Рад приветствовать тебя на моем канале, дорогой читатель!
Сегодня речь пойдет о перегрузках на рабочем месте и о причинах, которыми они вызваны. Статья будет полезна как начальникам, которым иногда необходимо посмотреть на свою работу со стороны, так и сотрудникам, которые находятся в данной ситуации и не понимают, как из нее выйти.
Думаю, многие из Вас сталкивались с ситуацией, когда изо дня в день начальник без устали накидывает все новые и новые задачи. И чем лучше Вы их выполняете, тем чаще ставятся новые и более трудозатратные.
Где встречается чаще?
В больших компаниях, где бизнес-ритм каждого сотрудника отточен до мелочей и жестко соблюдаются должностные инструкции такие моменты встречаются крайне редко.
В небольших же организациях, где должностные инструкции написаны молодым менеджером по персоналу на коленке и одним глазом согласованы с начальником, а о бизнес-ритме сотрудника даже не слышали, сотрудники живут и работают в постоянной перегрузе.
Кто виноват?
Однозначного ответа на этот вопрос не существует в связи с множеством различных обстоятельств. Задачи могут ставиться напрямую руководителем, могут быть получены от отделов, переполнить чашу могут и внезапно возникшие проблемы. Сам сотрудник так же может постоянно придумывать себе второстепенные задачи, которые, по его мнению, важны и неотложны.
На мой сугубо личный взгляд, если взять процентное соотношение виновников торжества, то получается около 70% вины лежит на руководителе, а 30% на сотруднике. Вы в праве с моими видением не согласиться. Цифры взял, как говорится, по ощущениям.
Ошибки руководителя.
- Ставит очередные задачи, не учитывая текущие и не решенные на текущий момент.
- Не понимает даже примерный промежуток времени, который потребуется для решения.
- Не сопоставляет компетенции подчиненного с задачами.
- Ставит задачи без конкретных сроков. «Чем быстрее, тем лучше».
- Постоянный контроль некоторых задач звонками, письмами и чатами.
- Не учитывает должностную инструкцию сотрудника.
- Не владеет в полном объеме информацией о бизнес-ритме подчиненного.
- Расстреливает мелкими и срочными задачами.
Решение . Как не перегрузить сотрудника?
- Правильный руководитель фиксирует ранее поставленные и незавершенные задачи подчиненного. Не стоит накидывать сверху новое, не получив отчет по-старому.
- Прежде чем поставить задачу, ее необходимо обсудить с будущим исполнителем. Уточнить, сколько потребуется времени на выполнение и есть ли вообще время на эту задачу. Сотрудники ценят открытость своих руководителей.
- Необходимо четкое понимание, что у сотрудника достаточно компетенций для выполнения задачи. Мы же не будем кладовщику ставить задачу по подготовке финансовой отчетности? Так и менеджеру по продажам не стоит делегировать заниматься подготовкой документов для пожарной инспекции или установкой кондиционеров на торговых точках.
- Никогда не ставьте задачи с расплывчатыми сроками. У каждого интерпретация таких фраз, как, «В ближайшее время», «Чем быстрее, тем лучше», «Нужно было еще вчера», может сильно отличаться. Только конкретика в днях и часах.
- Не стоит каждый час звонить и контролировать сотрудника по той или иной задаче. Это будет мешать ему выполнять основные и вгонять в стресс. Есть точка А (постановка задачи) и точка В (выполнение задачи). В зависимости от сложности необходимо добавить пару или более реперных точек.
- Не стоит накидывать задачи подчиненному, если они не соответствуют должностной инструкции. Все новое всегда требует больше времени. Каждый менеджер должен заниматься своим делом.
- Правильный руководитель понимает бизнес-ритм каждого подчиненного. Учитывая эту информацию, вероятно, выбор сотрудника для выполнения задачи изменится.
- Всем известный факт – мелкие и срочные задачи сильнее всего влияют на уничтожение бизнес-ритма. Такие задачи необходимо объединять в блоки и распределять их по ответственным сотрудникам.
Если Ваш сотрудник превратился в осла или в загнанную лошадь, то время его жизни в компании подходит к концу. Накопленная усталость, стресс и самобичевание из-за просроченных задач, сделают своё дело, и Вы его потеряете.
Во второй части мы обсудим ошибки подчинённого. И рассмотрим несколько вариантов решения!
Спасибо, что дочитали! Комментируйте, подключайтесь к обсуждению. Тема животрепещущая во всех компаниях и на всех уровнях.
Подписывайтесь и не пропускайте новые статьи. Just Our Life
Всем крепкого здоровья и профессиональных успехов!