Бывают ситуации, когда сотрудник, расплачивается личной картой за корпоративные расходы. Например, за канцтовары или за отель в командировке. Чтобы подтвердить расходы приходится оформить множество документов. Сократить документооборот позволит корпоративная карта для юридических лиц.
Рассказываем, в каких случаях удобно использовать корпоративную карту, как ее оформить и какие расходы можно оплачивать.
Как оформить корпоративную карту
Корпоративную, или бизнес-карту, привязывают к счету компании. Например, к расчетному счету можно привязать карту, которой пользуются руководитель и главный бухгалтер. Они могут расплатиться картой за товар, рассчитаться за услуги, снять наличные в банкомате. Но за снятие наличных придется отчитаться, как за подотчетные деньги.
Кроме этого, корпоративную карту можно привязать к отдельному счету для определенной категории расходов. Например, можно открыть «топливный счет» и привязать к нему карту, которой водитель оплачивает бензин. Купить другой товар или снять наличные в банкомате по такой карте нельзя. Если компания оформляет отдельный счет для корпоративной карты, то на него переводят деньги с основного счета компании.
Основные преимущества корпоративной карты
- Проще контролировать расходы — руководитель может установить лимит, например, выделить на канцтовары 50 000 ₽ в месяц. Потратить больше этой суммы сотрудники не смогут.
- Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы — достаточно передать сотруднику карту.
- Не нужно снимать наличные на хознужды, инкассировать деньги и хранить их в офисе.
- Можно покупать товар на сумму более 100 000 ₽ в месяц — расходы по карте относят к безналичным, поэтому лимит на них не распространяется.
Чтобы оформить корпоративную карту, руководитель пишет заявление в банк. Если карту получают на новый счет — надо отправить уведомление в налоговую, сделать это необходимо не позднее семи рабочих дней со дня открытия карточного счета. Если карту привязывают к существующему счету — уведомление отправлять не надо.
Важно: к одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Корпоративная карта действует до трех лет. Когда срок истекает, банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление, когда и где ее можно забрать. Если карту нужно закрыть, пока не истек срок ее действия, — руководитель уведомляет банк о своем решении. Для этого в мобильном приложении нужно открыть «Настройки» и выбрать операцию «Закрыть карту».
Виды корпоративных карт
Именные и неименные карты. Именную карту выдают конкретному сотруднику, например, директору или бухгалтеру. Именно он отвечает за расходы по карте, даже если передал ее другому сотруднику. Ответственность сотрудника прописывают в локальном документе — его пишут в свободной форме.
Неименную карту может использовать любой сотрудник. Ее оформляют, если одну карту поочередно используют несколько человек. Список сотрудников и порядок пользования картой закрепляют отдельным приказом. Сотрудники должны ознакомиться с документом и подписать его.
Дебетовые и кредитные карты. Корпоративные карты могут быть дебетовые, дебетовые с кредитным лимитом и кредитные. С дебетовой карты можно списать деньги организации, а с кредитной — деньги банка. Дебетовая карта с кредитным лимитом — карта с деньгами организации, но если денег на счете недостаточно, компания берет заем в рамках лимита, установленного банком.
Рублевые и валютные карты. Бизнес-карту можно выпустить рублевой или валютной. Обычно валютную карту оформляют для сотрудников, которые ездят в зарубежные командировки.
Какие операции можно совершать с корпоративной картой
Оплачивать безналом — это основное предназначение банковской карты, ей можно расплатиться за товары и услуги. Руководитель может установить разовый, ежедневный или месячный лимиты на расходы по карте.
Снимать наличные можно также в пределах установленного лимита. Но если часто снимать деньги или снимать большие суммы — это может насторожить налоговую и инициировать внеплановую проверку. Центробанк рекомендует поставить лимит на снятие наличных — до 100 000 ₽ в день.
Еще нужно следить, чтобы с корпоративной карты за неделю не снималось более 30% оборота по банковскому счету. Если снимать больше — это тоже вызовет подозрение у налоговой.
Расплачиваться картой за рубежом. Для этого необязательно получать валютную карту. Сотрудник в загранкомандировке может воспользоваться рублевой — деньги конвертируют по курсу банка.
Покупать в интернете. С помощью корпоративной карты можно оплачивать покупки в интернете. Например, заказать канцелярские принадлежности на маркетплейсе или оплатить визуальные материалы для контента в социальных сетях.
Переводить деньги на другие карты, например, чтобы оплатить услуги подрядчика. При переводе денег на другие карты желательно писать назначение платежа и не превышать лимита, установленного банком.
Важно: переводить деньги можно только с дебетовой карты, с кредитной — нельзя.
Вносить наличные можно в трех случаях: сотрудник кредитует компанию, возвращает заем или вносит выручку. Наличные на корпоративную карту лучше вносить через кассу банка. В платежном поручении оператор укажет назначение платежа, чтобы облегчить работу бухгалтеру.
Наличные можно внести через банкомат, но некоторые банки начисляют комиссию за операцию. В среднем комиссия составляет 0,3% от внесенных денег.
Важно: Корпоративную карту нельзя использовать для следующих целей:
компаниям и ИП: выплачивать сотрудникам зарплату и выплачивать сотрудникам пособия и компенсации;
компаниям: оплачивать товары и услуги для личных нужд сотрудников или руководителей.
Какие расходы можно оплачивать корпоративной картой
Затраты, оплаченные бизнес-картой, налоговая признает как расходы, направленные на осуществление деятельности и получение прибыли. Приводим список расходов, которые можно оплатить корпоративной картой:
- командировочные расходы: гостиница, билеты, оплата питания;
- топливо;
- коммунальные платежи;
- канцтовары;
- представительские расходы;
- программное обеспечение;
- услуги поставщиков;
- интернет-контент;
- почтовые и курьерские услуги.
Индивидуальные предприниматели дополнительно могут расплачиваться бизнес-картой за личные покупки. Но такие расходы нельзя учитывать при исчислении налогооблагаемой базы.
Как отчитаться за расходы по карте
За каждую операцию по корпоративной карте необходимо предоставить отчетные документы в бухгалтерию. Перечень документов зависит от вида операции.
Оплата товаров или услуг. Сотрудникам необходимо сдать подтверждающие документы: товарную накладную, акт о выполненной услуге, счет-фактуру, товарный или кассовый чек. В кассовом чеке должен быть перечень покупок с ценами. Если чек фиксирует только сумму покупки, к нему необходимо приложить товарный чек.
Вместо накладной, можно попросить кассира поставить печать на чек — тогда он считается полноценным закрывающим документом. Чек за покупки в интернет-магазине продавец отправляет на электронную почту, или чек пробивает курьер.
Обналичивание. Сотрудник передает бухгалтеру чек из банкомата о снятии наличных. Если этими деньгами он расплатился за товар или услугу, вместе с чеком из банкомата сотрудник передает закрывающие документы.
Расходы за границей. Платежные документы необходимо перевести на русский язык. Это можно сделать самостоятельно — нотариально заверять перевод не нужно. Налоговая не предъявляет особых требований к переводу, поэтому достаточно приложить к чеку перечень покупок на русском языке.
Внесение налички. На каждую внесенную сумму необходим документ — обоснование. Например, для возврата заемных денег — договор займа, для подотчетных средств — авансовый отчет, для внесения выручки — расходно-кассовый ордер. Обоснование не нужно только для ИП, которые вносят на расчетный счет личные деньги.
Корпоративная карта — удобное и современное средство платежа. Главное — использовать карту строго по назначению, предоставлять в срок закрывающие документы и держать бухгалтера в курсе предстоящих операций по карте.
А оформить корпоративную карту на выгодных условиях, можете в Ак Барс Банке