Оптимизация закупочной деятельности — одна из должностных обязанностей управляющего загородным домом, которая призвана снизить затраты за счет экономии на закупках необходимых товаров и последующего хранения запасов.
Какими закупками чаще всего занимается управляющий?
К регулярным можно отнести закупки продуктов, воды, вин и другой алкогольной продукции, сигар, моющих и чистящих средств для дома, инвентаря для уборки и прочее. И чтобы задуматься об оптимизации закупочной деятельности, управляющий не должен ждать, пока тот или иной товар закончится в самый неподходящий момент или, наоборот, произойдет порча залежавшихся товаров.
Как проводить оптимизацию закупок?
✔ Снижать цены закупаемого товара
Для этого нужно провести подробный анализ поставщиков, которые готовы предоставить широкий ассортимент товаров из разных категорий. Так вы сможете выбрать наиболее привлекательные предложения по соотношению цены и качества товара. Покупаем дешевле, но не во вред качеству!
✔ Сокращать запасы
Бывает так, что управляющий домом заказывает один и тот же перечень товаров, не учитывая их остатки. Со временем переизбыток таких страховых запасов приводит к дополнительным расходам на складирование и обеспечение их сохранности (это в лучшем случае) или даже порче этих товаров (что еще более накладно).
В определенное время в нашей стране хранение таких запасов было нормой. Но не сейчас, когда на рынке нет подобного дефицита. Поэтому делаем вывод – сокращаем запасы!
✔ Уменьшать издержки закупок
В нашем случае это оптимизация расходов на доставку. Чтобы провести подобный анализ, нужно оценить логистические возможности поставщиков, готовых привозить товары по доступным ценам. Если одни и те же товары есть у разных поставщиков, лучше всего сократить их количество, что в итоге позволит снизить общую стоимость доставки.
✔ Вести учет закупочной деятельности
Этот пункт включает в себя формирование регулярного плана закупок на основе актуальной информации об остатках товаров; отслеживание сроков поставок; учёт аналогов тех товаров, которые считаются взаимозаменяемыми.
Все вышеперечисленные действия помогут вам не только оптимизировать закупки в доме, но и в дальнейшем экономить время на формировании заказов поставщикам.