сроки хранения основных документов, формируемых в процессе проведения закупок (документация о закупке, заявки, протоколы и пр.), приведены в соответствие со сроками, установленными в Законе 44-ФЗ и Законе 223-ФЗ (сроки сокращены с 5 до 3 лет),
- упразднены специальные сроки хранения документов по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам (ранее их надо было хранить постоянно (П.273 Перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), при этом не было конкретизировано, что это за поставки, работы и услуги),
- изменились сроки хранения различных видов договоров (например, ранее договоры аренды и лизинга надо было хранить постоянно (П.449, п.791 Перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), сейчас – договоры лизинга достаточно хранить всего 5 лет (П.96, п.97 Перечня, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236), сроки хранения договора аренды классифицированы в зависимости от типа арендуемого объекта (П.94 Перечня, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236)),
- реестры закупок ранее надо было хранить 5 лет (П.365 Перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), сейчас – до ликвидации организации (П.226 Перечня, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236),
- сократились сроки хранения документов, связанных с выдачей сертификатов ключа проверки электронной подписи (ранее – 15 лет или постоянно (П.232, 233, 238-240 Перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), сейчас - достаточно 5 лет (П.570, 572, 574 Перечня, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236)).
В отличие от прежнего перечня, в новый Перечень включен отдельный раздел 2.4, устанавливающий список и сроки хранения документов, образующихся в процессе осуществления закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд и осуществления закупок отдельными видами юридических лиц. Но, обратите внимание, что деятельности в сфере закупок касаются и иные пункты Перечня.
Подробный список документов в сфере закупок с указанием сроков их хранения представлен в Таблице 1. При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения (Письма Минэкономразвития России от 06.04.2015 N Д28и-894, от 10.02.2017 N Д28и-550, от 24.04.2017 N Д28и-1805).
Правила хранения документов в любых организациях установлены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила хранения). Приказ не распространяется на хранение документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Для федеральных органов власти действует дополнительно приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Каждый заказчик должен сформировать номенклатуру дел по установленной форме (П.2.2, 4.14, Приложения 25 и 26 к Правилам хранения). Номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении (например, отделе закупок, контрактной службе и т.п.).
Дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях заказчика. Документы со сроками хранения свыше 10 лет через один - три года после завершения делопроизводства передаются в архив организации. Дела со сроками хранения до 10 лет (а это почти все документы по вопросам закупок) в архив не передаются и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в соответствии с Правилами хранения (П.4.1, 4.2 Правил хранения).
Подавляющее большинство закупок в настоящее время проводится заказчиками в электронной форме, соответственно и документооборот осуществляется в электронной форме. Как хранить такие документы? Надо ли их распечатывать и хранить в бумажном виде? Да и вообще, должен ли их хранить именно заказчик, ведь, как отмечалось выше, вся информация, связанная с проведением электронных процедур, должна храниться оператором электронной площадки? (Постановление Правительства РФ от 08.06.2018 N 656).
Полагаем, что если закупки проводит заказчик, то и хранить документы, образуемые при проведении закупок, должен также заказчик. При этом распечатывать электронные документы не требуется. Хранение материалов надо осуществлять на цифровых носителях. Для электронных документов в номенклатуре дел рекомендуется делать отметку либо в заголовке дела, либо в примечании - «Электронные документы».
Порядок хранения электронных документов установлен в пунктах 2.30 - 2.32 Правил хранения, а также в ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».
Хранить электронные документы можно на следующих носителях:
- внешние носители (например, диск, флэш-карта),
- облачное хранилище,
- локальный компьютер или на локальный сервер,
- программы (системы) электронного архива.
Но какой бы носитель не выбрал заказчик, необходимо соблюдать обязательные условия, установленные Правилами хранения (П.2.30-2.32, п.4.34 Правил хранения):
1) каждый электронный документ должен храниться не менее чем в 2-х экземплярах на разных физических устройствах,
2) у заказчика должны быть технические средства, на которых можно воспроизвести или проверить электронный документ,
3) не реже одного раза в 5 лет надо проверять воспроизводимость электронных документов и физическое состояние носителей электронных документов,
4) должна быть обеспечена сохранность электронных документов, в том числе защита от утраты, несанкционированной рассылки, уничтожения или искажения информации.
Что делать, если срок хранения документа истек? Можно его просто выбросить? Нет, уничтожать документ необходимо также с учетом Правил хранения (П.4.11-4.13 Правил хранения). Сначала необходимо составить Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 21 к Правилам хранения). Для документов со сроками хранения более 10 лет должна быть проведена экспертиза ценности документов независимо от видов носителей и способов записи. Такую экспертизу проводит экспертная комиссия, созданная у заказчика (П.4.7 Правил хранения).
Предусмотрена ли ответственность на заказчика за несоблюдение вышеуказанных правил?
Да, все юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ (Ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Так, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностному лицу заказчика может быть выдано предупреждение или наложен административный штраф в размере от 300 до 500 рублей (Ст.13.20 КоАП РФ).
Более серьёзная ответственность ждет заказчика за утерю первичных бухгалтерских документов (так как это относится к грубому нарушению правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложени) – размер административного штрафа составляет от 10 000 рублей до 20 % от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей (Ст.120 Налогового кодекса РФ).
Если же заказчик уничтожил или потерял документы о проведенных закупках ранее истечения срока их хранения и при проверке контрольного органа не смог предоставить запрашиваемые им документы, то за непредставление такой информации должностное лицо может выплатить штраф в размере 15 000 рублей, юридическое лицо - 100 000 рублей.
Непредставление аналогичных документов в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере гособоронзаказа, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 15 000 рублей; на юридических лиц - от 100 000 до 500 000 рублей (Ст.19.7.2 КоАП РФ).
КОНТАКТЫ АВТОРА:
Эл. почта: usborovyh@gmail.com
YouTube https://www.youtube.com/channel/UCQfyl61Ckm3wAtbEVmk7ZqQ
ВКОНТАКТЕ https://vk.com/goszakazprof
FACEBOOK https://www.facebook.com/yulia.borovyh
УСЛУГИ В СФЕРЕ ЗАКУПОК:
- Обучение и консультирование
- Разработка документов
- Подготовка и проведение закупок
- Подготовка заявок и сопровождение участия в закупках
- Экспертные услуги
- Защита интересов в УФАС, судах