Писать деловые письма приходится довольно часто: в государственные инстанции, сопроводительное к резюме, на работе. И оно должно быть составлено правильно и написано корректно, вежливо и по делу. Можно даже завести шаблоны таких писем, а мы поможем правильно его составить.
Виды деловых писем
Так как общаться нам приходится с разными людьми, разными инстанциями и по разным поводам, то и письма должны придерживаться определенного стиля. Стиль должен соответствовать учреждению и причине, по которой вы пишете обращение. Например, написать претензию в стиле поздравления будет, конечно, оригинально, но некорректно. Или гарантийное письмо в стиле соболезнования.
Деловые письма бывают:
- гарантийные — содержат обещания в будущем выполнять возложенные на сторону обязательства. В тексте обязательно указывают срок или промежуток времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
- информационные письма — составляют, чтобы донести какую-то информацию. Такие документы могут не подразумевать ответа;
- сопроводительные — передаются для удобства при направлении большого количества бумаг;
- коммерческие предложения — направление потенциальному контрагенту интересного варианта сотрудничества;
- запросы и просьбы — подразумевают требование предоставить какую-то информацию. Просьба — это мягкий вариант запроса, то есть такое послание выражает желание получить информацию;
- претензии — направляют при нарушении, например, условий сделки;
- по нерабочим вопросам. А вот сюда и входят поздравления, приглашения и подобные документы.
К каждому из этих видов обращений нужен свой подход, как к людям.
Как правильно оформить
Строгих требований к составлению деловых писем не предъявляется. Но рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором прописаны основные рекомендации. А так как составляем не письмо подружке в другой город, а возможному деловому партнеру, например, то лучше придерживаться установленных рекомендаций.
Основные требования:
- использовать официальный бланк организации;
- если в документе больше 1 страницы, листы нужно пронумеровать;
- установить отступ первой строки абзаца 1,25 см, выравнивание текста — по ширине листа;
- используйте бесплатные общепринятые шрифты, размер лучше использовать 12, 13, 14;
- установите поля: левое, верхнее и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.
Как писать не надо
Естественно, деловое послание подразумевает вежливость и корректность при обращении. А также деловой тон. Можно, конечно, написать «Привет, дорогой». Но тогда ваш деловой партнер решит, что вы перепутали адресата, дальше читать не станет и просто выкинет послание в корзину.
Что еще недопустимо в деловых посланиях:
- ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование сленга или жаргона;
- невежливое обращение;
- искажение, пространное изложение информации или просто непроверенная информация.
Поэтому часто рекомендуют начать с черновика, потом перечитывать и вносить правки.
Структура письма
Требования к деловому посланию мы теперь знаем, осталось сесть и написать. Чтобы произвести благоприятное впечатление, будем действовать по шагам:
Шаг 1. Подготовить фирменный бланк. Обычно это лист А4 с данными вашей компании или даже с личными.
Шаг 2. Указать, кому и куда направлено обращение. Будьте внимательны, перепроверьте адрес и данные адресата. Если есть сомнения, воспользуйтесь поиском на сайте ФНС.
Шаг 3. Ставим дату и исходящий номер.
Шаг 4. Начинаем обращение со слов «Уважаемый(-ая)... !». Обязательно укажите имя и отчество.
Шаг 5. Опишите причину, по которой вы обратились.
Шаг 6. Грамотно, подробно, но без излишеств, доступно расскажите, какую цель вы преследуете. Будьте конкретны. Если вам нужны какие-то документы, перечислите их. Если хотите заключить сотрудничество, опишите условия. Есть к посланию есть приложения, укажите их.
Шаг 7. Поставьте подпись и печать, если вы ее используете.
Посмотрите наш пример официального письма. Если потребуется, используйте его как образец, не забыв указать свои данные.
Переходите на сайт, чтобы бесплатно скачать бланк и образцы писем для разных случаев. Там же сможете посмотреть готовые примеры.