Обсуждения – неотъемлемая часть бизнес-процессов. Чтобы эффективно провести деловые переговоры, при этом ничего не упустив и не смутив клиентов или партнеров, следует заблаговременно готовиться к встрече, контролировать развитие переговоров и направлять их в нужное русло, а также фиксировать основные договоренности по результатам обсуждения.
Составьте план
Сделайте список основных вопросов, которые нужно обсудить при встрече. Во время общения следите за тем, чтобы успеть затронуть все необходимые темы за отведенное время для встречи.
Выключите телефон
Перед тем, как войти в помещение для переговоров, отключите свой телефон и попросите сделать то же самое всех остальных. Так, ваш разговор не будут прерывать незапланированные звонки.
Фиксируйте
Обязательно записывайте все, что обсуждаете на встрече. В насыщенном потоке информации важные детали могут потеряться. Также при обоюдном согласии всех участников разговора обсуждение можно записать на диктофон.
Следите за собой
Не забывайте контролировать свое поведение во время деловой встречи. Придерживайтесь делового стиля общения, сконцентрируйтесь на теме обсуждения. Не откидывайтесь на спинку стула, избегайте зевоты или почесываний.
Пишите отчет
Контакт-репорт - один из главных документов деловых переговоров. Зачастую это электронное письмо, отправленное всем участникам встречи, в котором зафиксированы основные темы обсуждения и достигнутые договоренности. Такой миниотчет должны получить коллеги сразу же после проведения переговоров. Благодаря этому не потеряются необходимые детали, и у всех участников будет одинаковое понимание происходящего. Мы часто встречаемся с разными людьми для общих обсуждений того или иного проекта или процесса. Зачастую от полученных договорённостей зависит дальнейшее развитие дела. Поэтому устным обсуждениям следует уделять особое внимание. Планируйте предстоящее обсуждение, следите за развитием процесса во время переговоров, чтобы основные участники не отклонялись от темы, а так же составляйте контакт-репорт, который поможет зафиксировать основные договоренности. Удачи!