Собственники часто не подозревают, что у компании есть проблемы, а ведь финансово отвечать за ошибки будут именно они.
К нам в Главбух Ассистент регулярно обращаются управленцы. Они понесли репутационные или финансовые потери из-за того, что в бухгалтерии что-то пошло не так. Расскажем о самых неприятных последствиях для управленцев и о том, как снизить риски. Речь пойдет даже не о штрафах.
А в конце статьи — ссылка на вебинар, где наши специалисты делятся реальными историями из практики и дают советы предпринимателям, как контролировать бухгалтера, чтобы избежать рисков.
Доначисление налогов
Даже если с учетом и налогами в вашей компании все в порядке, то доначислить налог могут из-за контрагента, которого недостаточно проверили. Это распространенная практика: если ФНС признает контрагента недобросовестным, вашей компании доначислят налог на прибыль, НДС и штрафы.
Но для бухгалтеров проверка контрагентов — дело новое. Не все пока знают, где искать достоверные сведения. Срабатывает привычный подход: раз менеджеры заключили договор с этим контрагентом, значит, все уверены в его надежности.
Что делать. Утвердите в компании регламент проверки контрагентов. Поставьте задачу главбуху — каждый месяц производить сверку с покупателями и поставщиками. Когда подписываете акты сверки, обращайте внимание на любые расхождения в цифрах и требуйте пояснений.
Блокировка счета
Приостановить операции по счетам ФНС может за неуплату налогов, пеней или штрафов после требования об уплате. Другая причина блокировки — бухгалтер не сдал или сдал не в том виде налоговую отчетность. Часто это происходит из-за технических сбоев или из-за того, что письмо из ФНС затерялось среди другой корреспонденции. За отсутствие налоговой отчетности приостанавливают операции по всем расчетным счетам организации, а у ИП еще и по личным. Вы не сможете открыть счет ни в одном банке, пока ФНС не снимет ограничение.
Что делать. Возьмите под контроль все письма из налоговой. Прежде чем применять карательные меры, ФНС всегда предупреждает, но бухгалтеры иногда не придают значения таким письмам. Лично визируйте письма и распределяйте их между сотрудникам для исполнения. Так вы сможете контролировать и отчетность, и налоги.
Восстановление учета
Многие компании стараются нанимать универсальных специалистов. Но таких мало — это нормально. Помните: бухгалтер может прекрасно разбираться в каких-то аспектах учета и при этом потеряться в специфике вашей отрасли. Так появляются ошибки на конкретных участках, например в учете лизинговых операций.
Что делать. Если появляются малейшие сомнения, что с бухучетом в компании что-то не так, заказывайте финансовый аудит. Лучше делать это перед отчетными периодами, например в мае или ноябре.
А чтобы обезопасить себя от проблем с ФНС, доверьте специалистам Главбух Асcистент восстановление учета — они приведут вашу базу в порядок, спасут от штрафов, пени и доначислений.
Полная потеря бухгалтерской базы
Даже небольшая потеря информации в базе может нарушить ее целостность и привести к некорректной работе. Если база хранится на отдельном компьютере без резервного копирования, то компьютерный вирус, проблема с жестким диском или переустановка операционной системы могут ее полностью уничтожить. И даже если вы плохо расстались с бухгалтером, то, обидевшись, он может удалить отдельные документы или даже всю базу.
Что делать. Ограничьте доступ к базе бухучета: поручите айтишнику разграничить права на внесение, редактирование и удаление информации в учетной системе. У каждого пользователя должен быть свой логин и пароль — сможете отследить, кто и какие изменения вносил. Поручите настроить ежедневное резервное копирование данных из учетной системы.
Храните всю бумажную документацию в офисе, не разрешайте приходящему бухгалтеру уносить ее домой. Проверьте, как бухгалтер хранит документы.
Обратите внимание и на всю структуру хранения: договоры должны быть в отдельной папке, счета-фактуры, накладные — в другой, счета с платежными документами — в третьей.
