Не раз и не два мне попадались статьи психологов о том, что причиной постоянного стресса является беспорядок в делах. Честно говоря, не обращала на это внимание, пока не научилась, таки, наводить порядок в своем хаосе больших и маленьких задач. И вот тогда я поняла, насколько мне было тяжко жить с кучей "висяков".
Сделать бедлам понятным и измеримым
Постараюсь объяснить быстро и на пальцах. Пока дела и мысли у нас в голове, они там судорожно мечутся и постоянно на нас давят: надо сделать то, надо сделать это и НЕ ЗАБЫТЬ сделать это вовремя. Каждое несделанное вовремя дело, пусть и чуть-чуть, но нас расстраивает. Пропустила запись к врачу - начинай все сначала, жди, пока будет окошко, подстраивайся, с работы снова отпрашивайся. Не кинула вещи на ночь в стирку - накопилась к выходным куча, значит придется в субботу прогонять 3 цикла - закинь, развесь, собери. Не купила стиральный порошок загодя - не запустила вовремя стирку. Вот и здравствуй постоянный стресс.
Между тем, каждое выполненное и вычеркнутое даже маленькое дело приносит нам удовольствие.
Допустим, надо вам сдать экзамен. Когда вы его сдадите (на любую устраивающую вас оценку), вы ожидаете большой прилив счастья. Но пока вам надо готовиться, сама перспектива сдать экзамен выглядит пугающе и давит на мозг. Уровень стресса растет.
Но можно ухватить немного счастья в процессе подготовки:
Выписываем списком все темы экзамена.
После каждой изученной/повторенной темы - вычеркиваем ее. Нет, не после 5 пройденных тем. А после каждой. Ровно в тот момент, когда вы "закрываете" задачу, вы ощущаете выброс эндорфинов. Я это сделал! Я молодец! И мне хорошо. И мне снова будет хорошо, как только я вычеркну следующую задачу. Да и сам процесс подготовки становится измеримым и понятным.
Если пример с экзаменом вам не близок, попробуйте со списком покупок в магазине:
Если вычеркивать сразу из списка то, что вы только что положили в корзину, вы будете чувствовать то самое маленькое счастье достижения!
Куда записывать. Блокнот или приложение?
До недавнего времени я любила блокнотики. Да чего уж там, до сих пор на работе использую даже два. С одним хожу на совещания - там конспекты того, что обсудили. Во второй записываю всякие проектируемые проекты проектов и заметки на ход ноги. Самое важное в виде конкретных задач переношу на электронные доски.
Кстати, про конспекты. Вот глобально решили и записали в конспект (ну или протокол), например, что надо съездить в Новосибирск, провести презентацию продукта лично клиенту В. Для тех, кто вовлечен в это, задача разбивается на подзадачи.
- Договориться с клиентом на даты ХХХ
- Выбрать и Купить билеты
- Выбрать и Забронировать гостиницу
- Проверить презентацию и при необходимости доработать. Получить от дизайнеров/фотографа картинки такие-то.
- Собрать набор образцов
- Провести встречу с клиентом
- Написать отчет о достигнутых на встрече договоренностях.
- Проконтролировать исполнение договоренностей в срок.
И все, задача из большой и не очень понятной становится измеримой и осязаемой.
Но! Для управления списком задач у меня давно уже есть излюбленная комбинация приложений (для компа и мобильного)
Bitrix24 - электронная доска - канбан для рабочих задач (здесь я веду полное управление проектами на компе. Мобильная версия мне не нравится)
Trello - для личных задач, можно диктовать голосом. Не идеальное приложение на мой взгляд, но хорошее. Тут можно делать общие списки дел с семьей и пр. Сюда как раз пишутся задачи типа:
- записаться к терапевту по поводу болей в спине,
- составить список жалоб, чтобы озвучить терапевту,
- позвонить в управляющую компанию по поводу температуры батарей,
- выбрать наконец-то тональный крем,
- съездить в Ашан и купить продукты по списку.
- 3-х минутные задачи
Купи Батон - для списка покупок (не идеальное приложение, тестирую еще и другие).
Это лично мои хиты, так что ваши отзывы на другие приложения приветствуются. Чем вы пользуетесь? Есть ли у вас любимая комбинация приложений для планирования?
В следующей статье я расскажу про принцип 3-х минутных задач. Это вообще бомба в тайм-менеджменте!
Подписка на мой канал любознательного человека приветствуется)