Рассмотрим основные блоки работ, прекрасно понимая, что все зависит от события и ТЗ, на каждом этапе могут вноситься изменения, и заказчик с подрядчиком находятся на связи порой 24/7.
Заявка и согласование
- Сбор информации о событии, формирование ТЗ (если нет готового у заказчика) или доработка совместно с организаторами. Вы можете просто запросить бриф или заявку у подрядчика и заполнить ее,
- Составление предложения с перечнем объема работ и стоимостью в соответствии с ТЗ,
- Согласование деталей технического сопровождения события,
- Заключение договора, включая техническое задание и смету в приложениях.
________________________________________________________________________________________
Иногда самый длительный этап — проработка технического задания (ТЗ). Мы можем и будем задавать вам вопросы по нему, тк именно оно позволяет обеим сторонам понимать, что будет в результате.
________________________________________________________________________________________
Блок 1. Подготовительная работа со спикерами
- Составление инструкции для спикеров (техническая инструкция, помогающая спикерам подготовиться к выступлению, заранее проверить наличие необходимого оборудования к тестовой проверке),
- Тестовая проверка спикеров (проверяем стабильность подключения, звук, видео, выстраиваем кадр, проверяем презентацию и тд). Отчет о тестировании заполняется в режиме реального времени и доступен организаторам. В день эфира мы на связи с каждым спикером и отслеживаем время их подключения.
Блок 2. Подготовительная работа техническая
- Составление открытого для заказчика графика работ (чаще используем диаграмму Ганта), чек-листа и технического тайминга события,
- Обсуждение деталей по дизайну, графике эфира, при необходимости отправка ТЗ дизайнеру заказчика или разработка графики самостоятельно,
- Составление перечня необходимого оборудования и сервисов исходя из ТЗ заказчика и коммуникация с их представителями до окончания эфира,
- Составление перечня необходимого кол-ва сотрудников для трансляции исходя из ТЗ заказчика (технические специалисты, ассистенты, операторы камер, режиссеры, звукорежиссеры и тд),
- Согласование смет с заказчиком (особенно, если в ТЗ были изменения и это требует увеличения или сокращения оборудования),
- Поиск, аренда и проверка оборудования (включая монтаж, демонтаж, доставку).
Блок 3. Трансляция
- Монтаж оборудования,
- Брифинг рабочей бригады,
- Проведение трансляционных работ, включая техническую поддержку,
- Демонтаж площадки.
Блок 4. Отчетность
- Отправка заказчику технической записи эфира,
- Предоставление заказчику технического отчета о мероприятии (изменения в тайминге во время эфира, кол-во просмотров, отсутствие/наличие технических сбоев, причин и принятых мер, рекомендации для последующих трансляций, если таковы имеются),
- Подписание закрывающих документов.
Дополнительные услуги
- Дизайн, разработка графики эфира,
- Итоговый монтаж эфира, например, с разбивкой на выступления отдельных спикеров,
- Предварительная съемка и монтаж эпизодов для эфира (выступления части спикеров, ведущих и тд).
В общем, здесь все зависит от компаний, мы, к примеру, дополнительно можем взять полностью на техническое сопровождение ваше событие: от системного администрирования до выстраивания света и звука на площадке.