Каждая организация, ведущая активный документооборот, и каждый деловой человек знают, насколько важно поддержание порядка в документах. Множество документации, накладных, договоров, отчетов хранятся в офисе, занимая довольно большое пространство. И каждый новый день добавляет все новые и новые документы, которые требуется сохранить и систематизировать. По этой причине, такая скромная вещь, как папка, является предметом первой необходимости среди всех прочих канцелярских товаров. Ввиду того, что подавляющее большинство документов печатается в формате А4, спрос на папки, изготовленные для данного формата бумаги, гораздо выше, чем на папки других форматов. Папки используются не только для хранения информации, но и для различных выступлений, для торжественной подачи информации, официального публичного поздравления. В зависимости от своего предназначения, существует огромное количество различных видов папок.
Виды папок А4
Первое место по популярности занимают вырубные папки. Они имеют удобный корешок, обеспечивающий прочное фиксирование бумаги. Предназначением вырубных папок из картона является переноска и хранение небольшого количества документов, не превышающего 100 листов.
Вырубная картонная папка А4 изготавливается из цельного картонного листа формата А2 с последующим сложением. При изготовлении вырубной картонной папки используют различные после печатные технологии – фольгирование, конгрев, тиснение. закрывающего механизма и т. д. Вырубные папки могут различаться по степени жесткости обложки, по форме вырубки, в зависимости от используемого варианта.
Среди всех папок для документов, особое значение имеют фирменные папки. Их отличием от обычных папок является наличие логотипа. По вместимости фирменные папки, как правило, меньше. Используются фирменные папки на деловых переговорах, во время выступлений и презентаций. Фирменные папки имеют рекламную и представительскую функцию и не предназначены для хранения большого объема документации на протяжении длительного срока.
Фирменные папки выполняются в виде индивидуального заказа, поступившего от клиента, и дизайн разрабатывается для каждого конкретного случая.
Выбор папок
Приобретение папок А4 для документов довольно трудное дело. Выбор производителей, используемого материала, дизайна, цвета, механизма фиксации документов внутри настолько огромен, что определиться на чем-либо довольно сложно.
Папки могут быть картонные, из мелованной бумаги, пластиковые и даже кожаные. Папка-портфель соединяет в себе функции делового портфеля и хранилища для документов. Изготавливают их из пластика или кожи. Внутри портфеля можно найти множество разделителей, позволяющих систематизировать переносимые документы. Застежкой такой папки может быть или молния, липучки или кнопки.
Архивная папка разработана специально для хранения максимального объема документации и обеспечивает легкий доступ к хранимым документам.
Папка для проектов имеет несколько отделений для хранения документов раздельно. Для быстрого поиска документов предусмотрено наличие специальных разделителей. Самым распространенным материалом для такой папки является пластик с тканной отделкой.
Папка – уголок обладает уникальной выдвигающейся перфорацией. Верхний правый угол имеет уголок, который может закрывать папку, трансформируя её в своеобразный карман. Плотная обложка из пластика защищает документы от смятия, гарантируя сохранность документов.
Для папки-регистратора характерна высокая вместительность (до нескольких сотен листов) и отличные рабочие качества.
Документы фиксируются в ней с помощью особого U-образного прижимного механизма. Корешок папки имеет кармашек, в, который вставляется этикетка (название) папки и кольцо, за которое удобно передвигать. Края папки имеют металлическую окантовку, которая усиливает прочность папки, продляя срок её эксплуатации.
Для хранения больших объемов документации потребуются папки, снабженные кольцами. Документы в них фиксируются на кольцах через предварительно проколотые дыроколом отверстия. Иногда документы в папке могут храниться вложенными в обычные прозрачные файлы. Это избавляет от необходимости в дыроколе, а также обеспечивает наилучшую сохранность документа.
Для особых случаев есть специальные кожаные папки А4. В них могут помещать дипломные работы, документы на подпись или официальные речи, произносимые на каких-либо мероприятиях. Папки для торжественных случаев изготавливаются из кожи на картонной основе. Они имеют меньшую функциональность, однако и предназначение у них иное – не хранить, а красиво подавать хранимую на бумаге информацию.