Автор - Юлия Попова
генеральный директор компании «Универсальные финансы»
Сайт - universal-finance.com
Прежде чем чем-то управлять необходимо четко для себя понимать, чем же мы собираемся управлять. В этой статье мы поговорим о дебиторской задолженности. Что же это такое?
Если обратиться к Википедии, то дебиторская задолженность — это сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании, гражданину со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами.
Что значит сумма долгов? Откуда она взялась? Компания, как, впрочем, и любой человек в течение жизни заключает сделки с другими людьми и компаниями. В ходе этих сделок происходит обмен ресурсами (товарами, деньгами, рабочим временем и т.д.). Как правило, обмен происходит на основе некого договора, как устного, так и письменного, где оговариваются, а лучше прописываются различные условия сделки. Условиями могут быть, например, поставка определенного товара за определенную сумму денег в определенное время и определенное место. Часто обмен денег на товар или услугу не совпадают по времени. Например, оплата товара авансом или в течение оговоренного времени после поставки. Совпадение срока передачи товара и оплаты возможно, например, в супермаркете при покупке продуктов. В таком случае дебиторской задолженности не возникает.
В статье речь пойдет о том случае, когда образуется дебиторская задолженность и как с ней жить дальше.
Так что же такое эта дебиторская задолженность?
Рассмотрим на примере.
Всегда ли дебитором является именно покупатель, который не заплатил за оказанную ему услугу или предоставленный ему продукт/товар? Нет. Дебитором может также быть и поставщик компании, когда ему перечислили деньги заранее, до того, как он произвел поставку или оказал услугу.
Например, компания заплатила деньги за аренду помещения авансом. Деньги с ее счета были списаны, но “въехать” в арендуемое помещения компания сможет только через несколько недель согласно условиям договора. То есть поставщик услуг является должником для компании до тех пор, пока он не исполнит своих обязательств по договору, а именно, не предоставит помещение согласованной площади, по указанному адресу, в согласованном состоянии на определенный срок.
Дебиторская задолженность, чаще всего, является обычным хозяйственным процессом в организации, к ней относятся следующие операции:
- авансы, выданные поставщикам товаров и услуг;
- задолженность подотчетных лиц;
- задолженность учредителей перед компанией;
- задолженность покупателей и заказчиков, в пределах установленных сроков;
- переплата налогов и сборов в бюджет.
Как только мы разобрались с самим понятием дебиторской задолженности, можно переходить к вопросам управления ею.
Управление дебиторской задолженностью, как управление чем бы то ни было еще, начинается с того, что мы точно знаем, чем нам предстоит управлять. Как говориться в старом рекламном ролике, “сколько вешать в граммах?”.
Управление начинается с учета, с оцифровки объекта управления. Невозможно управлять тем, что не посчитано.
Что же включает в себя управленческий учет дебиторской задолженности?
Основные показатели, которые необходимо отслеживать и на которые необходимо влиять:
- информация о дебиторской задолженности контрагента на начало и конец рассматриваемого периода;
- суммы отгрузок и поступивших от контрагента активов (денежных средств, товаров и т.д.);
- ожидаемый срок поступления денег по поставке (из договора);
- срок просрочки платежа;
- размер просроченной задолженности.
Все это необходимо анализировать с заданной периодичностью. Мы отслеживаем основные показатели в бизнесе, к которым относится в том числе и дебиторская задолженность, для того чтобы управлять ею, чтобы принимать более точные управленческие решения, чтобы планировать деятельность компании, чтобы увеличивать прибыль компании. А любая коммерческая организация всегда создается с целью получения прибыли, а иначе это уже кружок по интересам, а не бизнес.
Если мы посмотрим на баланс компании, то мы увидим, что дебиторская задолженность наравне с денежными средствами, товарно-материальными ценностями и вложениями во внеоборотные активы относится к активам компании. А это значит, что “дебиторка”, если речь идет о задолженности покупателей уже была отражена в выручке и с нее уже, возможно, исчислили налог, и, возможно, уже заплатили его в бюджет. А если речь идет о задолженности поставщика услуг, то отражая эту сумму в активах баланса, мы не можем, принять эту сумму в качестве расхода в целях уменьшения налогооблагаемой базы. То есть налог мы платим больше, чем могли бы, если бы поставщик оказал нам услугу своевременно и предоставил все необходимые закрывающие документы. То есть, иными словами, дебиторская задолженность — это не что иное, как замороженные деньги.
Это ли не повод внимательнее относиться к контролю за дебиторской задолженностью?
Как же это можно делать? В первую очередь, всем известно, что профилактика всегда дешевле лечения.
Под профилактикой я понимаю тщательную проверку контрагента на стадии заключения договора. Насколько контрагент платежеспособен? Какова у него репутация? Такое досье необходимо иметь на всех, с кем мы работаем. И это уже не пожелание, а требование налоговых органов, которые в определенных ситуациях при проверке деятельности Вашего контрагента и обнаружении у него проблем, имеют полное право доначислять налоги и Вашей компании тоже. Так что “мы в ответе за тех, с кем работаем”, если перефразировать известный афоризм. И мало того, создать такое досье единоразово при заключении договора, надо его периодически обновлять, чтобы информация о контрагенте всегда была релевантной.
Далее, систематически проверяя информацию по задолженности, мы можем применять определенные инструменты в управлении ею. Мы можем взаимодействовать с должниками, влияя на сроки и условия платежей (назначать скидки за более ранние сроки оплаты), мы можем вносить изменения в условия сотрудничества (подготавливать дополнительные соглашения, расторгать договоры и т.д.), мы можем работать со страховыми, факторинговыми компаниями, мы можем передавать задолженность третьей стороне по договору цессии, мы можем обратиться в суд за принудительным взысканием задолженности, мы можем запускать процесс возврата переплат из бюджета, фондов и поставщикам, мы можем производить взаимозачет обязательств, мы можем даже обанкротить должника в некоторых случаях. Вариантов достаточно большое количество. Но все это возможно только в случае изначально правильно выстроенной системы учета и контроля за дебиторской задолженностью и назначения ответственных компетентных лиц.
Подводя итог, хотелось бы еще раз отметить, что любое управление начинается с понимания объекта управления, его оцифровки, выстраивания системы учета, контроля, планирования и анализа отклонений фактических данных от плана, и принятия управленческих решений на основе оцифрованных данных. А когда мы уже видим картину целиком в графическом или табличном виде, то мы можем уже применять различные инструменты, позволяющие влиять на сложившуюся ситуацию, направляя ее к желаемой цели, а именно достижению запланированной прибыли.
Подписка на журнал «Оценка инвестиций» доступна по ссылке: esm-invest.com/ru/subscribe