Чтобы отправить документы через "Почту России" от организации, важно учесть множество нюансов, а кто-то даже задумывается о заключении договора.
Для начала резюмируем алгоритм действий для отправки документов почтой:
- Чтобы переслать документы, нужно заполнить сопровождающие бумаги;
- Приобретая конверт, отдавайте предпочтение пластиковому. Такие пакеты в первую очередь более защищенные от влаги, а во-вторых, его сложнее вскрыть постороннему.
- Если документы важные, лучше не выбирать обычные письма, поскольку их чаще воруют и сроки доставки чаще нарушаются. Лучше выбрать заказное письмо с уведомлением, поскольку это не только более надежный вариант, но и отправителю приходит сообщение, когда адресат забрал письмо. Но действительно важные бумаги лучше пересылать ценным письмом, в котором сделана опись вложения. В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ Я РЕКОМЕНДУЮ составлять опись. Без составления описи доказать факт направления документов может быть очень затруднительно.
Опись - это листок, на котором указывается ценность отправления и содержимое, причем список проверяется и подтверждается сотрудником почты. При оценке письма допускается указывать любую сумму, но не забывайте, что от нее будет зависеть размер взимаемого %, который добавится к базовой стоимости. При этом оценка не только оговаривает стоимость содержимого, которая будет возмещена при утере или повреждении послания, но и будет являться страховкой от потерь и вскрытия конверта. Как и заказное послание, такой конверт вручается под расписку и в почтовый ящик ни в коем случае не бросается во избежание кражи.
- Не упустите самый легкий этап: указать на конверте реквизиты получателя, произвести оплату и получить квитанцию.
Так, что же насчет договоров?..
Заключать договор вашей организации с почтовым отделением стоит в том случае, если вы хотите пересылать документы по безналичному расчету. Если за наличку, то каждый раз ходите и оформляете всё на почту. Но могут не принять, если писем очень много. На почте об этом расскажут подробнее.
