Как тендерному специалисту обезопасить себя?
Часто у начинающих (да что уж греха таить и у продолжающих тоже🤫) тендерных специалистов есть страх того, что они преступят закон или нарушат морально-этический кодекс. Я тоже не раз сталкивалась с неоднозначными ситуациями, которые очень по-разному интерпретируются в зависимости от угла зрения. Как не попасть в такую ситуацию?
Поделюсь с вами своим личным опытом, "кодексом взаимодействия", который меня часто выручает.
Сохраните чтоб не потерять✅
1️⃣ Помните, что вы действуете в рамках 44-ФЗ.
Он ваш основной документ, на основании которого вы принимаете решения о тех или иных моментах в рамках закупки
2️⃣ Всегда (ну или почти всегда, по возможности) заключайте договор со своим клиентом.
А если вы в очень хороших отношениях с клиентом и ему полностью доверяете, то хотя бы фиксируйте ваши договоренности максимально подробно в формате переписки (почта или мессенджер). Так в случае разногласий, вы сможете вернуться к этим записям.
3️⃣ Нюансы подготовки заявки.
Ваша задача - подготовить заявку. Вы не можете гарантировать, что она выиграет, но можете дать гарантию, что эту заявку допустят. Это в вашей компетенции. Есть две ситуации когда заявку не допускают:
- ваша ошибка - в таких случаях, я считаю, будет правильным не брать оплату с клиента
- ошибка клиента (предоставил неверные сведения, просроченные документы, не весь пакет документов) - эти моменты важно обговорить "на берегу", до начала работы.
4️⃣ Всевозможные схемы, подлоги, сговоры.
Я принципиально не готовлю техническое задание для заказчиков (и вам не советую 😉) - это незаконно. Фактически это сговор с заказчиком. Я не участвую в каких-либо договоренностях с посредническими лицами в рамках сговора, например, поставщиков или заказчиков (к сожалению приходится иногда с таким сталкиваться 🤷♀️). Если клиент хочет проводить какие-то схемы - он делает это самостоятельно.
5️⃣ Документооборот и взаимодействие с паролями, доступами клиентов.
Для хранения документов важна систематизация (❗️ об этом я рассказываю в курсе "Тендерный специалист онлайн или в офисе"). Не стоит объяснять, что все абсолютно конфиденциально. Вы не имеете права передавать кому-либо документы и данные клиента. В первую очередь это касается ЭЦП. Важно хранить пароли, доступы и ЭЦП клиентов так, чтобы их не потерять и они не попали в чужие руки. Есть множество программ, которые позволяют установить пароли на браузеры, папки и документы - ими стоит пользоваться.
6️⃣ Конкуренция.
Часто клиенты спрашивают как я себя поведу в довольно щекотливой ситуации (к слову бывала в такой ситуации несколько раз🤭) - когда у вас есть n-ное количество клиентов и на одну и ту же заявку подают сразу два ваших клиента. Фактически вы, невольно, становитесь обладателем информации сразу о двух участниках. И в этой позиции вы могли бы свести своих двух клиентов и они могли бы договориться. Как поступаю я?
Вернемся к п.1️⃣ Мы действуем в рамках 44-ФЗ, в котором один из основополагающих фактов - это неразглашение информации третьим лицам. Соответственно, в этой ситуации я ни одному из клиентов не разглашаю информацию о другом клиенте.
Напишите в комментариях 👇 - какое правило добавили бы вы?