О необходимости грамотно распоряжаться своим временем впервые всерьез заговорили американцы. В итоге сложился целый свод правил по управлению временем. Большинство американцев знают эти правила и стремятся их соблюдать.
Они не навязывают никому свои постулаты, но тем, кто хочет быть успешным и богатым, стоит поучиться у американцев тому, как грамотно распоряжаться собственным временем.
Базовые тезисы
- Будущее зависит от настоящего. Как ты распорядился своим временем сегодня – таким и будет твое завтра. Хочешь светлого будущего? Не трать время на мечты и надежды – начни прямо сейчас делать это будущее.
- Время – самое дорогое, что есть в нашей жизни. Время не вернешь и новую порцию времени не заработаешь. Песочные часы были перевернуты в тот момент, когда ты родился – песок сыплется беспрерывно, каждый день, каждую секунду.
- Время – самый дорогой товар. Чем дороже ценится твое время – тем больше ты зарабатываешь. Как продать свое время дороже? Успевать больше за единицу времени. Дороже стоит не тот, кто работает слишком много, а тот, кто за единицу времени успевает больше.
- Свободное время – потерянные деньги. Чем больше свободного времени у человека – тем больше денег он недополучает. Время, которое есть у тебя сегодня - это деньги, которых не будет у тебя завтра.
Правила
Первое правило управления временем: строгая пунктуальность
Никогда никуда не опаздывать и главное – никогда не заставлять других ждать. Твое опоздание оскорбляет того, кто ждет тебя. Твое опоздание – это его потерянные деньги. С опаздывающими людьми лучше не иметь дела – это просто-напросто невыгодно! Хочешь быть на хорошем счету? Никогда не опаздывай. Ты на хорошем счету – значит, твои шансы на успех растут. Время пунктуальных людей стоит дороже, чем время вечно опаздывающих.
Второе правило управления временем: ни шагу без планирования
Органайзер, ежедневник, электронный планировщик – что-нибудь из этого обязательно есть у любого американца, нацеленного на успех. Это его вторая библия. Планируются дела на день, неделю, месяц, год. Не зря ведь приглашения на праздники и свадьбы рассылаются как минимум месяца за 3, а то и за полгода. А с датой следующего отпуска на работе определяются сразу по выходе из предыдущего отпуска.
Третье правило управления временем: разбивать крупные цели на небольшие шаги
Например, есть цель: «заработать на квартиру». Эта цель разбивается на маленькие цели, например: закончить текущий проект, получить деньги за проект, вложить их в акции, хорошо зарекомендовать себя и взять в работу второй проект, закончить второй проект, вложить деньги в акции и т.п. План есть – осталось выполнить.
Большая цель должна быть разбита на малые задачи: пока не выполнена одна, за вторую браться не стоит. Выполнил, вычеркнул, взялся за следующую. Методично, четко, педантично.
Четвертое правило управления временем: учитывать непредвиденные обстоятельства
Вдруг сразу по окончании работы над первым проектом не дадут в работу второй? Нужно заранее запланировать, чем можно будет заняться в перерыве. Например, сделать анализ временных затрат, потребовавшихся на работу над первым проектом, и определить, на чем можно было сэкономить время. Это поможет оптимизировать временные затраты на работу над вторым проектом.
Можно внести в план еще несколько резервных работ на случай длительной паузы между проектами. Есть пауза? Не расслабляемся! В планах много работы! Помним: свободное время сегодня – это деньги, которых мы не получим завтра!
Пятое правило управления временем: планировать время на работу с небольшим запасом
Не распределяем время слишком жестко! А вдруг работа над проектом застопорится по тем или иным причинам? Лучше оставить резерв времени на непредвиденный случай. Если работа будет сделана быстрее, появится время на другую деятельность. Зато если возникнут пробуксовки, не придется подводить людей и менять свои планы.
Шестое правило управления временем: выделять самое важное
В плане нужно отмечать (галочками ли, восклицательными знаками или флажками) самое важное. Эти дела нужно успеть сделать – хоть кровь из носу! Остальные можно в случае необходимости перенести, отложить, переложить.
Интересно, что неважные задачи зачастую оказываются более легкими, в том числе и психологически. За них люди и берутся в первую очередь. Это неправильный подход! Отметили флажками важное – и делаем его в первую очередь, какой бы тяжелой эта задача ни была.
Рассмотрим на простом примере деятельности домохозяйки. Предположим, она запланировала на день приготовить ужин для семьи, погладить рубашки мужа, вымыть полы в коридорах, убраться в комоде, помыть комнатные цветы. Что важно в плане? Ужин – это важно, без него семью не оставишь. Рубашки мужу нужны, так как чистых осталось немного. Полы в коридорах давно не мыты.
Значит, ужин и рубашки – это первая необходимость. Полы в коридорах – на втором месте. Если останется время – можно помыть цветы и разобраться в комоде.
Хозяйке хотелось бы сразу заняться цветами, так как это доставляет ей удовольствие. А потом хотелось бы разобраться в комоде, так как это несложно. А вот гладить рубашки совсем не хочется – тяжело и жарко. Но есть план, есть флажки в плане, а значит, у такой хозяйки всегда все будет на высоте, потому что она всегда сначала сделает самое важное, а неважное перенесет на потом или переложит на других.
Седьмое правило управления временем: делегирование полномочий
Это тоже способность, которую нужно развить в себе. Разберемся на примере той же домохозяйки.
Она не любит гладить рубашки, это отнимает у нее массу времени, которое она могла бы потратить, допустим, на комнатные цветы. Причем цветы у нее так хорошо себя чувствуют и так замечательно выглядят, что нашлись желающие покупать их. Ей нравится этим заниматься, нравится получать доход со своей деятельности, но не хватает времени.
Что же делать? Необходимо подсчитать – что выгоднее: сажать цветы, ухаживать за ними и продавать, но относить часть выручки в прачечную, или самой заниматься рубашками мужа, но продавать меньше растений? Если окажется, что заниматься растениями выгоднее, нужно принять решение и начать пользоваться услугами прачечной.
Это примитивный пример, но он наглядно демонстрирует как нужно вести дела человеку, настроенному на успех. Не успеваешь делать более выгодную работу, потому что невыгодная, но важная занимает много времени?
Делегируй полномочия! Пусть невыгодным или не самым важным займется кто-то другой – тот, кто сумеет с этой работой справиться не хуже тебя. Не становись вьючной лошадью! Нельзя объять необъятное! Умей передоверять часть работы другим – и твои дела пойдут в гору.
Восьмое правило управления временем: делать сложную и/или важную работу в самое продуктивное время
Обязательно нужно определиться, в какое время тебе легче и интереснее работать. В какое время твоя энергия бьет ключом? У кого-то этот подъем отмечается ранним утром, у кого-то – после обеда, а у кого-то ближе к полуночи.
Все люди разные. Если работать по общепринятому режиму, то успеха быстрее добьется тот, чья работоспособность повышается именно в рабочее время. А как же быть остальным? По возможности, нужно планировать самые важные дела на то время, когда отмечается максимальный подъем. Или, если самые важные дела приходится делать в другое время, на момент подъема запланировать самое сложное, неприятное, рутинное. Например, доктор может принимать больных в дневное время, а вечером, когда у него отмечается подъем, заняться работой с документацией.
Девятое правило управления временем: начинать с самого сложного
Рабочий день нужно начинать с самого сложного для тебя. В плане на завтра можно поставить особую отметку возле самых сложных важных дел. И начать именно с них! Затем перейти к несложным важным делам, а потом, если останется время, заняться неважными текущими делами. Это идеальный подход!
Дело в том, что за первые 20 % рабочего времени мы успеваем сделать 80% работы. В остальные 80% рабочего времени мы делаем последние 20% работы. Так происходит у большинства. Почему? Потому что они начинают с простой работы, делают ее быстро и качественно, так как еще не успели устать и растерять внимание. Зато к тому времени, когда нужно делать сложную работу, приходит усталость, голова работает хуже, тело теряет тонус – работа в этом случае идет гораздо медленнее.
При таком подходе уходит слишком много времени! А время – деньги. Поэтому начинаем с самого сложного и неприятного, заканчиваем самым легким и приятным. Это позволит успеть сделать всю работу за более короткий срок!
Резюмируем, чтобы экономить время, нужно:
- Заниматься в первую очередь самым важным
- Начинать работу с самых сложных и неприятных важных дел
- Делегировать свои обязанности, доверять другим людям выполнять часть твоей работы
- Планировать трудные дела на то время, в которое ты можешь работать наиболее продуктивно