Очень важным является правильное оформление трудовых отношений. Отныне ваши сотрудники – это уже дистанционные сотрудники. О них говорит глава 49.1. Трудового Кодекса, и прописанные там правила организации работы на удаленке важно соблюдать.
Сразу решите для себя — ваш сотрудник будет исполнять свои трудовые обязанности на вашем оборудовании: стол, стул, компьютер, принтер, сканер… Или же на своем.
Если работа предусматривает использование имущества работодателя — то впору обсудить и заключить соглашение о материальной ответственности.
Если работа производится на оборудовании работника — он вправе поставить вопрос о компенсации за использование инструмента.
В онлайн-бизнесе очень четко работает правило: регламенты и памятки – наше все. И поверьте, и временные и финансовые затраты на их составление оправдываются. Если, конечно, они составлены юридически правильно.
Сделать это самостоятельно собственнику бизнеса весьма проблематично. И потому, что каждое слово в них может работать как на вас, так и против вас. Кроме того, это очень трудоемкая работа, отнимающая кучу времени и сил.
Информационная безопасность
Шаг 3: IT- защита.
Интернет как известно, помнит все. При организации онлайн-бизнеса необходимо четко представлять и понимать, как будет храниться ваша информация и кто и как будет иметь к ней доступ.
Здесь уместно будет напомнить о том, что не рекомендуется пересылать по почте информацию особой (повышенной) важности, раздавать пароли и доступы и т.д. Пароли и доступы не храните в телефоне. Для их хранения должно быть особое место. Также важно регулярно обновлять пароли и доступы.
При передаче такой информации сотрудникам обязательно должен быть составлен акт приема-передачи.
Дистанционные сотрудники могут для выполнения своих обязанностей иметь ЭЦП (электронно-цифровую подпись). А если ее нет — вполне подойдет обмен скан-образами подписи.
НО: еще раз акцентирую внимание на том, что вся переписка ведется с рабочих аккаунтов, e-mail, специально организованных чатов в мессенджерах. И эти правила должны быть зафиксированы, а сотрудник с ними ознакомлен под роспись.
Подвожу итоги: если вы сказали себе «Хочу перевести бизнес в онлайн» — значит, действуйте!
Ведь оффлайн бизнес в онлайне также может прекрасно работать. А вы будете лучше защищены от всевозможных кризисов и вирусов.
Я абсолютно уверена, что если желание сильное, то дорогу осилит идущий. Вы переведете бизнес в онлайн, успешно организуете позитивный контроль над командой и ваше дело будет наращивать мощь и расти. А если нужна моя консультация юриста или вы хотели бы делегировать мне всю рутину по переводу офлайн-бизнеса в онлайн, то я здесь, рядом.