Все люди, работающие в офисе, используют персональный компьютер. Подготовка писем, другой документации, схемы, чертежи и презентации - все это хранится на компьютере. Большинство приложений, позволяющих выполнять свои должностные обязанности, не требуют специальных знаний в области информатики и программирования, однако нужно обладать некоторым набором минимальных знаний, которые помогут вам оптимизировать свое рабочее место на компьютере и предостеречь свои данные от потерь.
- Храните все свои документы на диске«D».
По умолчанию, практически все программы сохраняют свои файлы на диске «С» (или же на рабочем столе, который тоже находится на диске «С»). Диск «С» является системным диском у компьютера, то есть, на этот диск устанавливается операционная система «Windows». В случае проблем с операционной системой, ее придётся переустанавливать, что повлечет неизбежное удаление всех данных с диска «С». Поэтому, создайте себе папку(или несколько папок) на диске «D» и храните все свои документы там. Вы можете отправить ярлык от папки на рабочий стол, тем самым вы получите легкий доступ к документам.
- В настойках программ установите минимально удобный период для авто сохранения документов.
99 % процентов всех пользователей персональных компьютеров, при подготовке документации, используют стандартные программы «Microsoft Office», такие, как“Word”, “Excel” и другие. Очень часто бывает, что при подготовке какого-либо (зачастую важного) документа, случаются перебои с электричеством, зависания компьютера или другая проблема, в результате которой компьютер перезагружается, и вся ваша работа исчезает. Как правило, в программе офисного пакета «Microsoft Office» настройки параметров авто сохранения вы можете найти во вкладке «Параметры» и далее «Сохранение». Установите желаемое время, когда документ будет сохраняться автоматически (обычно я ставлю 1-2 минуты) и можете быть уверенным, что большая часть проделанной вами работы сохранится при любых нештатных ситуациях.
- Выберите единую папку для сохранения всех файлов, полученных по сети Интернет.
В 21 веке основная передача файлов осуществляется через интернет и работающие посредством интернета программ: электронная почта, различные программы обмена мгновенными сообщениями («Telegram», «WhatsApp» и др.). Как правило, каждая программа создает в памяти компьютера собственную папку для сохранения файлов. Если вы используете несколько таких программ, в последующем, поиск файлов может быть очень затратным по времени. Указать, в какую папку следует сохранять загруженные файлы, в любой программе можно самостоятельно, через меню настроек. Создайте одну папку на диске “D”, и сохраняйте все полученные файлы в эту папку.
Воспользуйтесь данными советами, и вы намного упростите свою работу на персональном компьютере.