Если документ состоит из нескольких листов или речь идет о целом пакете документов, необходимо подумать об их скреплении. Скрепление документов позволяет решить следующие задачи:
- Упорядочивание документации: удобно, если страницы документов хранятся в определенном порядке – это облегчает их просмотр;
- Сохранение документов: скрепленные между собой документы не потеряются;
- Защита от внешних воздействий: некоторые способы крепления позволяют обеспечить безопасное хранение и передвижение документов в любом объеме.
Какие именно способы скрепления документов выбирать, зависит от их важности, количества и других важных особенностей.
Степлеры
Это самый простой способ скрепить между собой небольшое количество документов. Размеры степлеров и скоб напрямую зависят от количества страниц, которые придется скреплять.
Данный способ достаточно удобный и доступный для всех работников офиса. Один щелчок в удобном месте, и документы скреплены. Степлеры используются в офисах компаний, банках, школах и других учреждениях.
Недостаток степлера – неизбежное повреждение бумаги. Для устранения скоб используется дополнительное устройство – антистеплер. Но даже при аккуратном извлечении из бумаги скобы оставляют небольшие проколы.
Скрепление степлером – подходящий вариант для договоров и других документов с малым количеством страниц.
Дыроколы, шила, бумагосверлильные машины
Это большой ассортимент специального оборудования, которое делает ровные отверстия в листах бумаги. Шило – простейший инструмент, который есть везде, но используется нечасто. Шила могут быть стандартными или с ушком на конце. В ушко вставляется бечевка, что значительно ускоряет процесс сшивания.
Дыроколы – наиболее простые устройства, которые наряду со степлерами имеются в офисах и различных учреждениях. Бумагосверлильные машины используются в архивах, библиотеках и других местах, где много документов.
Подобное оборудование позволяет сделать документы пригодным для крепления в папках-скоросшивателей. Не так давно этот способ был востребованным по всему миру, но появление файлов с перфорацией изменило это.
Производительность принадлежностей напрямую зависит от того, какую пачку документов они могут проколоть. Недостаток дыроколов, шил и других инструментов для прокалывания бумаги в том, что они повреждают документ. А это не всегда допустимо.
Современные папки и скоросшиватели
Современные скоросшиватели в большинстве своем подходят для документов, которые прошли через дырокол или бумагосверлильную машину. Но в большинстве случаев предпочтение отдается хранению каждого листа в прозрачном файле. У файлов есть перфорация, которая позволяет крепить его в скоросшивателе любого типа. По расположению перфорации определяется ориентация файла – альбомная или книжная.
Конечно, помещение каждого листа в файл отнимает время. Но так вы сохраните важный документ целым, а также обеспечите ему защиту от негативных воздействий – влаги, пыли, истирания и т.д.. Это удобно для любого типа документов.
Папки со встроенными вкладышами имеют фиксированное количество страниц. А в скоросшивателях количество размещаемых документов можно многократно менять по своим потребностям.
Всегда можно прибегнуть к самому простому способу скрепления бумаг – это всем известные скрепки канцелярские, которые никогда не выйдут из моды.
