Вероятно, многие из нас не раз задавались вопросами: как можно так много успеть сделать за такую короткую жизнь? Почему некоторые люди успевают гораздо больше? Как можно играючи воплощать в жизнь свои намерения, мечты и цели – легко, радостно и относительно быстро?
«Время никого не ждет», часто слышим мы, и это может даже подавлять. Почему большинство людей чувствуют, что они не могут управлять временем? Может быть потому, что им хотелось бы иметь больше времени, а оно ускользает и тогда многое не успеваешь.
Иногда люди подавлены огромным количеством дел, и у них нет времени, чтоб остановиться и передохнуть. А между тем, время в высшей степени эластично! Вам приходилось замечать, как быстро оно бежит, когда вы заняты чем-то интересным и приятным?
С другой стороны, вы можете вспомнить случаи, когда вы застревали где-то, не имея никакой возможности что-либо делать.
Существует одно старое изречение: «если хочешь, чтобы работа была сделана, поручи ее занятому человеку». Люди, у которых много времени, обычно не очень-то стараются использовать его продуктивно.
Однако, можно обмануться в отношении очень активной личности, которая в действительности не имеет больших достижений. Поэтому не смешивайте эффективность с неистовой активностью. Существуют люди, которые создают много шума и суеты, не получая больших результатов.
Но существуют и другие люди, они не кажутся сильно занятыми, и готовы уделить вам время, если вы нуждаетесь в этом, в то же время успевая сделать очень много.
То есть эффективность у людей разная. По словарю «эффективный» означает способный производить желаемый эффект без потери времени и энергии. Или с минимальной потерей времени.
Ключом к эффективности является контроль. Контроль - это управление вещами вокруг нас. Когда мы включаем и выключаем свет, мы контролируем выключатель. Когда нажимаем кнопку лифта, мы контролируем лифт.
Если мы настроены на профессиональный рост и продвижение, требующее большой ответственности, мы должны демонстрировать способность контролировать более широкие области.
Иногда люди, едва способные контролировать свою маленькую область в производстве, жалуются, что их не продвигают на руководящую работу. А ведь работа руководителя требует осуществления контроля за производственной деятельностью многих людей.
Каждое дело, которое мы выполняем, от дойки коров до полета на самолете, состоит из трех отдельных частей: 1) Начала; 2) Изменения (продолжения); 3) Остановки (завершения). Человек, способный начать работу, быстро и качественно ее выполнить, а затем завершить её, умеет хорошо контролировать свою работу. Без "хвостов", которые являются свидетельством неэффективности.
Не все люди умеют завершать дела. Например, художник пишет картину, а потом каждый день добавляет то тут, то там несколько мазков. Он не способен завершить эту картину.
Если вы относитесь к легионам «откладывателей», которые склонны относиться к делу не серьёзно, чем упорно трудиться, то вас можно успокоить тем, что вы не одиноки. Самые большие трудности связаны с нашей неспособностью продолжать дело до завершения. Эта мучительная потребность оставить часть работы недоделанной: засохшая невымытая кастрюля в раковине, инструменты, оставленные на скамейке, несколько бумаг на столе, отчет, в котором недочитана только одна страница.
Совсем ничего не делать тоже не вариант. Одним из самых ужасных наказаний, применяемых римскими императорами к беспокоящим их родственникам, была ссылка на маленький, длиной в несколько сот метров, остров, где было абсолютно нечего делать.
Иногда люди на работе намеренно не завершают дела, чтобы показать, что они незаменимы. Постепенно количество таких дел увеличивается, и они убеждают сами себя, что делают нужную и важную работу.
Удивительно, но те, кто не заканчивает дела, очень часто мечтают о больших достижениях. Они намереваются начать достигать, «как только появится время».
Они даже не представляют, что могут создавать время, просто контролируя ход своих дел. У самых эффективных людей стол в офисе чистый, а дома чистота и порядок, и они находят достаточно времени для важной для них деятельности. И, наоборот, закоренелые «запутыватели» выглядят невообразимо загруженными работой.
Однако, если вы проверите результаты этой деятельности, их окажется очень мало.
Есть разные способы закончить цикл действия. Девушка, чье незаконченное покрывало до сих пор лежит в коробке для вязания, однажды может понять, что она не хочет вязать, ей жалко на это время. Она просто хочет иметь оригинальную вещи в интерьере. Тогда, видимо, разумнее купить эту вещь.
Итак, что делать, чтобы поднять эффективность?
1) Начнем с того, что составим список всех своих незаконченных дел.
2) Теперь выберите те дела, которые вы не собираетесь завершать. Выбросите их, отдайте, продайте, поручите кому-то завершить их для вас. Делая это любым способом, вы удаляете их из своей жизни.
3) Далее, оцените дела, которые остались в вашем списке, определите приоритеты. Выделите «приоритет №1» и работайте над ним. Не позволяйте несущественным отвлекающим моментам останавливать вас! Завершите это дело. После этого проделайте то же самое со следующим пунктом из вашего списка приоритетов.
Старайтесь не начинать никаких новых проектов, пока не завершите весь список приоритетов. Вы почувствуете огромное удовлетворение, когда избавитесь от старых дел.
Даже если есть значительная трудность, всё равно нужно начать. Иначе, незавершённое дело пожирает наше внимание. Чем дольше мы его откладываем, тем труднее нам за него взяться. Если это одно дело, то мы, скорее всего, справимся. Но обычно бывают десятки дел, удерживающих наше внимание.
Вы можете бесконечно откладывать звонок коллеге для обсуждения нового проекта, мотивируя себя тем, что это займет слишком много времени, и что момент не подходящий, и так далее. Это в действительности может занять минут 30, но будет отвлекать ваше внимание долгие часы, дни или даже недели, пока вы не закончите его.
Нагромождение незавершенных дел почти всегда ведет к неоправданному истощению сил. Мы можем справиться с усталостью, спрашивая себя: «Что я собирался сегодня сделать, а что нет?» Примите решение сделать то, что должны прямо сейчас, и переключите свое внимание в настоящее время. Что значит быть в настоящем времени? Это означает направить полностью и безраздельно вашу мысль на то, что вы делаете в данный момент, не беспокоясь ни о будущем, ни о прошлом.
Если вы хотите быстро убрать комнату, забудьте обо всех делах, которые вы должны сделать сегодня еще. Не думайте о том, что произошло вчера вечером. Направьте ваш интерес полностью на эту комнату и на то, как завершить цикл с ней.
В офисе не беспокойтесь о телефонных звонках, которые вы должны сделать, или о вчерашнем разговоре с начальником. Направьте свое внимание на этот лист бумаги, который вы держите в руках. Если вы обнаружите, что вам трудно удерживать полное внимание на одном деле, проделайте такое упражнение: возьмите ручку, покатайте ее между ладонями, почувствуйте ее температуру, определите ее вес, обратите внимание на ее цвет. Сожмите ее так крепко, как только можете, рассмотрите отпечаток, который она оставила на вашей ладони. Изучите детали, из которых состоит ручка. Если вы смогли не думать ни о чем другом, кроме ручки – о том, как она выглядит, какая она на ощупь, какое впечатление у вас она вызывает, - вы в настоящем времени.
Теперь возьмите первый лист бумаги, с которым вы должны работать, изучите его, почувствуйте его, осознайте его физические свойства, прочитайте содержание текста, определите, какие действия нужно с ним произвести. Теперь решите, что ваш интерес состоит только в том, чтобы сделать все, что требуется с этой бумагой. Не позволяйте чему-то еще отвлекать ваше внимание.
Это и есть формула быстрой энергичной продуктивности.
Вы можете выполнить любой цикл быстро и аккуратно, когда вы направляете ваши мысли целиком и полностью только в одно действие. Когда вы не в настоящем времени, когда ваше внимание находится где-то еще, ваши действия замедляются, вы делаете ошибки, вынуждены переделывать работу.
Более того, отсутствие внимания, «безмыслие» является первопричиной несчастных случаев.
Действуем СЕЙЧАС.
Очень плодотворной областью применения этих принципов является работа. Если ваш рабочий стол завален вчерашней работой, возьмитесь за нее прямо сейчас. Возьмите первый документ и обработайте его. Не откладывайте его опять, пока вы не сделаете все, что требуется для завершения работы с ним. Если требуется сделать звонок для получения данных или согласования, позвоните. Если требуется сделать запрос (например, относительно цен), чтобы отправить докладную, пошлите запрос и положите документ в «отложенные». Сделайте все, что требуется, чтобы завершить или хотя бы продвинуть к завершению этот цикл. После завершения цикла с одним документом возьмите следующий, и теперь уделите все внимание ему. Работайте одновременно только с одним циклом – вот очень важное правило повышение эффективности. Конечно, не каждый цикл может быть урегулирован в один заход. Часто мы вынуждены ждать получения справок, результатов экспериментов, месячных отчетов. Порой мы вынуждены жонглировать большим количеством долгосрочных и краткосрочных проектов, некоторые из которых требуют немедленного исполнения, другие могут быть отсрочены. Однако, для повышения эффективности необходимо стремиться, насколько это возможно, урегулировать каждое дело в настоящее время и закончить его.
Как мы можем применить все это в нашей повседневной жизни? Давайте начнем с дома. Случалась ли с вами ситуация, когда на вас вдруг сваливалось много домашней работы? Предположим, нужно постирать, закупить продукты, а тут друзья позвонили и сообщили, что собираются вас навестить. Вы входите в комнату и не знаете, с чего начать. На столе стаканы с недопитым чаем, грязные пепельницы. Кругом разбросаны детские игрушки, бумаги, журналы, книги. Безрадостная картина.
Возьмите что-нибудь и положите это на его место. Совершенно не важно, с чего вы начнете. Возьмите пепельницу, очистите ее и верните на место. Поднимите игрушку и положите в корзину. Важно начать действие и довести его до завершения. Направьте свое внимание полностью на одно действие, которое вы в этот момент делаете, а не на все, что вам нужно сделать.
Главное, не позволяйте себе прерваться посередине действия, поддаться искушению оставить цикл, столкнувшись с какой-либо трудностью, и переключиться на что-то другое.
Некоторые застарелые незаконченные дела продолжают отнимать наше внимание и жизненные силы, даже если мы не помним о них. Их можно обнаружить и уладить с помощью индивидуальной терапии.
В любом случае, имеет смысл начать действовать прямо сейчас!