Цифровизация делает возможным то, о чем еще пару десятков лет назад невозможно было и мечтать. Любой человек может, не выходя из дома или офиса, заказать и оплатить товары и продукты, выбрать место в самолете, отправить заявление в государственные органы, получить справки или выписки, спланировать путешествие и даже оформить кредит (и погасить его – все так же не вставая с дивана). Для всего этого достаточно доступа в интернет и подтверждения своей личности.
Для организаций интернет открывает и вовсе безграничные возможности – вести бизнес теперь можно, находясь в любой точке планеты, и это будет так же эффективно, как если бы вы с контрагентами находились в одном здании и постоянно встречались лично. Одна из самых интересных и полезных разработок в этом направлении – это системы электронного документооборота.
Что такое электронный документооборот? Как он работает?
Электронный документооборот – это своеобразный аналог электронной почты, только обмениваются стороны не просто файлами в интернете, а специальными электронными документами, которые так же легитимны, как бумажные с «живыми» подписями и печатями.
За счет чего это достигается?
- Документы пересылаются между организациями не по почте или в мессенджерах, а в особой программе – системе электронного документооборота (ЭДО). Система может как устанавливаться на компьютеры пользователей отдельным приложением, так и быть облачной – тогда на специальном защищенном сайте пользователь создает свой личный кабинет.
Существуют также программные модули, предназначенные для конкретных целей документооборота – например, добавив такой модуль к 1C, можно отправлять отчетность в налоговую прямо из программы.
- Чтобы зарегистрировать учетную запись в системе ЭДО, а потом обмениваться документами, пользователь должен иметь специальный «ключ» - электронную подпись (ЭП, ЭЦП). Выдают этот ключ разработчики системы ЭДО. Электронная подпись – это сразу и «паспорт», и личная подпись пользователя, поэтому доступ к ней должен иметь только владелец.
Когда у пользователя появляется доступ к системе ЭДО, он может как формировать исходящие документы (загружать с компьютера и подписывать своей электронной подписью), так и принимать входящие документы от контрагентов. Файлы можно отправлять и получать как с функцией согласования, так и без нее.
Дистанционно – даже деньги
Электронный документооборот – отличная возможность сократить расходы времени, сил и средств на обмен документами, при этом обеспечив его скорость и безопасность.
Вариантов применения ЭДО множество, среди наиболее популярных:
- Сдача отчетности в налоговую инспекцию. Отчетность можно отправить через ЭДО даже в последний момент, и она придет вовремя – а электронная подпись сделает отправленный документ равным бумажному.
- Обмен с контрагентами договорами, первичкой, накладными, выставление счетов-фактур. Подписать и отправить подготовленный электронный документ можно нажатием одной кнопки — проще, чем бумажный. Так же легко его хранить и найти в случае необходимости. ЭДО сокращает время заключения сделок и подтверждения исполнения контракта, поэтому и деньги по договору поступают гораздо быстрее.
- Заключение договоров на торговых площадках, участие в тендерах. Электронный документооборот делает для компании доступным весь рынок закупок, вне зависимости от размера организации и ее географического положения.
- Ведение внутреннего кадрового учета, в особенности в компаниях с большим числом персонала, множеством подразделений, удаленных друг от друга географически. Для согласования приказов и заявлений сотрудникам достаточно иметь электронные подписи и доступ в общую систему.
- Одно из самых перспективных направлений для использования ЭДО – финансовые услуги. Не секрет, что получение бизнес-кредита, оформление факторинга или лизинга в полностью «бумажном» формате – это кипы документов, недели проверок и постоянные запросы все новых справок и отчетов. Внедрение ЭДО в этот процесс ускоряет выдачу необходимых предприятию средств во много раз. Например, для получения факторинга на GetFinance вообще не понадобятся личные встречи, а из документов потребуются только основные правоустанавливающие и финансовая отчетность. Для рассмотрения заявки достаточно разместить сканы в личном кабинете и заверить своей электронной подписью. Все остальные данные факторинговая компания получит из государственных баз данных.
Почему электронного документооборота не стоит бояться
В отличие от обычных файлов, созданных в текстовом редакторе или мессенджере, электронные документы, полученные через систему ЭДО, приравниваются к бумажным оригиналам. Это очень удобно – чтобы подписать договор, выставить счет, отправить отчетность в налоговую инспекцию или подтвердить отгрузку товара, не нужно ехать на личную встречу или оплачивать услуги курьера. Достаточно зайти в личный кабинет в системе ЭДО и завизировать документ своей личной электронной подписью – этого достаточно, чтобы файл получил юридическую силу.
Многие организации опасаются за безопасность документации и расчетов, предпочитая вести документооборот «по старинке», на бумаге. Вместе с тем, использование систем ЭДО гораздо надежнее и эффективнее, чем ведение бумажных архивов.
- Документ не перехватят, а почту – не взломают. Разрабатывать и внедрять системы ЭДО и выдавать электронные ключи имеют право только специальные организации (их называют операторами ЭДО), имеющие все необходимые лицензии и разрешения на деятельность и включенные в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота. Они обеспечивают полную защищенность каналов связи и систем, через которые передаются электронные документы.
- Упростится работа с госорганами (в особенности – с налоговой службой). Налоговому инспектору или проверяющему из банка можно предоставить электронные декларации, книги покупок и продаж, акты и т.д. Это очень удобно, ведь вы будете уверены, что все ведется правильно и подписано, а никакой важный документ случайно не затерялся.
- Документы не потеряются и не испортятся в дороге. Пересылая важные бумаги почтой или курьером, мы всегда боимся – вдруг в пути то-то произойдет, и документ не найдет своего адресата. В ЭДО такие ситуации исключены – все, что загружено в систему, останется в системе. Даже если вы смените компьютер, документы останутся доступными.
- Вы всегда знаете, в каком статусе находится отправленный документ. Чтобы посмотреть, принят ли он получателем или на какой стадии согласования находится, достаточно войти в систему ЭДО.
- Нет необходимости проверять достоверность подписей и печатей – подделать электронную подпись пользователя невозможно, она максимально зашифрована и защищена. Если вы получили документ через систему ЭДО, то можете быть уверены, что его подписало лицо, имеющее доступ к электронной подписи.
- Освободится время на действительно важные дела. Ничего сложного в электронном документообороте нет, использование систем ЭДО не тяжелее переписки по электронной почте. Такие системы значительно разгружают все службы компании, в особенности отдел кадров и бухгалтерию, и подходят не только крупным компаниям и корпорациям, но и (в особенности) малому бизнесу. Ведь у небольших предприятий, как правило, не так много персонала и места, чтобы выделять ресурсы на ведение бумажной документации.
Понравилась публикация? Ставьте лайки и подписывайтесь (кнопка в шапке профиля), чтобы не пропустить новые материалы! И, конечно, оставляйте свои комментарии, нам очень важна обратная связь!
