Все прошли через это. Накануне вечером вы отправляете в работу важный проект, но вы так далеки от его завершения, что финишную черту даже не видно. Ощущение нарастающего страха, сопровождающееся паническим сердцебиением и холодным потом. Ваш разум неизбежно будет перебирать все возможные результаты, если вы не закончите работу вовремя. Вы обязательно рассердитесь на своего начальника или даже будете уволены. И ужасные возможности этого возможного сценария практически безграничны.
Хотя вам может казаться, что вы единственный взрослый человек, у которого есть проблемы со сроками и их соблюдением, это не так. Согласно исследованию о стрессе на рабочем месте , которое показывает, что большая часть людей (38 процентов) считает дедлайны самым большим источником профессионального беспокойства.
Но почему эти сроки такие напряженные? Конечно, следует отметить, что у некоторых людей они вообще не вызывают беспокойства. Однако есть психологические и физиологические причины, по которым многие люди думают, что дедлайны заставляют их вспотеть.
Исследователи выдвинули теорию о том, что люди с классическими чертами личности типа А, такими как амбициозность, организованность, чувствительность и нетерпеливость, также склонны рассматривать планирование времени как более серьезный источник беспокойства, чем другие.
Точно так же люди, которые считают себя более легкомысленными, могут испытывать трудности с соблюдением сроков. Они могут быть менее организованными или иметь нереалистично оптимистичное представление о том, чего они могут достичь за данный период времени.
Кроме того, многие из нас подвергаются прокрастинации или откладыванию, что может усугубить ряд неприятных ощущений, включая беспокойство, нерешительность или страх неудачи.
С другой стороны, когда напряжение настолько велико, что мысли о дедлайне только вызывают панику в сердце, это уже начинает серьезно влиять на наше тело. Будучи не в состоянии отличить эмоциональную угрозу от физической, организм подвергается физиологической реакции, в ходе которой усиливаются выработанные гормоны стресса - кортизол и адреналин.
Иногда это может иметь очень бесполезный эффект, не позволяя мозгу использовать весь свой потенциал - бегать мысли, нарушать концентрацию и память. А это совсем не то, что нужно при выполнении проекта или задачи, поэтому далее предлагаем познакомиться с некоторыми приемами, которые помогут снизить тревогу и другие неприятные ощущения, вызванные крайним сроком сдачи работы.
Перед началом работы четко обозначьте ожидаемые результаты
Нет ничего хуже, чем осознать за день до крайнего срока, что задача на самом деле намного больше и сложнее, чем вы думали все это время. Вот почему, прежде чем приступить к разработке проекта, убедитесь, что вы полностью понимаете, что от вас требуется.
По возможности задавайте вопросы по проекту до истечения срока подачи. Однако, если вы уже подали заявку на участие в проекте, как можно скорее изучите все детали, чтобы убедиться, что вы знаете, с чем имеете дело.
Разделите проект на мельчайшие шаги
Когда вам поручают проект или задачу, дайте себе время (это может быть десять минут, полчаса и больше), чтобы разделить его на разумные части.
Для этого задайте себе наводящие вопросы, например, что мне нужно сделать, чтобы уложиться в срок, нужно ли мне создать презентацию, нужно ли мне проводить исследования, нужно ли мне собирать информацию от других людей и т.д.
Как только вы узнаете все шаги, составьте расписание, в котором записывается каждый шаг и сколько времени вы ему посвятите. Это даст вам более четкое представление о приоритетах задачи, а также заставит вас чувствовать себя спокойнее и подготовленнее.
Люди часто беспокоятся о разных сроках, потому что они не планируют свои шаги заранее и в конечном итоге пытаются сделать слишком много одновременно.
Установите для себя более раннее время выполнения задачи
Как только вы выясните, какие более мелкие шаги вам нужно предпринять для достижения своей большой цели, установите для себя серию мини-сроков.
В идеале, чтобы избежать напряженной работы в последнюю минуту, ни одна из задач в серии мини-крайних сроков не должна выполняться в тот же день, что и весь проект. Однако, если вы очень боретесь с беспокойством по поводу крайнего срока, также стоит переместить его в своем воображении на несколько дней раньше.
Таким образом, вы также сможете убедиться, что все, что вы действительно сделали, сделано и что конечный результат соответствует ожиданиям. Также такая стратегия поможет в групповых проектах, где вам предстоит работать с людьми с разными характеристиками, темпами работы, опытом и т. д.
Не говорите всему "да"
Тренер по тайм-менеджменту и продуктивности Клэр Эванс показывает, что те, кто не успевает уложиться в сроки, обычно говорят слишком много «да».
Причины, по которым они соглашаются на слишком много работы, могут быть разными, включая то, как они хотят быть полезными, они чувствуют себя виноватыми из-за того, что говорят «нет». Или они недостаточно организованы, чтобы помнить, что уже находится в их списке дел.
«Кто-то просит этих людей что-то сделать, они соглашаются и только потом понимают, что в их клетке уже слишком много дел», - поясняет эксперт. «Они на самом деле перегружают себя, и важно уметь распознать, когда человек взял на себя слишком много».
Если кто-то в последний момент назначает вам строгий крайний срок для отправки вашей работы, рекомендую сначала подумать о том, действительно ли вы можете включить ее в свое расписание. Если это совершенно невозможно, лучше с самого начала быть честным, чем обещать то, что вряд ли будет выполнено.
Также помните, что вам не обязательно делать все в одиночку, но вы можете делегировать обязанности своим коллегам или товарищам по команде.
Не бойтесь соглашаться на другие условия
Конечно, по возможности всегда следует стараться уложиться в сроки. Однако, если у вас есть определенный период времени, в который невозможно вписаться. Или если во время работы над проектом возникнут обстоятельства, затрудняющие его реализацию, вы имеете право потребовать продления срока.
Многие люди не всегда думают о заключении новых условий. Если им дают срок, они думают, что он высечен в камне. Но иногда можно сделать все возможное, чтобы уложиться в срок, например, поработать в ночное время и в выходные. Отправить работу в определенный день, но это тоже не рассматривается на другую неделю, потому что, как выясняется, это не так срочно.
Как говорить о расширениях срока? Во-первых, продление запрашивается вовремя - не за два дня до перевода, а как минимум за неделю, конечно, если есть возможность. При этом также ясно и хладнокровно объясняется, почему невозможно уложиться в срок.
Избавьтесь от перфекционизма
Люди, которые откладывают дела на потом или паникуют по поводу дедлайнов, часто также боятся неудачи или неприятного исхода. Они никогда не чувствуют, что у них достаточно времени, чтобы сделать что-то на высоком уровне.
Если вы паникуете из-за того, что ваша работа плохая, эксперт рекомендует задать себе вопрос: «Что самое худшее, что может случиться?». Задав себе такой вопрос, вы, скорее всего, поймете, что реакция или мысли окружающих о том, что вы на самом деле не успеете не так ужасна, как вы все время пытались себе представить. Однако, если вы страдаете от беспокойства и склонны верить, что наихудший исход ситуации обязательно произойдет, вы можете быть склонны неготивному мышлению.
Кроме того, если вы точно знаете, что вам нужно, прежде чем приступить к работе, это поможет вам преодолеть бесполезный перфекционизм. Определите, что будет считаться достаточно хорошим.
Ожидания, которые вы предъявляете к себе, могут быть намного выше, чем на самом деле ожидают и требуют от вас другие.