Различные встречи также являются важной частью работы во время пандемии, когда мы работаем удаленно. Повседневная жизнь уже немыслима без нескольких виртуальных встреч или бесед на Zoom, MS Teams, Google Meet, Webex и других платформах. Все они дают возможность поговорить об эффекте присутствия, увидеть других, даже если он находится по ту сторону экрана. Вот несколько советов и принципов делового этикета, которые помогут вам быть продуктивным и вежливым в этом новом мире.
По возможности включайте камеру
Позвольте другим видеть вас и убедитесь, что вы не просто голос. Ведь мы встречаемся лично, но лица не скрываем. Это особенно важно, если вы являетесь организатором встречи или выступающим на мероприятии. Для участников это не всегда важно, но если организатор попросит, хорошим тоном будет включение камеры.
Подумайте о выборе одежды
Конечно, удобный выбор домашней одежды - одна из главных преимуществ удаленной работы. Но если у вас есть возможность надеть профессиональную одежду, сделайте это. Чувствовать себя в рабочем ритме. А это особенно важно на собеседовании.
Не забудьте об окружающей обстановке
На виртуальной встречи видят не только вас, но и окружающую вас среду. Позаботьтесь об обоях, выбрав красивую стену, книжную полку, комнатные растения и тому подобное. Или найдите самые качественные и наиболее подходящие виртуальные обои на соответствующей платформе.
Чем больше света, тем лучше
Чем лучше освещение, тем лучше качество видео. Подсветка затрудняет обзор, поэтому стоит купить настольную лампу или круглую лампу. Которые будут размещены спереди или с обеих сторон. Если это невозможно, расположите камеру так, чтобы источник света был обращен к лицу, а не за ним.
Разминка и упражнение на голос
Чем яснее вы говорите, тем лучше вас поймут, поэтому перед первой удаленной встречей дня или перед любым важным событием стоит потренировать свой голос. Почитать вслух или сделать упражнение с на дикцию. Пение тоже помогает.
Посмотри в камеру
Когда вы представляете или рассказываете что-то группе или собеседнику, смотрите в камеру: это установит зрительный контакт. К тому же это намного лучше, чем смотреть на свое лицо и думать о том, как долго я не был в парикмахерской, и когда это можно будет сделать.
Вовремя проверяйте оборудование и готовьтесь
Перед встречей или мероприятием необходимо проверить настройки аудио и видео. Своевременно используйте возможности тестирования, предоставляемые платформами, а также проверяйте все детали вручную, особенно если вы являетесь организатором событий.
По возможности используйте наушники и внешний микрофон - они часто улучшают качество звука. Проверьте чувствительность микрофона, так как на качество звука может повлиять слишком низкая чувствительность микрофона (вас будет трудно слышать). Так и слишком большая чувствительность (слушатели будут слышать ваше дыхание и т. д.).
Фоновый шум подавляется микрофонами с «поп-фильтром». Убедитесь, что украшения или другие предметы не вызывают раздражающих шумов.
Если вы показываете материалы во время встречи (например, на экране или отправляете ссылки), подготовьте и загрузите их задолго до встречи.
Отключайте микрофон, когда не говорите
Фоновый шум может сильно раздражать. Если в это время вы не говорите, выключите микрофон. Убедитесь, что микрофон и камера выключены, когда вы планируете воспользоваться удобствами, перекусить или заняться другими личными делами.
Не теряйте фокус и не теряйте время
Не секрет, что встречи затягиваются, и не все вопросы решаются гладко и продуктивно. Говорите о главном и не отклоняйтесь от темы. Не разговаривайте одновременно с другими, придерживайтесь запланированного времени.
Приглашайте только тех, кто обязательно должен принять участие
Чем больше участников, тем больше проблем с подключением. Чем меньше участников, тем плавнее общение. Может быть, количество участников должно быть намного меньше? Оцените, есть ли смысл всем включать микрофон и камеру (веб-семинар или функция веб-семинара). Может, другие смогут посмотреть запись при необходимости?
Не выполняйте сразу несколько работ
Независимо от того, насколько заманчиво сделать несколько дел одновременно. Например, посетить собрание и ответить на электронные письма или создать презентацию. Сосредоточьтесь исключительно на собрании, чтобы полноценно участвовать и узнать всю информацию.
Предупредите, если вы не можете участвовать в групповой работе
Если вы знаете, что во время мероприятия будет проводиться групповая работа (например, генерация новых идей, подготовка презентации, обсуждение участниками на вебинаре и т. д.), И вы не сможете участвовать, заранее сообщите об этом менеджеру мероприятия.
Оставайтесь на связи со своей аудиторией
Если вы выступаете на мероприятии, регулярно проверяйте вопросы и комментарии в окне чата, а также задавайте вопросы или проводите опросы, чтобы убедиться, что все следят за вами и понимают, что вы сказали.
Организатор встречи отключается последней
Я рекомендую вам всегда оставаться до конца встречи, пока ее не закончит организатор. Так же, как мы не уходим посреди личной встречи без причины, мы следуем аналогичным принципам в виртуальных встречах.
Этикет общения по электронной почте во время пандемии
Хотя я писал об этикете электронной почты в этой публикации, стоит упомянуть, как он изменился во время пандемии. Поскольку мы больше не встречаемся лично, количество полученных писем увеличилось, особенно от коллег.
Они также стали более поверхностными. Я предлагаю по возможности избегать таких безличных стандартных фраз, как «С уважением», «Приветствую», вместо этого говорить что-то хорошее и приятное, думая о человеке. Даже в случае сложных и неприятных новостей вы должны быть еще более чуткими, обдумывая каждое слово и выбирая дружелюбный или хотя бы нейтральный тон. Потому что мы никогда не знаем, в какой ситуации находится другой человек.
А как насчет голосовых сообщений?
Отправка голосовых сообщений или голосовой записи вместо текстового сообщения может быть полезной, но она также может быть очень раздражающей и утомительной, если используется неправильно или слишком часто.
Что делать, чтобы избежать неприятных ситуаций? Сначала, как всегда, подумайте о получателе сообщения. Это принцип, которого следует придерживаться в общении в целом. Всегда думайте о получателе, не считайте ваше время более важным, чем время получателя.
Голосовое сообщение может быть удобным, быстрым и полезным инструментом для отправителя, но обременительным для получателя. Поэтому убедитесь, что получатель согласен, прежде чем записывать и отправлять его. Получатель может быть на встрече, и он не может шуметь, у него нет наушников. Слушает или смотрит что-то еще и т. д.
В этой ситуации может быть проще прочитать сообщение. Короткий деликатный вопрос может решить эту ситуацию и улучшить ваши коммуникативные навыки.
Интернет - это та же жизнь, а технологии - всего лишь инструмент. Поэтому основные принципы общения должны быть одинаковыми - уважать друг друга, быть дружелюбными и искренними, даже если разговаривать виртуально. Удачи!