Изучаем законопроект об удаленной работе.
Вы узнаете:
1. Старые и новые нормы ТК в части удаленной работы: какие задачи возникают, и как их решить.
2. Переводить сотрудников на удаленную работу не страшно, если использовать автоматизированную систему контроля рабочего времени.
3. Офисные работники «понятнее» удаленных – это заблуждение. Если есть система контроля рабочего времени, «удаленщики» понятнее.
Удаленная работа в Трудовом Кодексе
Согласно данным Министерства труда и социальной защиты, в период пандемии коронавируса существенно вырос запрос работодателей на перевод сотрудников на дистанционный режим работы. То, что массовый переход «на удаленку» - долгосрочный тренд, подтверждает и проходящее в Государственной Думе обсуждение законопроекта о внесении изменений в Трудовой кодекс в части регулирования труда дистанционных работников. Подробнее о содержании этого законопроекта будет сказано отдельно ниже. А что же предусмотрено в части удаленной работы в текущем ТК?
Регулирование дистанционной занятости Трудовым кодексом предусмотрено с 2013 года. Порядок заключения, изменения условий и расторжения трудового договора с дистанционным работником и в целом все детали его взаимоотношений с работодателем прописаны в Трудовом кодексе, главе 49.1 «Особенности регулирования дистанционного труда».
Под «дистанционной работой» в Трудовом кодексе понимается выполнение сотрудником своих рабочих обязанностей, предусмотренных трудовым договором а) вне места нахождения работодателя или стационарного рабочего места и б) при условии использования работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть «Интернет».
Это определение прямо предполагает обязательное наличие сетевого или интернет-траффика, который а) может быть проанализирован, и б) анализ которого позволяет в той или иной степени оценить эффективность использования сотрудником своего рабочего времени, т.е. в целом эффективность работы сотрудника. При этом, в Трудовом кодексе, статье 312.2 предусматривается обязанность такого дистанционного (условно офисного) работника использовать средства защиты информации и иные программно-технические средства, предложенные работодателем. К категории иных программно-технических средств относятся и автоматизированные решения по контролю использования рабочего времени.
Плюсы и минусы «удаленки»
Организация удаленного рабочего процесса сопровождается определенными рисками:
- сотрудники более активно используют в рабочее время и в рабочих процессах личные средства коммуникации;
- отсутствует физическое ощущение «рабочего места» и контроля со стороны руководства и коллег, что ведет к смешиванию личного и рабочего пространства и последующему возможному «выгоранию»;
- может снижаться самодисциплина;
- значительный объем рабочих коммуникаций выводится в неформальные и неконтролируемые каналы, происходит размытие периметра организации, учащаются случаи публикации в социальных сетях и пересылки в мессенджерах служебной информации.
При этом у работодателя и раньше существовала легальная возможность минимизировать риски, предусмотренная 312-йстатьей ТК. Но изучая опыт наших клиентов, мы отметили, что почти никто из работодателей офисных сотрудников до пандемии не задумывался о применении решений, позволяющих проконтролировать работу условно офисного (дистанционного) персонала. Почему это происходило?
Первое объяснение: так исторически сложилось в силу незначительного количества работников, официально оформленных как дистанционные. Дело в том, что процедуры оформления и увольнения дистанционного сотрудника, описанные в действующей редакции Трудового кодекса, оставляют слишком много пространства для споров. Например, становится сложно обосновать причину увольнения дистанционного сотрудника в связи с прогулом или неявкой в назначенное время в офис для отчетной встречи. Отметим: анализу судебной практики использования работодателями режима дистанционной занятости можно посвятить отдельную статью, она в наших ближайших планах. В целом по этой, а также ряду других причин компании до недавнего времени очень неохотно шли на «дистанционку», предпочитая держать сотрудников в офисе.
Однако этому есть и другое объяснение: априори считается, что сотрудника, находящегося в офисе, руководитель (работодатель) видит, а значит, – контролирует. В отличие от физически недоступного дистанционного сотрудника.
Первый аргумент в целом не вызывает споров, а вот второй не так однозначен, как кажется. Давайте посмотрим на устоявшиеся процессы определения загруженности сотрудников и оценки эффективности работы как удаленных, так и офисных работников.
Начнем с офисных сотрудников. В основном нагрузка такого работника определяется количеством решаемых задач, обратной связью от него самого («успеваю/не успеваю»), наличием или отсутствием переработок, частотой и продолжительностью перерывов в работе (то есть, буквально, насколько часто и надолго отходит от компьютера). Эффективной в большинстве случаев считается работа сотрудника, который выполнил поставленные задачи в установленный срок или со сдвигами по времени, если работник обоснованно мотивировал задержку высокой загруженностью другими задачами. В итоге руководитель получает некую иллюзию контроля работы «стационарного» сотрудника, который находится в поле зрения, доступен и информирует обо всех этапах движения задачи со сроками, пусть даже и меняющимися.
Совсем другое дело – «удаленщики»: они по определению не на виду, рисков в такой организации труда достаточно много, а их количество в общей численности сотрудников ранее традиционно было слишком незначительным, чтобы изыскивать ресурсы на использование специальных средств контроля. Поэтому большинство работодателей и продолжает скептически относиться к режиму дистанционной занятости, считая его «серой зоной».
Ловушка подобных рассуждений заключается в том, что физический контроль рабочего процесса сотрудников в офисе часто эффективен не больше, чем работа на дому. Это подтверждено нашим многолетним опытом выборочного анализа траффика стационарных рабочих мест в компаниях различного размера. Почти в любом офисе с «напряженным рабочим графиком» всегда есть место игроманам, большим любителям социальных сетей и мессенджеров, нарушителям трудового распорядка или, наоборот, трудоголикам.
Новый законопроект об удаленной работе
Тотальная «обкатка» режима дистанционной работы в марте – июне 2020 года из-за пандемии стала поводом для уравновешивания в правах удаленных работников с офисными. Представители Совета Федерации и Государственной Думы инициировали законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы». В частности, разработанный документ вводит законные основания использовать режим временной дистанционной занятости. Переводить персонал на удаленную работу станет проще, увольнять – сложнее: в основаниях для увольнения вместо трудового договора появится Трудовой кодекс. Уволить по причине «отсутствия у работодателя достаточного объема работы», «производственной необходимости» или любого другого основания, выходящего за пределы официальных формулировок Трудового кодекса, больше не получится. Конкретными законными основаниями теперь являются:
«несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации», «неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей» или, например «разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника» и другие, приведенные в статье 81 Трудового кодекса «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя».
Кроме того, в документе хотят зафиксировать сохранение за сотрудником в полном объеме заработной платы при переводе на удаленную работу. Но если в офисе работодатель хотя бы физически видит, как трудится персонал, то на дому гораздо сложнее понять, не стали ли сотрудники работать меньше.
Также законопроект предусматривает сохранение всех положений ТК РФ, связанных с переработкой в будни или в выходные. Проблема состоит в том, что на «удаленке» рабочий день сотрудника размывается. Как работодатель может проконтролировать, перерабатывает ли сотрудник в выходные или «закрывает долги», связанные с недоработками в будни? Если персонал не слишком нацелен на результат, то работодатель может нести убытки в связи с оплатой нерабочего процесса.
Очевидно, что в связи с законопроектом у работодателя появляется целый ряд веских оснований использовать специальные средства мониторинга деятельности сотрудников, по крайней мере, дистанционных. Ведь как иначе можно измерить текущую загрузку надомных работников, оценить производительность их труда и трудовую дисциплину?
Чем помогут автоматизированные системы контроля рабочего времени
Возможности и специфику работы такого рода систем рассмотрим на примере модуля «Контроль рабочего времени» в составе системы защиты от утечек SolarDozor от компании «Ростелеком-Солар». С любого удобного для себя устройства руководитель через веб-браузер получает доступ к данным о том, сколько часов в день работает сотрудник, во сколько начинает и заканчивает работать, сколько времени и в каких приложениях проводит, какие действия совершает (подтверждается снимками экранов).
Статистика собирается программами, установленными на рабочих компьютерах сотрудников. Следует отметить, что для обоснования мер дисциплинарной ответственности за «разглашение охраняемой законом тайны» (упоминалось выше) применима непосредственно сама система защиты от утечек SolarDozor, которая эффективно выявляет случаи разглашения конфиденциальной служебной информации.
Итак, при использовании модуля «Контроль рабочего времени» руководитель и/или HR-специалист получают объективные данные и могут оценить работу сотрудников компании по следующим показателям:
- Соблюдение трудового распорядка.
- Наличие переработок или недоработок.
- Количество и продолжительность перерывов в рабочих процессах.
- Эффективность и скорость работы сотрудников.
- Распределение нагрузки по компании в целом или на уровне отдельных подразделений, вплоть до каждого сотрудника внутри подразделения.
- Соотношение загруженности сотрудников одной должности и с одинаковыми должностными обязанностями (рабочими функциями).
- Соответствие решаемых задач занимаемой должности.
Благодаря использованию модуля работодатель получает возможность управлять сотрудниками и рабочими процессами без привязки к своему месту нахождения и месту работы самого сотрудника.
Модуль «Контроль рабочего времени» предоставляет руководителю исчерпывающие сведения о реальной продолжительности рабочего дня сотрудника с точностью до минут. При этом соблюдаются требования норм Трудового кодекса, в частности, связанных с необходимостью учета фактически отработанного сотрудниками времени(ст. 91 «Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени», ст. 99 «Сверхурочная работа», ст. 102 «Работа в режиме гибкого рабочего времени»). Система формирует отчеты по соответствующим срезам данных.
Не все системы контроля одинаково полезны
Пандемия не просто стала отправной точкой для изменения законодательства о дистанционном труде: впервые производители систем корпоративной безопасности столкнулись с реальным ростом спроса на решения, позволяющие контролировать рабочее время сотрудников. Производители ответили на вызов рынка по-разному.
Некоторые разработчики добавили к стандартному мониторингу действий сотрудников на рабочих компьютерах возможность записи аудио/видео с монитора, видео с веб-камеры. Обывателю идея «искусственный интеллект расшифрует и проанализирует разговоры ваших сотрудников», безусловно, покажется привлекательной. Однако в реальности этот подход создаст работодателю немало проблем. Во-первых, не стоит забывать, что работа на дому стирает грань между рабочим и личным пространством человека. В объектив видеокамеры или в зону действия микрофона могут совершенно случайно попадать изображения членов семьи сотрудника, обрывки приватных бесед. Такие эпизоды, в случае их огласки, могут стать очень веским поводом для судебных разбирательств о вторжении в частную жизнь.
Кроме того, далеко не все сотрудники изначально готовы согласиться на аудио- и видеофиксацию событий непосредственно в их доме. И даже если вам удастся административно «продавить» сотрудника, это явно не повысит его лояльность компании и не улучшит взаимоотношения с работодателем. Со всеми вытекающими последствиями. Этичность использования средств контроля рабочего времени должна соответствовать ст. 23 Конституции РФ и не посягать на неприкосновенность личного пространства. Ведь для сотрудника его дом становится и рабочим местом, а значит, рамки контроля должны не выходить за описанные в Трудовом кодексе ст. 312.5.
Именно поэтому автоматизированные системы контроля рабочего времени, о возможностях которых мы рассказали выше, гораздо лучше справляются со своей задачей и при этом не создают работодателю юридические и этические риски. Собранная ими грамотно визуализированная статистика позволяет за секунды получить общее представление об активности всей компании, подразделения или конкретного работника в течение дня. А потратив еще пару минут на ее анализ, можно получить детализацию по конкретным действиям работника. Это гораздо эффективнее и быстрее, чем тратить время на просмотр записи веб-камеры или на прослушивание записи микрофона с ноутбука сотрудника за 8-часовой рабочий день в надежде выявить какие-либо нарушения. Искусственный интеллект и вовсе пока неспособен успешно справиться с подобным анализом.
Послесловие
В заключение стоит отметить, что мы считаем систему контроля рабочего временив первую очередь инструментом, который помогает руководителю любого уровня оценить эффективность работы организации или конкретного подразделения. И, при необходимости, принять на основе собранной информации соответствующие управленческие решения. Это метод объективной оценки, а не способ сокращения штата сотрудников на основе собранной доказательной базы рабочих ошибок.
На практике работы нашей системы в компаниях разных масштабов и отраслей мы видим: сотрудники не против объективной программной фиксации фактов их ежедневной профессиональной деятельности. В конце концов, интуитивно большинство из нас достаточно хорошо представляет свою профессиональную ценность и свои возможности. Ключевым моментом является правильное использование системы контроля и донесение до сотрудников ее выгоды как инструмента улучшения показателей труда.
Авторы: Людмила Сплендер, ведущий аналитик компании «Ростелеком-Солар», Елена Черникова, старший бизнес-аналитик компании «Ростелеком-Солар».
Оригинал материала на Генеральном Директоре