Считать деньги в бизнесе может быть приятно, если это прибыль, или очень больно — если что-то пошло не так и компания терпит убытки. Чтобы не попадать в такую ситуацию, важно всегда вести финансовый учет компании.
Финансовый учет можно разделить на две части: бухгалтерский нужен, чтобы не получить штраф, а управленческий — чтобы понимать, в каком состоянии находится компания. В каждом случае будут свои источники информации, требования и отчеты.
В этой статье я расскажу, в чем разница между бухгалтерским и управленческим учетом и можно ли справиться с ними самостоятельно.
Бухгалтерский и управленческий учет: в чем разница
Бухгалтерский учет обязателен для всех компаний, кроме ИП. Индивидуальный предприниматель решает сам, делать это или нет. С одной стороны, это требует времени и денег, с другой — позволяет контролировать активы.
Основная цель бухучета — вовремя и правильно рассчитать налоги. Бухгалтер руководствуется законом «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом, Положением о ведении бухучета, кучей других стандартов и правил. Он учитывает только те деньги, которые вы уже получили или потратили, но не сможет ответить на вопрос, сколько денег будет на счету компании через месяц.
Управленческий учет нужно вести обязательно, если вы хотите принимать управленческие решения без ошибок. Вы делаете это для себя и сами устанавливаете правила. Потраченные усилия окупятся, ведь вы сможете эффективнее распоряжаться деньгами.
Допустим, сейчас по кассе у вас все хорошо — вы в плюсе. Переводите предоплату за товар, а через три дня вам нечем платить зарплату сотрудникам: прибыль от продажи будет только в следующем месяце. В отличие от бухучета, управленческий учет поможет спрогнозировать нехватку средств, и вы успеете скорректировать свое решение.
Чем еще отличаются бухгалтерский и управленческий учеты:
Как вести учет самому
Бухгалтерский учет. Вести бухучет не нужно самозанятым — налоги автоматически рассчитываются в приложении «Мой налог», и ИП на упрощенке без работников — достаточно сдать декларацию по УСН 1 раз в год.
У ИП с сотрудниками и ООО документов намного больше, причем сроки сдачи у них разные. Скажем, отчет 6-НДФЛ по налогам на доходы сотрудников нужно сдавать ежеквартально, а отчет СЗВ-М по сотрудникам в пенсионный фонд — ежемесячно. На возню с бумагами уходит много времени, легко запутаться и ошибиться.
Вести учет самостоятельно можно четырьмя способами:
- Делать расчеты в Excel. Подходит, если вы готовы вбивать все цифры вручную, хорошо разбираетесь в формулах расчета налогов и держите в голове сроки сдачи отчетности. Актуально для фирм с 15–20 операциями в месяц.
- Использовать 1С. Вы потратите деньги на покупку ПО и время на то, чтобы разобраться в программе. Кроме того, для решения любых нестандартных задач исходную конфигурацию придется дорабатывать с помощью программиста.
- Поручить ведение бухгалтерии банку, в котором у вас открыт счет. Для ИП на УСН в некоторых банках эта услуга предоставляется бесплатно. Остается риск технических ошибок и просрочки — нужно все перепроверять.
- Использовать онлайн-сервис. Он напомнит о сроках, поможет сформировать отчеты и автоматически отправит их в ФНС, ПФ и ФСС. Стоимость зависит от тарифа: например, сервис «Контур.Эльба» для ИП без сотрудников обойдется от 1900 рублей за квартал, а для ИП с сотрудниками и ООО — от 6000 рублей за квартал. Учтите: электронный бухгалтер не несет ответственности за ваши ошибки, так что вникать все равно придется.
Управленческий учет. Тут нет установленных законом стандартов и сроков, поэтому самостоятельно справиться с управленческим учетом проще, чем с бухгалтерией. Пока операций мало, можно вносить данные в тот же Excel или «Гугл-документы» — в одной из статей я уже рассказывал о том, как начать вести управленческий учет самому.
Когда платежей и контрагентов много, удобнее работать в сервисе типа Adesk. Таблицы и графики формируются автоматически: нужно только ввести цифры или интегрировать сервис с банком, тогда поступления и платежи будут подтягиваться сами.
Готовые отчеты в сервисе помогут с первого взгляда понять:
- Как лучше спланировать доходы и расходы, чтобы не допустить кассового разрыва.
- Сколько вы должны контрагентам, а сколько они должны вам.
- Какие проекты и направления наиболее рентабельны, а какие нужно оптимизировать.
- Насколько фактические доходы и расходы по проекту или по компании отличаются от запланированных.
- По каким статьям резко увеличились расходы — может, субподрядчик поднял цены или сотрудники стали часто ездить на такси в личных целях.
- Сколько денег можно направить на ремонт офиса или вывести из бизнеса без ущерба основной деятельности.
Вы в каждый момент времени будете в курсе, что происходит в вашей компании, и сможете оперативно принимать управленческие решения.
Во второй части статьи я расскажу, в каких случаях пора искать штатного сотрудника, который займется финансовым учетом, а когда это можно отдать на аутсорс.
Подписывайтесь на канал Adesk, чтобы не пропустить новые материалы.