Японцы очень ценят соблюдение бизнес-этикета и связанных с ним церемоний и традиций. Это касается также и иностранцев, ведущих переговоры с японцами. Многие японцы хорошо знакомы с западной культурой и, в основном, относятся с пониманием, если иностранец не знает тех или иных японских обычаев, более того, они могут и сами стараться приспособиться к вашему стилю общения, ведь, по сути, самое главное – уважительное и вежливое отношение и стремление поддерживать позитивный настрой во время общения. Тем не менее, если вам предстоит участвовать в бизнес-встрече с японцами, рекомендуется все же узнать о некоторых специфических особенностях бизнес-культуры в Японии, чтобы не вызвать недопонимание у своих партнеров и ни в коем случае не обидеть их.
Если вы принимаете участие в бизнес-встрече любого характера, первое, на что вам стоит обратить внимание – это правильный дресс-код. Японский бизнес-этикет не всегда приветствует «business casual» стиль в одежде, поэтому всегда лучше перестраховаться и одеться более официально. Конечно же, в зависимости от формата встречи, стиль одежды будет меняться, например, если встреча будет проходить в рамках, например, спортивного мероприятия. Но согласитесь, что лучше немного перестараться с официальном стилем одежды, чем одеться недостаточно официально и чувствовать себя не в своей тарелке во время всей встречи. Как говорится, лучше перестраховаться, чем потом сожалеть.
Во время деловой встречи старайтесь вести себя максимально консервативно. Японцы всегда стараются говорить мягко и сдержанно, они избегают прямых и резких высказываний, чтобы случайно не обидеть никого из своих собеседников. Японцы довольно скрытны, поэтому будьте готовы к тому, что во время переговоров японцы будут озвучивать минимум информации и затягивать с окончательными ответами и решениями. Происходит это потому, что для японцев главное – сохранить добрые отношения со своими бизнес-партнерами и поддерживать дружелюбную атмосферу в течение всех переговоров. Кроме того, японцы часто, слушая своего собеседника, кивают головой. Однако это далеко не всегда означает согласие с его словами, зачастую в это вкладывается совсем иной смысл – так японцы показывают, что они внимательно слушают и понимают слова собеседника.
В японской бизнес-культуре принято приветствовать друг друга поклоном. Японцы прекрасно понимают, что на Западе здороваются рукопожатием, поэтому японский бизнесмен, скорее всего, сам протянет вам руку для приветствия. Однако, если хотите продемонстрировать, что вы знакомы с японскими традициями и уважаете их культуру, не лишним будет слегка поклониться.
Наконец, когда настанет время сесть за стол и приступить к переговорам, дождитесь приглашения сесть. Японцы всегда приходят на переговоры небольшими группами и рассаживаются в соответствии со статусом, который они занимают в компании. Во главе стола садится главный по статусу сотрудник.
Важной частью любых деловых встреч является обмен визитками. Обязательно подготовьте необходимое количество визиток, достаточное для всех участников переговоров. Получив визитку от японца, внимательно ознакомьтесь с ней и, по окончании встречи, бережно уберите в визитницу или портфель.
Во время самих переговоров японцы большое внимание уделяют деталям, поэтому будьте готовы, что вам будут задавать множество узкоспециализированных вопросов. Старайтесь тщательно готовиться к любого рода переговорам и заранее продумать, какие вопросы могут возникнуть у ваших японских партнеров. Вы можете принести с собой различные документы с информацией о вашей компании, которую вы можете предоставить японцам для ознакомления, или же пригласить с собой коллег со своей стороны, которые помогут вам отвечать на сложные вопросы.
Чрезмерную инициативность японцы воспринимают, как грубость. Поэтому старайтесь все время держаться спокойно, не торопиться и ни в коем случае не подгонять никого. Если во время переговоров наступила тишина, то, скорее всего, японцы обдумывают сказанное и планируют свой дальнейший ответ. Дайте им необходимое время на размышление и не нарушайте тишину.
Во время переговоров показывайте свою заинтересованность в происходящем. Когда вы слушаете собеседника, делайте пометки в блокноте и, при необходимости, повторяйте его мысль, чтобы убедиться, что вы правильно все поняли. Это поможет вам поддержать диалог и продемонстрирует японцам, что вам важно их мнение.
Во время встреч у японцев принято дарить небольшие подарки. Размер и стоимость подарка опять же напрямую зависят от иерархии. Принимать подарок всегда следует обеими руками с большой благодарностью. Если подарок завернут в упаковку, не разворачивайте его во время встречи перед всеми, дождитесь, когда вы останетесь наедине. Однако, если вы все же будете открывать подарок в присутствии дарящего, старайтесь аккуратно разворачивать его, не повредив упаковку.
Визитки
Крайне важным аспектом бизнес-этикета в Японии является обмен визитками между сторонами. Обмен визитками рассматривается, как обязательная часть бизнес-протокола или же как официальное знакомство, поэтому обратите внимание, что японцы не перейдут к обсуждению дела, пока процедура обмена визитками не будет завершена.
Японцы называют визитки словом «мейши». Для них визитка является «лицом» человека, поэтому японцы никогда не будут экономить на своих визитках. Визитки в Японии изготавливаются из высококачественных материалов и хранятся в специальных визитницах.
Японцы, само собой, ожидают, что их иностранные партнеры будут также приходить на встречи с подготовленными и переведенными визитками, если уж не на японский, то хотя бы на английский язык. Прийти на переговоры без таких визиток означает совершенно не подготовиться к встрече.
Если же встреча будет проходить не в России, а в Японии, то рекомендуется все же подготовить несколько визиток с переводом на японский язык. Японцы обязательно оценят такое внимательное отношение с вашей стороны. Обратите внимание, что перевод информации о вас и вашей компании на визитке обязательно должен быть грамотным и точным, поскольку визитка в данном случае является лицом вашей компании, и японцы уже по ним могут составить свое первое впечатление о вас, а первое впечатление всегда самое сильное.
Ваши визитки обязательно должны содержать такую информацию, как название вашей компании, вашу официальную должность, ваше имя, адрес, телефон и электронную почту. Обратите внимание на порядок расположения информации на японских визитках. Японцы в первую очередь делают акцент на компании, и уже только потом на должности и имени человека.
Раздайте свои визитки японским партнерам в начале вашей встречи. Заранее убедитесь, что у вас с собой достаточное количество визиток для всех присутствующих. Согласитесь, что будет очень невежливо, если кому-то одному визитка не достанется. Помните, что для японцев процедура обмена визитками играет очень важную роль, поэтому даже если в вашей компании это не принято, и вы считаете это бесполезным занятием, ни в коем случае не выказывайте свое недовольство и будьте предельно вежливыми и дружелюбными во время обмена визитками. Так вы покажете, что вам не только важно заключить сделку, но вы также чтите японские традиции и устои.
Передавая свою визитку японцу, держите ее обеими руками и слегка поклонитесь. Убедитесь, что подаете визитку лицевой стороной вверх так, чтобы японец смог сразу же ее прочитать.
Принимая «мейши» у японца, взять визитку также нужно обеими руками и поклониться. Ни в коем случае не убирайте визитку сразу, а сперва внимательно ознакомьтесь с информацией на ней. Внимательно рассмотрите полученную визитку и прокомментируйте ее содержание. Обращаться с визитками нужно очень бережно, как с очень важными документами. Считается невежливым делать какие-либо пометки на визитке, в особенности в присутствии человека, передавшего вам ее. Положите полученные визитки перед собой на стол до окончания встречи. Вы также можете разложить их перед собой в том же порядке, в каком сидят ваши иностранные партнеры. Так вам будет проще запомнить их имена и поможет избежать неловких ситуаций, если вы вдруг забудете, как кого зовут.
Наконец, когда ваше собрание или встреча подошли к концу, аккуратно сложите визитки в визитницу, папку или сумку. Ни в коем случае не кладите визитки в карманы штанов, японец воспримет это как неуважение, или хуже того – оскорбление.. Если у вас с собой нет визитницы, в крайнем случае визитки можно положить в бумажник или кошелек.
Автор: редактор компании «АКЦЕНТ» Елена Д.
Корпоративный английский для сотрудников компаний.