[Гайд]Ежегодная отчетность по охране труда: как заполнять, сроки сдачи, актуальные формы

- актуальные формы: травматизм и 1 т условия труда
- пошаговый алгоритм заполнения
- сроки сдачи отчетов по охране труда
- как избежать штрафов по охране труда и возместить ФСС

Отчетность и документооборот являются неотъемлемой частью работы специалиста по охране труда. В этой статье мы рассмотрим:

1. Куда и какую отчетность по охране труда сдают работодатели
2. Обязательные формы отчетности: перечень и описание
3. Как отчитаться по форме № 1-Т (условия труда)
4. Как отчитаться по форме № 7-травматизм
5. Как отчитаться по приложению к форме № 7-травматизм
6. В каком виде сдавать отчеты по охране труда
7. Сроки сдачи отчетов
8. Отчетность в ФСС и почему это важно для СОТа
9. Пошаговый алгоритм действий, чтобы сдать отчет без проблем
10. Скачать актуальные формы отчетности и шпаргалки по их заполнению с примерами

Куда работодатели сдают отчетность по охране труда

• Росстат

Только организации, входящие в сплошное наблюдение, обязаны сдавать отчеты в Росстат. Чтобы узнать, какие именно отчеты нужно сдавать в вашем случае, следует обратиться к территориальному управлению Росстата или посетить сайт агентства. Например, некоторые предприятия могут быть обязаны сдавать только отчет о 7-травматизме, в то время как Форма № 1-Т (условия труда) может не требоваться.

• ФСС

Работодатели также составляют финансовую отчетность по охране труда, которую нужно представлять в территориальные органы ФСС. Эта информация используется для улучшения стратегии государственной политики в области охраны труда, а также для анализа причин травматизма и выявления сокрытия нарушений требований охраны труда на рабочих местах.

Обязательная отчетность по охране труда в Росстат

1. Форма № 1-Т (условия труда) Нужно сдавать в Росстат всем организациям раз в год или сразу после изменения условий труда.
2. Форма № 7-травматизм "Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях" Сдается в Росстат ежегодно, за исключением случаев, когда на предприятии не было событий, вызывающих ответственность по трудовому законодательству. В этом случае отчет подается раз в три года.
3. Приложение № 1 к Форме № 7-травматизм Предназначено для указания сведений о трудовых травмах, которые наступили на предприятии. Оно заполняется организацией на основе информации, полученной от работников, медицинской службы и иных сотрудников, которые были осведомлены о наступлении трудовой травмы.

Как сдать отчет по охране труда Форма № 1-Т (условия труда)

Отчетность по Форме № 1-Т (условия труда) подается в Росстат ежегодно. Получить эту форму можно на сайте Росстата или в территориальном управлении. Отчетность по этой форме содержит информацию о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Чтобы отчитаться по этой форме, нужно заполнить все предусмотренные в ней поля, приложить необходимые документы, подписать и отправить отчет в Росстат.

💡Обратите внимание, что отчетность по форме № 1-Т (условия труда) может требоваться и в иных ситуациях, например, в случае изменения условий труда.

В шпаргалке в конце статьи скачайте новую форму отчета № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» и пошаговый алгоритм заполнения отчета.

Подать отчет по форме № 1-Т (условия труда) должны организации с ОКВЭД:

• сельское, лесное хозяйство, охота, рыболовство и рыбоводство (раздел A);
• добыча полезных ископаемых (раздел B);
• обрабатывающие производства (раздел C);
• обеспечение электрической энергией, газом и паром, кондиционирование воздуха (раздел D);
• водоснабжение, водоотведение, организация сбора и утилизации отходов, деятельность по ликвидации загрязнений (раздел E);
• строительство (раздел F);
• транспортировка и хранение (раздел H);
• деятельность в области информации и связи (раздел J).

Как сдать отчет по охране труда Форма № 7-травматизм

Чтобы отчитаться в Росстат Форма № 7-травматизм, нужно собрать все необходимые данные и заполнить форму.

Форма состоит из нескольких разделов, в которых требуется указать:

• сведения о травматизме на предприятии,
• о численности и категории работников,
• о профессиональных заболеваниях,
• а также об иных сведениях, связанных с охраной труда.

После того как форма будет заполнена, ее нужно отправить в Росстат. Это можно сделать через интернет, используя специальное ПО, либо по почте.

💡При этом нужно учитывать сроки, в течение которых требуется сдать отчетность.

Организации должны подать отчет о травматизме на рабочем месте и профессиональных заболеваниях с помощью формы № 7-травматизм к 25 января 2023 года, согласно Приказу Росстата от 22.06.2020 № 326.

Такой отчет сдают все организации, за исключением микропредприятий и организаций с видом деятельности:

• финансовая и страховая деятельность;
• госуправление и обеспечение военной безопасности;
• социальное обеспечение;
• образование;
• домашние хозяйства как работодатели;
• недифференцированная деятельность частных домашних хозяйств по производству товаров;
• деятельность экстерриториальных организаций.

Если срок сдачи отчета попадает на выходные, то такой отчет можно подать в первый рабочий день после выходных. Детальную информацию о необходимых отчетах для сдачи в Росстат можно найти на официальном сайте ведомства.

Как сдать отчет по охране труда Приложение к форме № 7-травматизм

По приложению к форме № 7-травматизм отчет оформляется на основе данных, полученных из документов, в том числе:

• инвентаризационных листов, по которым ведется учет происшествий, связанных с травматизмом на производстве;
• регистрационных талонов, которые составляются при регистрации инцидента;
• записок по результатам осмотра рабочего места, на котором произошло происшествие;
• протоколов медицинского освидетельствования, составленных по результатам освидетельствования пострадавших в происшествиях;
• информации, полученной от организаций, оказывающих медицинскую помощь, о поступивших на лечение в медицинские учреждения из-за происшествий на производстве.

Чтобы отчитаться по приложению к форме № 7-травматизм, работодатель должен заполнить форму в электронном виде с помощью программы "Отчеты по охране труда", которая доступна на сайте Росстата.

Приложение к форме № 7-травматизм содержит таблицы, в которые работодатель должен внести информацию о численности работников, начисленных заработных плат, количестве и стоимости затрат на охрану труда, а также о количестве и видах произошедших травматических событий.

После заполнения формы работодатель должен проверить корректность введенных данных и подписать форму с помощью электронной цифровой подписи. Затем форму нужно отправить в территориальное управление Росстата.

💡Если расследование несчастного случая в отчетном году не было завершено, то его не нужно указывать в приложении.

Отчетность по охране труда в Росстат только электронно

С 1 января 2022 года статистические отчеты в Росстат подаются только в электронном виде, подписанные электронной подписью. Эти новые правила распространяются также на ИП и на субъекты малого и среднего предпринимательства, как утверждено Федеральным законом от 30.12.2020 № 500-ФЗ.

Чтобы отправить отчет в электронном виде:

1. Купите усиленную квалификационную электронную подпись у удостоверяющего центра, который сотрудничает с Росстатом.
2. Установите на компьютер криптографическую защиту для сохранения документов в электронном виде.
3. Пройдите регистрацию на сайте регионального отделения Росстата.
4. Создайте отчет в электронном виде, подпишите его с помощью усиленной квалификационной электронной подписи и отправьте на сайте ведомства.

💡Отправка отчетности по охране труда на бумаге будет расценена как отказ от представления отчетов, что приведет к назначению штрафа. Поэтому не стоит пытаться подать отчетность в таком виде.

Штрафы за отчетность по охране труда

Если не успеете сдать отчетность в установленный срок или предоставите недостоверные данные, вас могут оштрафовать согласно статье 13.19 КоАП РФ. На должностных лицах штраф составит от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лицах - от 20 000 до 70 000 рублей. Если вы нарушаете требования повторно, штраф может достигать суммы до 150 000 рублей.

Когда работодатели сдают отчетность по охране труда

Обязательные отчеты работодателей в ФСС об охране труда

Бухгалтерия обязана подать отчет по форме 4-ФСС в ФСС России каждый квартал. Это указано в Приказе ФСС России от 14.03.2022 № 80. Однако, специалисту по охране труда также понадобятся данные о спецоценке условий труда и медосмотрах. Эту информацию нужно предоставить до 25 января, если отчет подается электронно, или до 20 января, если в печатном виде. Такие же сроки установлены для сдачи другого квартального отчета в ФСС России, речь идет о финансовом обеспечении предупредительных мер, как прописано в Приказе Минтруда от 14.07.2021 № 467н.

Пошаговый алгоритм: как корректно подготовить и сдать отчетность по охране труда

1. Проверьте требуется ли вашей организации сдавать статистический отчет. Росстат может отправить запрос на получение статистических данных за определенный период, прилагая актуальную форму для заполнения. В случае отсутствия такого запроса, стоит проверить, входите ли вы в выборку на сайте Росстата в разделе электронной отчетности. Также стоит учитывать, что хотя существует три статистических отчета, но организация может быть исключена из выборки. В этом случае, хотя отчеты могут быть подготовлены, но передавать их не требуется, система откажет в приеме, направив отчет об ошибке.
2. Проверьте актуальность бланка отчета, они меняются каждый год. В 2023 году придется сдавать отчет на бланке, который приведен в Приказе Росстата от 30.07.2021 № 457. Актуальный доступен для скачивания внизу этой статьи.
3. Убедитесь, что вы не указали информацию о травматизме по несчастному случаю, расследование которого еще не завершено. Если у вас не было несчастных случаев, просто внесите нули в соответствующие графы. Однако, нужно обратить внимание, что если несчастный случай произошел в конце года, а расследование еще не завершено к следующему январю, то сведения об этом случае травматизма нужно будет внести в отчет на следующий год.
4. Сверьте данные о численности с отделом кадров. Отчеты о численности штата должны соответствовать данным, представленным в отчетах организации. Средняя численность работников (внутренних и внешних совместителей) за год может изменяться, поэтому вам нужно узнать это число у отдела кадров или главного бухгалтера. Это число также указывается в других статистических отчетах, таких как № П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников". Это важно, чтобы избежать несоответствия цифр в разных отчетах, так как это может привести к непринятию формы. Поэтому необходимо убедиться, что численность работников в отчете совпадает с численностью, указанной в других отчетах организации.

1. Сверьте данные по затратам с бухгалтерией Форму 4-ФСС заполняют бухгалтеры, но они могут запросить нужные сведения у специалиста по охране труда. Обратитесь к бухгалтерии с информацией о количестве рабочих мест, на которых проведена спецоценка условий труда, и о количестве рабочих мест с вредными условиями. Также необходимо указать количество сотрудников, прошедших обязательные предварительные и периодические медосмотры (см. таблицу 4 в приложении № 1 к Приказу ФСС от 14.03.2022 № 80).

2. Не забудьте отчитаться за предупредительные меры в ФСС России Ежеквартальный отчет о возмещении средств должен быть сдан после выпуска приказа отделения ФСС о компенсации - разрешении на отсутствие взносов на травматизм. Отчет нужно подготовить согласно форме из приложения № 1 к Письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Общее количество страхованных нужно узнать у бухгалтера, а количество работников, занятых на работах с вредными условиями труда, указывается в отчете о СОУТ. Это число также нужно проверить у отдела кадров.

3. Соблюдайте сроки сдачи отчетности — сдавайте отчеты в правильный период и только в электронном виде

4. Издайте приказ на возмещение страховых взносов. Если предупредительные меры в целях охраны труда были заявлены и приняты ФСС России, вам будет выписан приказ о возмещении средств, которые вы сможете использовать для уменьшения взносов на социальное страхование от травматизма и профзаболеваний. Однако, если предупредительные меры не были финансированы, то взносы нужно будет уплатить в полном объеме. В таком случае отчет по возмещению затрат на охрану труда не потребуется составлять. Отчетность по возмещению должна быть сдана до 10 декабря текущего года, если решение было положительным и существует приказ о возмещении средств.

5. Заполните формы и сдайте отчеты

📰СКАЧАЙТЕ БЕСПЛАТНО ФОРМЫ ОТЧЕТНОСТИ ПО ОХРАНЕ ТРУДА И ШПАРГАЛКИ ПО ИХ ЗАПОЛНЕНИЮ С ПРИМЕРАМИ