Если слово “онлайн-мероприятие” вызывает неприятные ощущения, то я вас понимаю. Я сама прошла через это. Мой путь от ужасов самостоятельной организации до работы с профессионалами в этой статье (а еще немного информации об онлайн-событиях и полезные контакты).
Близится 23 февраля. Готовим для наших мужчин онлайн-корпоратив с баром и мастер-классами. Надеюсь им понравится. Мужчин у нас в компании не так много, но все активные и компанейские.
Первый блин - комом
(или "Никаких больше онлайнов!")
Подготовку к празднику начали еще в начале января, наученные горьким опытом первых наших Онлайнов.
В начале пандемии, мы были оптимистами и верили, что мероприятия разрешат уже спустя 2 месяца. Но время шло - а ничего не менялось. Наступила осень, а вместе с ней совместная конференция с нашими западными партнерами. Так как границы были закрыты, было принято обоюдное решение проводить ее в онлайн-формате.
Нашему директору, Александру Ивановичу, такое решение не особо нравилось. Тратить бюджет на "неосязаемые вещи - какой-то там Онлайн" ему не хотелось.
Решили сэкономить и попробовать организовать “своими силами” - и это был полный провал. Постоянно что-то зависало, отключался звук, рябила картинка - в общем, все было ужасно.
Директор был в ярости, мягко намекнув, что "кажется, онлайн-формат нам не подходит". Но другого решения проблемы не было: мероприятия проводить было необходимо, а единственный выход пока - онлайн.
Я занялась проработкой этого вопроса и отправилась шерстить просторы интернета в поисках компании, которая бы занялась организацией онлайн-мероприятия "под ключ". Оставила пару заявок на сайтах и посыпались звонки.
Удивительно, но первый неудачный опыт организации оказался полезным (некоторые знания внутренней "кухни" создания онлайн-событий у меня уже имелись).
Так как рынок Онлайна достаточно молодой и только формируется (благодаря пандемии), мне встречались разные предложения:
- Непрофессионалы, которые "хотели выжить любыми способами" и решили заняться организацией онлайн-мероприятий. Такие организаторы предлагали какие-то золотые горы, при чем сразу же сыпались на чуть более глубоких вопросах о том, как они планируют это реализовать.
- Недобросовестные подрядчики, которые запрашивали непомерно высокую цену, видя что заказчик не совсем разбирается в вопросе. Действительно рынок очень молодой, конкуренция не большая, и средней цены еще не сформировалось как таковой. Однако сравнивая несколько предложений, такие "хапуги" сразу же вычисляются по некоторым общим позициям, например стоимость аренды студии, разработка сайта-платформы со стандартным функционалом, персонал на площадке и т.п.
- Ну и конечно же, адекватные подрядчики, с хорошими кейсами и приемлемыми ценами. О них и пойдет речь дальше.
Особенно зацепило одно агентство: еще на этапе поиска, обратила внимание на их сайт - простой и информативный. Классные кейсы с использованием всех современных возможностей (например красивых брендированых виртуальных студий).
Пообщавшись с менеджером, который все подробно рассказал и предложил видео-встречу, определенно укрепилась в своей симпатии к агентству.
Встреча прошла замечательно (хотя и руководство пришлось уговаривать довольно долго), но им как не странно, все понравилось. Подписали с агентством договор и началась подготовка к новогоднему корпоративу.
И тут мы увидели разницу между самостоятельной организацией и работой профессионалов: было предложено большое разнообразие активностей, каждый этап работы выполнялся четко по дедлайнам.
Не приходилось вникать в каждую техническую деталь, а значит я спокойно могла заниматься своими рабочими обязанностями. Во время самого корпоратива все шло четко, слаженно, технических проблем не было.
Зрители были в восторге от постоянно сменяющейся "картинки" и того, какое крутое виртуальное пространство, забрендированное под нашу компанию мы нарисовали. Мы были просто счастливы.😊
Из офлайна - в онлайн
Во время съемок мне удалось поподробнее пообщаться с менеджером агентства OnlineLab. Оказалось, у ребят большой опыт создания офлайн-событий и за время пандемии они активно развивали ОНЛАЙН-направление.
“Сейчас в онлайне можно провести почти любое событие: от деловых конференций и форумов, до детских новогодних утренников и взрослых корпоративов с большим количеством различных шоу и активностей. И все это на фоне Марса, дворца или на крыше небоскреба, например, представляете? Возможность создать любой фон доступна благодаря Виртуальным студиям ( специальному набору 3D-объектов и сцен)” - объяснила мне Евгения (менеджер нашего проекта). Она так увлеченно и интересно рассказывала, что было видно - ребята горят своим делом.
Так мы обрели надежных подрядчиков для наших мероприятий. И думаю, когда ограничения все-таки снимут, от Онлайна полностью мы отказываться не будем. Онлайн-мероприятия не заменят офлайн, но для своих целей - это отличный инструмент (как пример, в условиях пандемии мы смогли порадовать сотрудников и устроить праздник).
Пройдя этот тернистый путь, уверенно могу сказать, что Онлайна бояться не стоит. Главное, доверить организацию события профессионалам, как это сделали мы, обратившись в OnlineLab. Ознакомиться с их кейсами можно на сайте в разделе "Портфолио" (интервью с Кержаковым, мое любимое).